合同签订及审核标准化流程表

合同签订及审核标准化流程表一、适用范围与情境本流程表适用于企业对外开展业务合作、采购服务、项目外包、资产处置、技术转让等需签订书面合同的所有场景，旨在规范合同从需求发起至归档的全流程管理，保证合同内容合法合规、权责清晰、风险可控，适用于企业各部门及合作方签订各类经济合同。二、标准化操作流程详解（一）需求发起与合同类型确定责任主体：业务部门/需求发起人操作说明：业务部门根据合作需求（如采购设备、委托开发、服务外包等），明确合作方基本信息、合作内容、预计金额、履行期限等核心要素；根据合作性质确定合同类型（如《采购合同》《技术服务合同》《保密协议》等），填写《合同需求申请表》，附上合作方资质材料（营业执照复印件、相关资质证书等）及需求背景说明。输出成果：《合同需求申请表》（含附件材料）时限要求：需求发起后1个工作日内完成申请材料提交。（二）合同起草责任主体：业务部门/法务部（根据企业规定，复杂合同可由法务主导起草）操作说明：依据《合同需求申请表》及合作方提供的资料，按照企业标准合同模板起草合同文本；合同内容需包含核心要素：合同主体（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表）、合作标的（名称、规格、数量等）、权利义务（双方主要职责）、履行期限（开始/结束时间、阶段性节点）、价款及支付方式（金额、币种、账户、支付条件）、违约责任（违约情形及赔偿标准）、争议解决方式（仲裁/诉讼及管辖地）、保密条款（如涉及）、合同生效条件等；起草完成后，内部核对合同条款与需求的一致性，保证无遗漏或矛盾。输出成果：《合同（草案）》（电子版+纸质版）时限要求：收到需求申请后2个工作日内完成起草（复杂合同可延长至3个工作日）。（三）部门内部审核责任主体：业务部门负责人/相关职能部门（如财务部、技术部）操作说明：业务部门负责人审核合同内容的业务真实性、可行性及是否符合部门预算，重点核对标的、金额、履行期限等关键信息；涉及财务条款的（如付款方式、税费承担），需财务部审核资金安排、税务合规性；涉及技术条款的（如技术标准、验收指标），需技术部审核技术要求的可实现性；各部门审核后，在《合同审核意见表》中签署明确意见（如“同意”“修改后同意”“不同意”），并说明修改理由。输出成果：《合同审核意见表》（各部门签字确认）时限要求：收到《合同（草案）》后1个工作日内完成部门审核。（四）法务审核责任主体：法务部操作说明：法务部对合同文本进行全面合法性审查，重点包括：合同主体是否具备完全民事行为能力及履约资质；条款是否符合法律法规及行业监管要求；权利义务是否对等，违约责任是否明确、合理；争议解决方式、管辖约定是否有效；是否存在法律漏洞或潜在风险（如知识产权归属、不可抗力条款等）。法务部提出修改意见，业务部门根据意见调整文本；若争议较大，组织业务部门与法务部沟通协商，直至达成一致。输出成果：《法务审核意见表》（含修改建议及最终确认版本）时限要求：收到审核材料后2个工作日内完成法务审核（重大复杂合同可延长至3个工作日）。（五）商务条款最终确认责任主体：业务部门/分管领导操作说明：业务部门将法务审核通过后的合同文本与合作方进行最终沟通，确认商务条款（如价格、交付时间、验收标准等）无异议；若合作方提出修改，需重复上述审核流程（涉及重大条款变更需重新提交法务审核）；双方就最终合同文本达成一致后，由业务部门填写《商务条款确认函》，与合作方签字确认。输出成果：《商务条款确认函》（双方签字）时限要求：法务审核通过后3个工作日内完成商务确认。（六）最终审批责任主体：分管领导/总经理/董事会（根据合同金额及重要性分级审批）操作说明：业务部门将《合同（草案）》《合同审核意见表》《法务审核意见表》《商务条款确认函》等材料提交至对应审批层级；审批人重点审核合同整体合规性、经济性及企业利益保障，签署审批意见；审批通过后，形成《最终审批意见表》，合同文本定稿。输出成果：《最终审批意见表》时限要求：收到审批材料后1-3个工作日内完成（根据审批层级确定）。（七）签订与盖章责任主体：行政部/法务部/授权代表操作说明：行政部根据审批通过的最终文本，打印正式合同文本（一式X份，根据合作方需求确定份数），保证文本清晰、无涂改；双方授权代表（需提供授权委托书）在合同指定位置签字，加盖企业公章或合同专用章（骑缝章需同时覆盖所有页）；签订完成后，行政部留存一份原件，其余副本交业务部门及合作方，并同步更新《合同台账》。输出成果：《正式合同文本》（签字盖章版）、《合同台账》更新记录时限要求：审批通过后1个工作日内完成签订。（八）合同归档责任主体：行政部/档案管理部门操作说明：行政部收集合同正本、审批材料、审核意见表、商务确认函等全套资料，整理成册；按合同类型、签订时间分类归档，建立电子档案（扫描件）及纸质档案，标注档案编号；定期对合同履行情况进行跟踪，到期前提醒相关部门履行或续签义务。输出成果：合同档案（电子+纸质）、《合同履行跟踪记录》时限要求：签订后3个工作日内完成归档。三、流程执行记录表模板步骤编号流程环节责任部门/岗位操作说明输出成果时限要求1需求发起业务部门/业务专员明确合作需求，填写《合同需求申请表》并附合作方资质材料《合同需求申请表》1个工作日2合同起草业务部门/法务部按标准模板起草合同，包含核心要素，内部核对一致性《合同（草案）》2-3个工作日3部门内部审核业务部门/财务部/技术部负责人审核业务真实性，财务/技术部审核相关条款，签署审核意见《合同审核意见表》1个工作日4法务审核法务部审查合法性、条款完整性，提出修改意见并确认最终版本《法务审核意见表》2-3个工作日5商务条款确认业务部门/分管领导与合作方确认最终商务条款，签署确认函《商务条款确认函》3个工作日6最终审批分管领导/总经理按分级权限审批，签署最终意见《最终审批意见表》1-3个工作日7签订与盖章行政部/授权代表打印正式文本，双方签字盖章，更新台账《正式合同文本》《合同台账》1个工作日8合同归档行政部/档案管理部整理全套资料分类归档，建立电子及纸质档案合同档案、《履行跟踪记录》3个工作日四、关键风险提示与操作要点合同主体审查：签订前务必核实合作方营业执照、法定代表人身份、授权委托书（非法定代表人签字时），保证其具备履约能力，避免与“皮包公司”或无资质主体合作。条款完整性：合同需包含核心要素（标的、金额、履行期限、违约责任等），避免模糊表述（如“大概”“左右”），关键条款（如付款节点、验收标准）需量化、可执行。法律合规性：法务审核不可，重点审查是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，以及行业特殊规定（如招投标项目需遵守《招标投标法》）。印章管理：加盖公章需使用“合同专用章”或企业公章，严禁使用部门章或财务章；骑缝章需覆盖所有合同页面，防止单页抽换。保密与知识产权：涉及商业秘密或技术合作的合同，需明保证密范围、期限及违约责任；知识产权条款需清晰归属（如专利、著作权归属）。争议解决：优先约定企业所在地法院或仲裁机构管辖，避免约定异地管辖（增加维