档案外发流程与管理规范指引

档案外发流程与管理规范指引一、引言在日常业务协作与信息共享中，档案外发是实现跨单位、跨部门工作衔接的重要手段，但也伴随信息泄露、合规风险等隐患。为规范档案外发全流程管理，平衡“高效利用”与“安全管控”，结合实际业务场景与合规要求，制定本指引，为档案外发工作提供清晰的操作路径与安全保障。本指引适用于[单位名称或适用范围]内所有档案外发行为，涵盖纸质、电子等各类档案形式。二、档案外发流程（一）申请发起档案利用需求方（以下简称“申请人”）需填写《档案外发申请表》，明确外发档案的名称、编号、密级、用途、接收方信息（单位名称、联系人、联系方式）、外发形式（纸质/电子）、预计归还/失效时间等核心要素。若为电子档案外发，需额外说明传输方式（如加密U盘、专用传输平台等）；若涉及涉密档案，需同步提交保密审批相关材料（按单位保密制度执行）。（二）初审与复核1.部门初审：申请人所在部门负责人对申请的合理性、合规性进行初审，重点核查“用途是否与业务需求匹配”“接收方是否具备合法使用资质”（如合作协议、监管要求等），并在申请表上签署意见。2.档案管理部门复核：档案管理岗对申请的档案真实性、完整性、密级匹配性进行复核，确认外发档案未涉及禁止外发的内容（如未解密的涉密信息、核心商业秘密等），并提出是否同意外发的初步意见。（三）分级审批根据档案密级、外发规模及接收方性质，实行分级审批：普通档案（非涉密、非核心业务档案）：由档案管理部门负责人审批；重要档案（如涉及重大项目、客户核心信息的档案）：需经分管领导审批；涉密档案：严格按照《保密法》及单位保密制度，报保密委员会或指定审批人审批，且原则上禁止外发，确需外发的需履行脱密处理或签订专项保密协议。（四）档案制作与登记1.内容处理：纸质档案：如需复制，应使用档案管理部门指定的设备，复制件需加盖“档案复制件”戳记；若涉及敏感信息，需对部分内容进行遮盖、删减（需审批人确认）。电子档案：需进行脱敏处理（如隐去身份证号后6位、客户联系方式中间段等），并转换为只读格式（如PDF）；涉密电子档案需按要求脱密或加密（使用单位指定的加密工具）。2.台账登记：档案管理岗需在《档案外发登记台账》中记录外发档案的编号、名称、外发时间、接收方、经办人、审批人、外发形式、预计回收时间等信息，确保全流程可追溯。（五）交接与跟踪1.交接确认：外发档案需由申请人或指定专人与接收方当面交接（电子档案需通过合规渠道传输并确认接收），交接时需填写《档案外发交接单》，双方签字确认。2.过程跟踪：档案管理岗需在外发期限届满前3个工作日提醒申请人回收档案；若因业务需要延长外发期限，申请人需重新提交延期申请，经原审批人同意后方可延续。三、管理规范与要求（一）权限管理仅与外发业务直接相关的岗位人员可发起档案外发申请，禁止跨部门、无关联业务人员申请外发非职责范围内的档案。审批人需严格审核“申请用途与权限的匹配性”，严禁超权限审批。（二）保密与合规要求不同密级档案外发需遵循“密级越高，管控越严”原则：绝密级档案原则上禁止外发；机密级档案需经最高层级审批并签订保密协议；秘密级档案需履行脱敏、加密等措施。外发档案内容不得包含单位未公开的战略规划、核心技术参数、员工敏感信息等禁止外发的内容，确需提供的需经法务、合规部门审核。（三）载体与传输管理纸质档案：外发时需使用单位统一的档案封装袋，注明“档案外发，妥善保管，按期归还”字样，禁止折叠、涂改、标注无关信息。电子档案：传输时需使用单位认可的安全渠道（如加密邮件系统、专用FTP、合规云平台），禁止通过个人邮箱、社交软件传输；存储载体（如U盘）需进行加密处理，外发后需及时注销访问权限。（四）台账与档案回收《档案外发登记台账》需长期保存，并定期（每月）由档案管理部门与业务部门核对，确保台账信息与实际外发情况一致。档案回收时，需检查档案的完整性、保密性（如纸质档案是否有破损、电子档案是否被篡改），确认无误后在台账中标记“已回收”，并将外发档案归档或销毁（按档案管理规定执行）。（五）应急与风险处置若发生档案外发后丢失、泄露、被篡改等情况，经办人需立即向档案管理部门、保密办报告，启动应急预案：纸质档案：协助接收方开展查找，必要时发布遗失声明；电子档案：立即冻结相关传输渠道，追溯信息流向，通知接收方停止使用并删除相关文件。四、监督与问责（一）日常监督档案管理部门需每季度对档案外发台账、交接单进行抽查，重点检查“审批流程完整性”“脱敏/加密措施执行情况”“回收及时性”；每年开展一次档案外发专项审计，排查潜在风险。（二）违规处理对违反本指引的行为，视情节轻重采取以下措施：情节轻微（如台账填写不规范、延期未及时申请）：责令限期整改，纳入部门绩效考核；情节严重（如未经审批外发、泄露敏感信息）：追究经办人及审批人的行政责任，涉及违法的移交司法机关处理。五、附则1.本指引自发布之日起施行，由[单位名称]档案管理部门负责解释。