合同管理与审批执行模板

合同管理与审批执行模板适用业务场景采购类合同：原材料采购、设备采购、服务采购等；销售类合同：产品销售、服务外包、项目承接等；合作类合同：联合研发、渠道合作、委托加工等；其他类合同：租赁、咨询、技术许可等需规范审批及履约的业务。全流程操作步骤第一步：需求提出与合同立项操作说明：业务部门根据实际需求（如采购、合作等），填写《合同立项申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、预算金额、履行期限等核心要素，部门负责人（如“张*”）签字确认后，提交至法务部门或综合管理部门备案。关键动作：立项需明确合同必要性及合规性，避免重复或无预算项目启动。第二步：合同起草与内容审核操作说明：起草：由业务部门或法务部门根据立项内容起草合同文本，需包含以下核心条款：合同双方当事人名称、地址、法定代表人；合同标的、数量、质量标准、价款及支付方式；履行期限、地点、方式；违约责任、争议解决方式；签约时间、地点及生效条件。初审：业务部门负责人（如“李*”）审核合同内容的业务合理性、条款完整性，重点核对需求与合同一致性。法审：法务部门（如“王*”）审核合同合法性、合规性，排查法律风险（如条款歧义、权责不对等、违约责任缺失等），提出修改意见并反馈至起草部门修订。第三步：分级审批与流程确认操作说明：根据合同金额、类型及重要性，划分审批权限（示例）：常规合同（金额≤10万元）：业务部门负责人→法务部门→分管副总（如“赵*”）审批；重大合同（金额＞10万元或涉及核心业务）：业务部门→法务→分管副总→总经理（如“刘*”）审批。审批要求：审批人需在2个工作日内完成审核，对审批意见负责；若需补充材料，应一次性告知起草部门。第四步：合同签署与用印管理操作说明：用印申请：审批通过后，起草部门填写《合同用印申请表》，附审批完成的合同文本及附件，提交至行政管理部门（如“陈*”）审核。用印规范：合同文本需为最终审批版本，严禁擅自修改；加盖公章需严格履行用印登记手续，记录用印日期、份数、经办人；涉及法定代表人签字的，需核对签字人身份及授权范围。签署交付：签署完成后，正本合同至少一式两份（双方各执一份），副本由行政管理部门归档，业务部门留存复印件用于执行。第五步：合同履行与跟踪管理操作说明：责任分工：业务部门为合同履行第一责任人，指定专人（如“杨*”）负责跟踪履约进度，包括交付验收、款项支付、质量反馈等。进度跟踪：建立《合同执行跟踪表》，按月更新履约情况（如“已完成交付”“待验收”“逾期未付”等），对逾期或异常情况及时上报分管副总。验收确认：合同标的交付后，由业务部门联合使用部门、财务部门共同验收，签署《验收确认单》作为付款及履约完成的依据。第六步：合同变更、解除与归档操作说明：变更/解除：如需变更或解除合同，需由双方协商一致，签订书面补充协议或解除协议，参照原审批流程完成审批；若因对方违约导致解除，需留存相关证据（如催告函、验收不合格证明等）。归档管理：合同履行完毕或终止后，由行政管理部门将合同正本、审批单、用印申请、验收单等资料整理成册，标注“已结”字样，按年度分类归档，保存期限不少于10年（涉及核心业务的永久保存）。核心工具表格表1：合同审批流程表环节责任人审批意见时间备注（如修改要求）部门初审张*（业务部）同意2023–需补充付款节点明细法务审核王*（法务部）修订后同意2023–增加不可抗力条款分管副总审批赵*同意2023–-总经理审批刘*同意2023–-表2：合同基本信息表合同编号合同名称签约双方合同金额（元）履行期限主要标的CG-2023-001原材料采购合同A公司（采购方）、B厂（供应方）50,0002023–至-钢材100吨HT-2023-015软件开发服务合同C公司（委托方）、D科技（开发方）200,0002023–至-OA系统定制开发表3：合同执行跟踪表合同编号关键节点计划完成时间实际完成时间负责人完成情况备注（如逾期原因）CG-2023-001首批货款支付2023–2023–杨*已完成-CG-2023-001货物验收2023–2023–杨*待验收对方物流延迟2天HT-2023-015需求确认2023–2023–杨*已完成-关键风险提示条款严谨性：合同条款需避免模糊表述（如“尽快”“大约”），违约责任需明确量化标准（如“逾期按日万分之五支付违约金”），防止后续争议。审批时效：各环节审批人需在规定时限内完成审核，若遇特殊情况需延期，需提前告知发起部门并说明原因，避免流程卡滞。签署规范性：签约主体需与合同名称一致，个人签约需核对证件号码及授权委托书，公章需清晰完整，避免代签或越权签署。履约监控：业务