合同管理标准化操作与审查清单

合同管理标准化操作与审查清单工具模板一、适用场景与业务背景本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，具体场景包括但不限于：日常业务合同签订：如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等常规业务合作；重大专项合同签署：如战略合作协议、投资并购合同、技术开发合同、知识产权许可协议等复杂交易；合同续签与变更管理：对即将到期合同进行评估续签，或对已生效合同条款进行补充、修订；合规性审查与风险防控：满足监管机构对合同合规性的要求，降低履约纠纷、法律风险及财务风险。二、标准化操作流程指引合同管理需遵循“事前预防、事中控制、事后优化”原则，分阶段规范操作流程：阶段一：合同需求确认与资料准备明确合同需求业务部门根据合作目标（如采购物资、提供服务、技术合作等），提出合同需求，明确合作双方权利义务、核心条款（如标的、价款、履行期限等）的初步设想；涉及跨部门合作的，需提前与法务、财务、风控等部门沟通，保证需求符合公司整体战略及制度要求。收集基础资料主体资质资料：对方营业执照（复印件）、法定代表人证件号码明、授权委托书（若由代理人签署）、特殊行业资质（如食品经营许可证、建筑施工资质等）；业务背景资料：合作项目建议书、招投标文件、过往合作记录、技术规格说明书、验收标准等；内部审批文件：如《合同立项审批单》《预算审批表》（涉及大额资金时需提供）。阶段二：合同起草与模板选用选择标准模板优先使用公司已制定的标准合同模板（如《采购合同模板》《技术服务合同模板》），根据合同类型及业务特点调整条款；无标准模板的，参考行业通用模板或由法务部门起草，保证条款结构完整、表述规范。填写核心条款合同明确合同性质（如“设备采购合同”“项目技术服务合同”）；主体信息：填写双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人及联系方式（需与营业执照一致，避免简称或错别字）；标的条款：清晰描述合同标的（货物名称、型号规格、服务内容、技术参数等），避免模糊表述（如“一批货物”“相关服务”）；数量与质量：明确标的数量、单位、质量标准（国家标准、行业标准或双方约定标准），并注明验收方式及期限；价款与支付：约定合同总金额、币种、单价（若适用）、支付方式（银行转账、承兑汇票等）、支付条件（如“验收合格后30日内支付”）及分期支付计划（若有）；履行期限与地点：明确起始/截止时间、履行地点（如“交货地点：甲方指定仓库”“服务地点：乙方办公场所”）；双方权利义务：分条列示双方主要权利（如按期收款、获得服务）及义务（如按时付款、提供配合条件），避免义务不对等；违约责任：约定违约情形（如逾期交货、质量不达标）及对应的违约金计算方式、赔偿范围（违约金不超过实际损失的30%，避免“过高”或“过低”）；争议解决方式：优先约定“向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼”或“提交仲裁委员会仲裁”，避免约定“由双方协商解决”（无强制执行力）；保密条款：明保证密信息范围、保密期限（一般至合同终止后2-3年）、违约责任；不可抗力：定义不可抗力情形（如自然灾害、战争等），约定通知义务、免责范围及合同解除条件；生效与终止：注明合同生效条件（如双方签字盖章后）、终止情形（如履行完毕、协商解除、违约解除）；附件：列明附件名称（如“技术附件”“验收标准清单”），注明附件与具有同等法律效力。阶段三：内部多部门协同审查合同起草完成后，需按业务性质及金额大小，依次通过以下部门审查：业务部门初审责任人：业务部门负责人/经办人（如采购经理、销售经理）；审查要点：标的、数量、质量、履行期限等业务内容是否与需求一致，双方权利义务是否对等，合作条款是否具备可操作性；输出结果：填写《合同审查意见表》，标注“通过”或“需修改”，并说明修改建议。法务部门合规审查责任人：法务专员/外部法律顾问；审查要点：主体合法性：对方营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同标的，授权委托书是否在授权范围内；条款合法性：是否违反法律、行政法规强制性规定（如“霸王条款”“格式条款未提示说明”），违约责任是否明确，争议解决方式是否有效；法律风险：是否存在权利义务显失公平、潜在纠纷点（如知识产权归属、侵权责任划分）；输出结果：出具《法律审查意见书》，对高风险条款（如“乙方承担全部责任”“争议由乙方所在地法院管辖”）提出修改建议，重大风险事项需报公司管理层决策。财务部门财务审查责任人：财务负责人/会计；审查要点：价款合理性：价格是否符合市场公允价（大额合同需提供比价依据），税费承担方式是否明确（如“含税价”“增值税专用发票”）；支付条款：支付条件是否与履约进度匹配，是否存在资金风险（如“预付款比例超过30%”需评估对方履约能力）；财务合规：是否符合公司财务管理制度，发票类型、开票时间约定是否清晰；输出结果：填写《财务审查意见表》，标注“通过”或“需调整”，重点关注资金安全及税务风险。风控部门（或管理层）终审责任人：风控总监/总经理/分管副总；审查要点：合同整体风险等级（低/中/高），是否符合公司战略目标，是否超出授权审批权限（如金额超过万元需总经理审批）；输出结果：签署《合同审批单》，明确“同意签署”“修改后重新审查”或“不予签署”。阶段四：对方反馈与修订确认发送对方审阅内部审查通过后，将合同文本（含附件）正式发送对方，明确反馈时限（如“请于3个工作日内提出意见”）。接收反馈并修订对方提出修改意见的，由业务部门牵头与对方沟通，法务部门协助评估修改条款的合法性及风险，形成修订版本；若对方意见与公司利益冲突（如降低违约金、变更争议解决地），需及时报管理层决策，必要时终止合作谈判。最终文本确认双方就所有条款达成一致后，打印最终合同文本（保证每页加盖骑缝章，重要合同需一式多份，双方各执X份，其余归档）。阶段五：合同签署与用印管理签署人资格审查法定代表人签署的，需核对证件号码原件；授权代理人签署的，需核对授权委托书原件（载明“代为签署合同”权限）及代理人证件号码原件。规范用印流程经办人填写《合同用印申请表》，附《合同审批单》《最终版合同文本》《对方主体资质资料》等材料；行政/印章管理部门审核材料齐全后，按规定加盖合同专用章或公章（严禁以部门章或个人印章代替）；用印过程需全程留痕，记录用印时间、用印人、合同编号等信息。阶段六：合同履行与归档管理履行跟踪与记录业务部门负责跟踪合同履行进度（如货物交付时间、服务质量），及时记录履行情况（如《交付验收单》《服务确认函》），发觉对方违约（如逾期交货、质量不达标）需在3个工作日内书面通知对方并留存证据。合同归档归档范围：合同文本（含附件）、审批资料（《合同审批单》《审查意见表》）、对方资质资料、履行过程文件（验收单、付款凭证、沟通函件等）；归档要求：电子档：扫描成PDF格式（保证清晰、完整），按“合同编号-合同名称”分类存储至公司合同管理系统，设置查阅权限；纸质档：按顺序整理装订，标注合同编号，移交档案室保管，保管期限一般为合同终止后10年（重大合同可延长至15年）。三、合同审查核心要素清单模板审查项目审查要点审查标准审查结果（通过/不通过/备注）责任人审查日期合同主体信息对方营业执照、法定代表人/授权代理人信息、经营范围、资质证书（若有）主体合法有效，无吊销、注销情形，授权范围与合同内容匹配法务专员YYYY-MM-DD合同标的条款标的名称、型号规格、服务内容、技术参数等描述清晰、准确，无歧义，符合业务需求业务经理YYYY-MM-DD数量与质量数量、单位、质量标准、验收方式及期限数量明确，质量标准可量化，验收流程合理质量专员YYYY-MM-DD价款与支付合同总金额、币种、单价、支付方式、支付条件、税费承担价格公允，支付条件与履约进度匹配，税费约定清晰财务经理YYYY-MM-DD履行期限与地点起始/截止时间、履行地点、交付/服务方式时间合理，地点明确，履行方式可操作业务经理YYYY-MM-DD违约责任违约情形、违约金计算方式、赔偿范围、免责条款约定具体、合法，违约金不超过实际损失30%，无“概不负责”等无效条款法务专员YYYY-MM-DD争议解决方式诉讼/仲裁机构、管辖地约定明确，不违反专属管辖规定（如不动产纠纷由不动产所在地法院管辖）法务专员YYYY-MM-DD保密条款保密信息范围、保密期限、违约责任范围界定清晰，期限合理（一般2-3年），违约责任明确法务专员YYYY-MM-DD不可抗力不可抗力定义、通知义务、免责范围、合同解除条件符合法律规定，通知时限明确（如“不可抗力发生后5日内书面通知”）法务专员YYYY-MM-DD附件清单附件名称、份数、与的关联性附件内容与一致，标注“附件为合同组成部分”业务经理YYYY-MM-DD四、关键风险控制要点主体资格风险：严格审查对方营业执照、授权委托书，避免与分公司、分支机构（无法独立承担民事责任）签订合同，或对方超越经营范围、无资质经营。条款完整性风险：避免遗漏必备条款（如质量标准、违约责任），对“其他约定”“未尽事宜”等兜底条款需明确“双方另行签订书面协议并作为合同附件”。法律合规