工程合同管理与审查流程合规性指南

工程合同管理与审查流程合规性指南一、适用范围与核心价值本指南适用于各类工程建设项目（包括建筑工程、市政工程、机电安装工程、装修工程等）的全周期合同管理，涵盖建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等多主体协作场景。通过规范合同起草、审查、签订、履行、变更及归档流程，可有效防范法律风险、明确权责边界、保障工程顺利实施，同时为项目审计、纠纷处理提供合规依据。二、工程合同全周期管理操作流程（一）合同准备阶段：需求明确与基础调研需求梳理项目部门根据工程立项文件、设计图纸及招标要求，明确合同标的（如工程范围、技术标准、工期要求）、核心条款（如价款支付方式、质量验收标准、违约责任）及特殊需求（如甲供材料、分包管理）。输出《工程合同需求清单》，经项目负责人*经理审核确认。主体资格审查对合作方（如施工单位、供应商）进行资质核查：查验营业执照、行业资质证书（如施工总承包资质、安全生产许可证）、类似工程业绩证明，保证其具备履约能力。涉及分包的，需审查分包单位资质及总包单位对分包的合法授权。资料收集收集项目基础文件：招标文件、中标通知书、工程量清单、施工图纸、地质勘察报告等，作为合同附件的支撑材料。（二）合同谈判与起草：条款协商与文本拟定谈判组织由项目负责人*经理牵头，法务人员、技术负责人、造价工程师组成谈判小组，明确谈判底线（如价款浮动范围、工期违约金比例）及核心诉求。谈判过程中重点关注工程范围界定、价款支付节点、质量保修期、争议解决方式等条款，形成《谈判纪要》经双方代表签字确认。合同起草根据谈判结果，采用国家或行业推荐的合同范本（如《建设工程施工合同（示范文本）》），结合项目特点拟定合同文本。起草内容需包括：合同主体信息、工程概况、合同工期、质量标准、合同价款及支付、双方权利义务、验收与结算、违约责任、争议解决、附件清单等核心模块。（三）合同审查与审批：合规性把关与风险防控内部审查流程部门初审：合同文本提交至项目技术部（审查技术条款可行性）、造价部（审查价款及支付条款合理性）、法务部（审查法律合规性及风险条款）。复核会签：各部门完成初审后，由项目负责人*经理组织复核会议，汇总修改意见并形成《合同审查会签表》。最终审批：根据合同金额及重要性，报请分管领导*总或公司管理层审批，重大合同需经董事会或决策机构审议。审查核心要点主体合法性：核实签约方名称与营业执照一致，法定代表人身份真实，授权代理人需提供授权委托书。条款完整性：明确工程范围、工期、价款、质量标准、支付方式、验收程序、保修责任等核心内容，避免模糊表述（如“按行业惯例执行”）。风险防控：重点审查违约责任条款（如逾期付款、工期延误的违约金计算方式）、不可抗力范围界定、争议解决方式（优先约定诉讼或仲裁管辖地）及保险条款（如工程一切险、第三者责任险）。合规性：保证合同内容符合《建筑法》《民法典》《招标投标法》等法律法规及行业监管要求。（四）合同签订与备案：生效与存档文本确认审批通过后，双方根据《合同审查会签表》修改最终文本，保证文本内容一致（避免涂改，若有修改需加盖骑缝章）。签订仪式双方法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章（合同专用章），注明签订日期。涉及多页合同的，需加盖骑缝章保证文本完整。备案与分发按照行业监管部门要求（如住建部门），办理合同备案手续（如需要）。合同签订后3个工作日内，将原件至少2份（双方各执1份）及电子版提交至档案管理部门，同步分发至项目执行部门、财务部门、法务部门等。（五）合同履行与变更：动态监控与调整履行监控项目部门建立《合同履行台账》，记录工程进度、款项支付、质量验收、工期延误等关键节点，定期对比合同约定与实际执行情况，及时预警偏差。变更管理履行过程中需变更合同内容（如工程量增减、设计修改、工期调整）时，由提出方提交《合同变更申请表》，附变更原因说明、技术方案及影响评估（如价款、工期变化）。变更需经双方协商一致，签订《合同变更协议》，明确变更范围、价款调整金额、工期顺延天数等，经原审批流程确认后生效。索赔与反索赔一方因对方原因（如设计错误、甲方供材延迟）造成损失的，应在知道或应当知道索赔事件发生后28天内提交《索赔意向通知书》，附证据材料（如会议纪要、现场签证、照片），并在约定时限内提交最终索赔报告。（六）合同归档与总结：闭环管理归档要求项目结束后，将合同文本、附件（招标文件、图纸、变更协议等）、履行记录（付款凭证、验收报告、索赔文件）、往来函件等整理成册，按照档案管理规定分类编号、装订存档。归档资料需完整、清晰，保存期限不少于工程合理使用年限（如建筑工程为设计文件规定的年限）。总结评估项目部门组织合同履约情况总结会，分析合同管理中的经验教训（如条款漏洞、风险点遗漏），形成《合同管理总结报告》，为后续项目提供参考。三、常用模板表格表1：工程合同审查表合同名称编号签约主体甲方：__________乙方：__________合同类型□施工合同□分包合同□采购合同□其他工程概况工程地点：__________工程内容：__________合同金额：__________审查部门技术部意见：负责人签字：__________日期：__________造价部意见：负责人签字：__________日期：__________法务部意见：负责人签字：__________日期：__________审查结论□同意签订□修改后签订（修改意见：__________）□不同意签订审批意见项目负责人签字：__________分管领导签字：__________日期：__________表2：合同履行变更申请表项目名称合同编号变更事项□工程量增减□设计修改□工期调整□价款变更□其他：__________变更原因变更内容简述影响分析对工期影响：__________对价款影响：__________对质量影响：__________附件材料□技术方案□现场签证□预算书□其他：__________申请人部门：__________姓名：__________日期：__________审批意见项目负责人：__________甲方代表：__________乙方代表：__________日期：__________表3：工程合同归档清单合同编号合同名称签订日期存档份数附件清单（如招标文件、变更协议等）归档部门经手人四、合规审查关键风险点与应对策略（一）主体资格风险风险表现：签约方无资质、超越资质或与实际施工主体不一致（如“挂靠”）。应对策略：严格审查营业执照、资质证书原件，核对“三证合一”信息，通过“全国建筑市场监管公共服务平台”验证资质有效性，禁止与无资质单位签约。（二）条款歧义风险风险表现：条款表述模糊（如“按甲方要求施工”“合格标准”未明确），导致履约争议。应对策略：采用标准范本，对关键条款（如工程范围、质量标准、价款支付）量化描述（如“工程质量达到《建筑工程施工质量验收统一标准》GB50300-2013合格等级”），避免歧义。（三）履约监控风险风险表现：未跟踪合同履行情况，导致工期延误、质量不达标等问题未及时处理。应对策略：建立《合同履行台账》，定期召开履约协调会，对偏差问题发出《整改通知书》，明确责任方及整改时限，必要时启动违约条款。（四）档案管理风险风险表现：合同资料丢失、不完整，导致纠纷时缺乏证据。应对策略：指定专人负责档案管理，采用“一合同一档”模式，电子档案与纸质档案同步备份，借阅需登记审批，保证资料可追溯。（五）法律合规风险风险表现：合同内容违反法律