广告公司员工合同管理操作规范

广告公司员工合同管理操作规范一、规范制定背景与目的广告行业兼具项目周期灵活、创意成果价值高、人员流动相对频繁的特点，员工合同管理需兼顾法律合规性与行业特性。为规范员工合同从订立到终止的全流程管理，防范用工风险、保障企业与员工双方合法权益，结合《中华人民共和国劳动合同法》《劳动争议调解仲裁法》等法律法规，制定本操作规范，明确各环节操作标准与责任要求。二、合同订立管理（一）招聘与入职审查1.入职材料核验：HR部门在员工入职前，需核查其身份证、学历证书、职业资格证书（如设计师、策划师相关资质）、离职证明（或无劳动关系承诺书）等材料的真实性。对于涉及核心创意、客户资源的岗位，可要求候选人提供过往项目成果证明（需注意保护原单位知识产权）。2.背景调查：针对中高层管理、核心技术岗位（如创意总监、资深设计师），可委托第三方或自行开展背景调查，核实工作履历、职业道德表现（如是否存在泄露原单位商业秘密的历史纠纷）。（二）合同文本拟定1.基础条款合规性：劳动合同需包含《劳动合同法》规定的必备条款（如工作内容、工作地点、劳动报酬、社会保险等）。结合广告行业特点，补充以下特殊条款：项目制薪酬与提成：明确项目提成的计算基数（如项目回款额、毛利额）、发放节点（如项目验收后30日内）、扣减规则（如因员工失误导致项目返工的，可按比例扣减提成）。保密与竞业限制：对接触客户创意方案、媒介资源、核心技术的岗位，需约定保密范围（如客户名单、未公开的营销方案）、竞业限制期限（不超过2年）、经济补偿标准（按月支付，不低于离职前12个月平均工资的30%）。工作成果归属：明确员工在职期间创作的广告作品、策划方案等知识产权归企业所有，员工享有署名权（符合《著作权法》规定）。2.试用期约定：劳动合同期限3个月以上不满1年的，试用期不超过1个月；1年以上不满3年的，试用期不超过2个月；3年以上或无固定期限合同，试用期不超过6个月。试用期工资不低于同岗位正式工资的80%，且不低于当地最低工资标准。（三）签订流程与要求1.签订时限：员工入职之日起1个月内，HR需完成劳动合同签订。超过1个月未签订的，从第2个月起需向员工支付双倍工资（直至签订合同或满1年视为无固定期限合同）。2.合同份数与保管：劳动合同一式两份，企业与员工各执一份。HR部门需在合同签订后5个工作日内，将员工留存的合同当面交付并要求签收。三、合同履行与变更管理（一）日常履行管理1.考勤与绩效记录：采用电子打卡、项目周报等方式记录员工出勤情况（广告行业加班频繁，需依法支付加班费或安排调休，调休需在半年内执行完毕）。项目绩效需以书面形式（如项目考核表）记录，明确考核标准、得分与薪酬挂钩规则，由员工签字确认后存档。2.薪酬与福利发放：每月固定日期发放工资，银行转账需备注“工资”，现金发放需员工签字确认。项目提成、奖金需随工资或在约定节点单独发放，发放凭证需留存。依法为员工缴纳社会保险与住房公积金，缴费基数与工资标准一致，缴费记录需定期向员工公示。（二）合同变更管理1.变更情形与协商：因项目调整、组织架构变动需调整员工岗位、工作内容、薪酬的，需与员工协商一致，签订《劳动合同变更协议》，明确变更内容、生效时间。2.特殊情形处理：如员工因工伤、病假等原因无法胜任原岗位，企业可按法定程序调整岗位（需提供医疗证明、岗位评估报告等材料），调整后薪酬需与新岗位匹配。四、合同终止与解除管理（一）合同终止1.期满终止：劳动合同期满前30日，HR需向员工发送《合同续签意向书》，协商是否续签。双方同意续签的，需在合同期满前签订新合同；员工不同意续签的，需办理离职手续，企业无需支付经济补偿（除非企业降低待遇导致员工不续签）。2.法定终止：员工达到退休年龄、开始享受基本养老保险待遇、死亡或被宣告死亡/失踪的，劳动合同终止，企业需在15日内办理社保停缴、档案转移等手续。（二）合同解除1.员工主动解除：试用期内员工提前3日（书面或口头）通知企业即可解除；转正后需提前30日书面通知（如项目未完成，可协商延长通知期至项目结束，企业需支付对应工资）。企业存在未足额支付工资、未缴社保等违法情形的，员工可即时解除，并要求经济补偿（按工作年限，每满1年支付1个月工资）。2.企业依法解除：过失性解除：员工严重违反公司规章制度（如泄露客户创意、连续旷工3日以上）、严重失职给企业造成重大损失（如项目失误导致客户解约，损失超10万元）的，企业可即时解除，无需支付补偿。解除前需收集证据（如违规事实说明、员工签字确认的规章制度），并书面通知工会（无工会的需说明情况）。无过失性解除：员工患病或非因工负伤医疗期满后无法胜任原岗，或经培训/调岗仍无法胜任的，企业需提前30日书面通知或支付1个月工资后解除，需支付经济补偿。3.离职手续办理：员工离职时需填写《离职交接表》，完成工作交接（如项目文件、客户资料、办公设备返还）、财务清算（如借款、备用金结清）。企业需在离职后15日内出具《解除/终止劳动合同证明》，并办理档案、社保转移手续。五、合同档案管理（一）档案分类与存放1.档案内容：包括劳动合同、试用期考核表、工资发放记录、考勤记录、合同变更协议、离职交接表、解除/终止证明等。2.分类管理：按员工姓名（或工号）建立个人档案袋，按“入职-履行-变更-终止/解除”的时间顺序整理材料，电子档案需备份至加密服务器。（二）保管与查阅1.保管期限：劳动合同终止/解除后，档案需至少保管2年（以备劳动仲裁或诉讼举证）；涉及竞业限制、保密协议的档案，保管至协议期满后1年。2.查阅与借阅：内部查阅需填写《档案查阅申请表》，经HR负责人审批；外部借阅（如劳动部门调查）需核验相关证明文件，借阅后5个工作日内归还。六、监督与责任追究（一）内部监督1.定期检查：HR部门每月抽查合同签订、履行情况，每季度开展全公司合同管理合规性审计，重点核查试用期约定、社保缴纳、离职手续办理等环节。2.法务审核：劳动合同文本、变更协议、解除通知等文件需经法务部门审核，确保法律条款无歧义、风险条款合法有效。（二）责任追究1.员工责任：员工故意提供虚假入职材料、违反保密/竞业限制协议的，企业可要求赔偿损失（如客户流失损失、商业秘密泄露损失），并依法追究法律责任。2.企业责任：因HR部门失职导致未签合同、未缴社保、违法解除合同的，企业需承担双倍工资、经济赔偿、行政处罚等责任，同时对直接责任人给予绩效处罚或调岗。七、附则1.本规范未尽事宜，按国家法律法规及企业《员工手册》《