人事行政日常管理工作手册

人事行政日常管理工作手册前言本手册旨在规范人事行政日常工作流程，明确岗位操作标准，提升团队协作效率与服务质量，适用于人事行政岗位从业者及相关管理者。手册内容结合实践经验与合规要求，涵盖人员管理、行政事务、合规风控等核心模块，供日常工作参考与执行。一、人事管理模块（一）人员招聘与配置1.需求确认：与用人部门沟通岗位需求（含职责、技能、人数、到岗时间），形成《招聘需求表》，经部门负责人与HR负责人双签确认。2.渠道选择：结合岗位层级选择渠道（如基层岗用招聘网站/内推，高端岗用猎头/行业社群），定期评估渠道转化率（如简历匹配度、到岗率）。3.面试流程：简历筛选：关注学历、经验、技能与岗位的匹配度，标注疑问点（如职业空窗期）。面试组织：初试（HR考察价值观、稳定性）→复试（用人部门考察专业能力）→终试（高层考察战略匹配度），每轮面试后24小时内反馈结果。Offer发放：明确薪资结构、入职时间、材料清单（如身份证、学历证、离职证明），要求候选人3个工作日内确认。4.入职跟进：入职前：协调IT、行政准备工位、账号、办公用品；发送《入职指引》（含着装、流程、联系人）。入职日：签订劳动合同（入职1个月内）、办理门禁卡/工牌、组织新员工培训（公司制度、业务流程）。试用期：每周与直属上级沟通进展，每月提交《试用期评估表》，到期前1周启动转正评审。（二）考勤与假期管理1.考勤制度：工作时间：执行“朝九晚五”或弹性工作制（需明确核心工作时段，如10:00-16:00）。打卡规范：指纹/APP打卡，迟到（＞10分钟）、早退（＜下班时间10分钟）、旷工（无打卡+无请假）按制度扣罚。2.假期管理：假期类型：年假（入职满1年享5天，逐年递增）、病假（需提供三甲医院证明）、婚假（按属地政策执行）、产假（含产检假、哺乳假）等。申请流程：提前3天提交《请假申请单》（紧急情况24小时内补填），按层级审批（如基层岗→直属上级，经理岗→总监）。3.考勤统计：每月5日前汇总打卡数据，核对异常（漏打卡、请假），与部门确认后生成《考勤报表》，作为薪酬核算依据。（三）薪酬福利管理1.薪酬核算：结构：基本工资（按职级）+绩效工资（按考核结果）+补贴（交通、餐补）+奖金（季度/年度）。发放：每月10日发放上月工资（遇节假日提前），同步完成个税申报、社保公积金代扣。2.福利管理：社保公积金：每月5日前完成增减员，基数按上年度平均工资调整，确保合规缴纳。特色福利：节日礼品（如端午粽子、中秋月饼）、年度体检、团建活动（每季度1次），福利发放需登记签收。（四）员工关系与档案管理1.合同管理：签订：入职1个月内签订劳动合同，首次期限3年，试用期不超过6个月。续签：合同到期前1个月沟通意向，经双方确认后签订续签协议。解除/终止：协商解除需签订《离职协议》，辞退需提前30天通知（或支付代通知金），确保经济补偿合规。2.员工沟通：新员工：入职1周、1月、3月分别面谈，收集适应情况与建议。离职员工：离职前面谈，填写《离职调查表》，了解离职原因（如薪资、管理、发展）。3.档案管理：纸质档案：按“入职-合同-考核-离职”分类，存放于带锁文件柜，借阅需填写《档案借阅单》。电子档案：同步备份至加密云盘，定期更新员工信息（如职称、学历变动）。二、行政管理模块（一）办公环境与设施管理1.区域规划：工位分配：按部门/团队集中，预留10%弹性工位（供实习生、访客使用）。环境维护：制定《卫生值日表》，每周五下班前全员参与清洁，行政每周检查绿植养护、垃圾清理。2.设施维护：报修流程：员工通过OA提交《设备报修单》（含故障描述、照片），行政24小时内联系维修商，跟踪维修进度。定期巡检：每月检查空调、打印机、网络设备，记录巡检结果，提前更换耗材（如硒鼓、墨盒）。（二）行政物资与采购管理1.物资台账：分类管理：办公用品（笔、纸、文件夹）、固定资产（电脑、打印机）分别建立台账，记录品牌、型号、购置时间、使用人。出入库登记：入库需验收（核对数量、质量），领用需填写《物资领用表》（注明用途、数量），每月盘点库存。2.采购流程：需求提报：部门每月25日前提交《采购需求表》，行政汇总后评估预算（如单次采购超5000元需3家比价）。供应商管理：建立供应商库（含资质、报价、服务评价），每半年更新，优先选择长期合作、售后响应快的供应商。（三）会议与活动组织1.会议管理：预约与准备：使用会议室预约系统（如飞书、钉钉），提前1天确认参会人、准备投影、茶水、会议资料。记录与跟进：指定专人记录《会议纪要》，明确行动项、责任人、截止时间，会后24小时内发送参会人，每周跟踪进度。2.活动组织：方案策划：团建/年会前调研员工偏好（如户外拓展、轰趴），制定预算（含场地、餐饮、礼品），报总经理审批。现场执行：提前1天布置场地（如横幅、签到墙），安排摄影、急救包，活动后2天内发布照片、收集反馈。（四）外联与接待工作1.政府外联：政策跟踪：关注人社、税务政策变化（如社保基数调整、个税专项附加扣除），每季度组织部门培训。证件办理：营业执照年检（每年6月前）、资质申报（如高新技术企业认定），提前准备材料（如审计报告、研发费用清单）。2.客户接待：预约与准备：提前确认来访人数、需求（如参观车间、演示产品），安排会议室、茶水、宣传册。接待流程：前台引导→会议室介绍→参观/演示→送别（赠送伴手礼），会后1天内发送《接待总结》（含客户需求、合作意向）。三、制度建设与合规管理（一）制度体系搭建1.制度修订：每年Q4评审现有制度（如考勤、薪酬、行政），结合公司战略（如组织架构调整）修订，新制度需征求各部门意见（如通过邮件、面谈收集反馈）。2.宣贯培训：新制度发布后1周内，组织全员培训（线上直播+线下答疑），要求员工签署《制度知悉确认书》。（二）劳动合规与风险防控1.法规跟踪：关注《劳动法》《劳动合同法》修订，加入行业HR社群（如三茅网、HR沙龙），及时获取政策解读。2.风险排查：每半年开展合规审计（如合同签订率、社保缴纳基数、加班工资支付），发现问题（如未签合同）30天内整改，避免劳动仲裁。（三）流程优化与标准化1.流程梳理：绘制核心工作流程图（如招聘、采购、请假），识别冗余环节（如纸质审批转线上），简化流程（如请假审批由3级减为2级）。2.模板标准化：制定《劳动合同模板》《采购申请单模板》《会议纪要模板》，统一格式与填写要求，提高协作效率。四、后勤与安全保障（一）办公安全管理1.消防安全：每月检查灭火器压力、有效期，确保消防通道畅通，每年组织1次消防演练（含逃生路线讲解、灭火器使用）。2.信息安全：要求员工每季度更换电脑密码，禁止外接U盘拷贝公司文件，定期备份核心数据（如员工档案、财务报表）至异地服务器。（二）后勤服务保障1.餐饮管理：若有食堂，每周公示菜单（含营养搭配），每月抽查卫生（如厨房油污、食材新鲜度），收集员工意见（如增设清真餐）。2.班车管理：优化班车路线（如新增地铁接驳点），司机需持A1驾照、3年以上经验，每月培训安全驾驶（如防疲劳、应急处理）。五、常见问题处理与工作技巧（一）典型场景应对1.员工纠纷：部门内矛盾时，HR需中立调解（倾听双方诉求，提出折中方案，如调整分工）；劳动纠纷时，优先协商（如支付补偿金），必要时咨询劳动仲裁律师。2.紧急事务：设备故障（如服务器宕机）时，联系IT远程排查，同步启动备用设备；政府突击检查时，准备《合规材料清单》（如社保缴纳证明、劳动合同台账），陪同讲解。（二）效率提升方法1.工具赋能：使用HR系统（如北森、金蝶）自动统计考勤、生成薪酬报表；用Excel数据透视表分析招聘转化率、物资消耗趋势。2.时间管理：采用“四象限法”分类工作（重要紧急、重要不紧急等），批量处理事务（如每周三集中处理采购申请、周五汇总考勤），避免碎片化工作。附则1.