财务报销流程及注意事项手册

财务报销流程及注意事项手册为规范公司财务报销行为，提升报销效率、保障资金使用合规性，结合公司财务管理制度与实务操作要求，特制定本手册，供全体员工参考执行。一、报销流程通用规范（一）报销申请发起员工需通过公司OA系统（或指定报销平台）提交报销申请，填写报销事由（清晰说明费用发生背景、时间、涉及事项）、报销金额（与附件单据金额一致，分项目列示需注明明细）、附件清单（列明所附单据类型、数量，如“发票3张、验收单1份”）。申请提交后，同步准备纸质或电子原始单据。（二）原始单据准备1.发票类凭证：需为合法有效发票，注明公司全称、统一社会信用代码（或税号），内容与实际业务一致（如“办公用品”需附明细清单，“差旅费”需与行程匹配）。电子发票需完成查重、验真（可通过财务系统或税务局平台操作）。2.非发票类凭证：如行政事业性收费收据、境外消费凭证、合同协议等，需加盖收款方公章（或业务专用章），注明收款事由、金额、收款方信息。3.辅助证明材料：差旅费需附出差审批单、行程单（机票/火车票）；招待费需附接待申请、参与人员名单；采购类需附验收单、采购合同（金额超标准时）。（三）部门初审报销申请需经部门负责人（或授权审批人）初审：审核内容：业务真实性（如出差是否真实发生、采购是否为部门需求）、单据完整性（附件是否齐全、填写是否规范）、金额合理性（是否符合公司费用标准，如差旅费住宿标准）。审核通过后，部门负责人需在报销单（或系统）签字确认；未通过的需反馈员工补充材料或说明。（四）财务审核财务部门对单据进行合规性审核：单据形式：发票是否合规（抬头、税号、内容、盖章是否正确）、附件是否与申请事由匹配、报销单填写是否清晰无涂改。金额逻辑：报销金额是否与单据合计一致、是否超预算（或费用标准）、分摊项目是否准确。政策合规：费用类型是否符合公司制度（如招待费是否超季度额度、差旅费是否按级别标准报销）。财务审核发现问题时，将通过系统或书面形式反馈员工，员工需在3个工作日内补充或修正材料，逾期未处理的申请将被退回。（五）审批流转根据报销金额或业务类型，需完成不同层级的审批：小额费用（如≤XX元，依公司制度）：部门负责人审批后，财务审核通过即可。大额费用（如＞XX元）：需经分管领导、总经理（或授权人）审批，审批人需确认业务必要性及资金安排。（六）付款与入账1.付款方式：对公支付：需提供收款方全称、开户行、账号，财务通过银行转账支付。个人报销：需提供员工本人银行卡信息（与工资卡一致，或公司指定账户），财务通过报销系统或网银支付。2.到账时间：审核通过后，财务将在1-3个工作日内完成付款（遇节假日顺延）；入账时间以财务系统记账时间为准，可通过OA系统或财务报表查询。二、不同类型报销的特殊要求（一）差旅费报销需附出差审批单（注明出差人员、时间、地点、事由）、行程凭证（机票、火车票、汽车票等）、住宿发票（与出差地点、时间匹配）、市内交通凭证（如打车票、地铁票，需注明起止点）。出差补贴按公司《差旅费管理办法》标准执行，无需发票，但需在报销单注明天数、标准及计算过程。（二）办公采购报销采购金额≥XX元（或属固定资产类）：需附采购合同（双方盖章）、验收单（使用部门签字确认）、发票（与合同、验收单信息一致）。采购金额＜XX元：可简化流程，但需附发票、验收单（或部门负责人签字的采购清单）。（三）招待费报销需附接待申请单（注明接待对象、人数、事由、预算）、餐饮发票（注明日期、人数，与申请单匹配）、参与人员名单（部门负责人签字确认）。招待费总额不得超过公司季度/年度额度，单次招待人均费用需符合标准。（四）项目经费报销需附项目审批单（或立项文件）、费用明细清单（与项目预算科目对应）、相关业务单据（如会议费需附会议通知、签到表）。项目经费需专款专用，超预算支出需提前申请追加预算。三、注意事项（一）单据规范发票粘贴：使用公司统一报销粘贴单，按“从上到下、从左到右”顺序粘贴，避免折叠、覆盖关键信息（如发票金额、盖章）。单据修改：原始单据不得涂改，如需更正需重新开具（发票）或由收款方出具说明（非发票类）；报销单填写错误可划改并签字确认。大小写一致：报销单及单据金额的大小写需一致，否则视为无效单据。（二）时间要求报销时效：费用发生后30天内提交报销申请（差旅费需在出差结束后15天内），逾期未提交且无合理说明的，财务有权不予报销。发票开具：业务发生后需及时索要发票，因个人原因导致发票丢失、过期的，责任由个人承担（可尝试联系商家补开，无法补开的需书面说明并经审批）。（三）责任与合规真实性承诺：员工需对报销内容的真实性负责，虚假报销（如伪造单据、虚报金额）将按公司制度追责（包括但不限于扣回款项、纪律处分、法律追责）。审批责任：审批人需对业务真实性、合规性负责，违规审批将追究管理责任。财务监督：财务部门有权对报销业务进行抽查，发现问题可要求相关人员提供补充说明或调整账务。（四）电子报销操作电子发票上传：需上传原件PDF（或OFD）及查重验真截图，避免重复报销。线上审批：需及时关注系统消息，按要求补充材料（如财务反馈的问题需在系统内回复并上传附件）。四、常见问题解答（一）发票丢失怎么办？增值税专用发票：需联系销售方提供记账联复印件（加盖发票专用章），并由销售方主管税务机关出具《丢失增值税专用发票已报税证明单》，方可作为报销凭证。普通发票：可尝试联系销售方补开发票；无法补开的，需提供销售方出具的说明（注明发票代码、号码、金额等信息，加盖公章），并经部门负责人、财务负责人审批后报销。（二）报销被退回，如何处理？查看系统反馈（或财务通知），明确问题点（如单据不全、金额错误、审批缺失等）。在3个工作日内补充材料（如补开发票、完善审批）或修正报销单，重新提交申请。（三）对公付款和个人报销的到账时间有差异吗？对公转账：通常1-2个工作日到账（受银行清算时间影响）。个人报销：通过公司报销系统支付的，一般1-3个工作日到账；通过网银支付的，可实时到账（需财务操作时间）。（四）可以用电子发票复印件报销吗？电子发票需提供原件PDF（或OF