设备租赁里程记录协议

设备租赁里程记录协议甲方（出租方）：[公司全称]法定代表人/授权代表：[姓名]地址：[公司注册地址]联系电话：[公司电话]统一社会信用代码：[公司代码]乙方（承租方）：[公司全称]法定代表人/授权代表：[姓名]地址：[公司注册地址]联系电话：[公司电话]统一社会信用代码：[公司代码]鉴于甲方根据与乙方签订的主合同（合同编号：[主合同编号]）（以下简称“主合同”）向乙方出租设备（设备名称：[设备名称]，型号：[设备型号]，序列号：[设备序列号]）（以下简称“设备”），为规范租赁期间设备的里程记录管理，确保租赁双方权益，依据主合同约定，经双方友好协商，达成如下协议：第一条定义与解释除非本协议上下文另有解释，下列词语具有以下含义：1.1“租赁期间”指主合同项下约定的设备的租赁起始日期[起始日期]至租赁终止日期[终止日期]的期间。1.2“累计租赁里程”指设备在租赁期间内，由记录方实际记录并经确认方确认的总行驶里程数。本协议所称累计租赁里程以“公里”为单位计算。1.3“记录方”指在租赁期间负责操作和使用设备，并负责初始记录设备行驶里程信息的乙方人员或其授权第三方。1.4“确认方”指甲方或其授权人员，负责审核、确认乙方提交的设备行驶里程记录。1.5“里程记录”指关于设备行驶里程的原始数据、计算结果及相关说明信息的集合。1.6“提交方式”指本协议约定的乙方提交里程记录的方式，包括但不限于纸质文件提交、通过电子邮件发送、登录指定在线系统录入等。1.7“主合同”指本协议所指的主租赁合同，即甲方将设备出租给乙方使用的合同。1.8其他在本协议中未定义的术语，其含义参照主合同及相关法律法规确定。第二条里程记录的责任与义务2.1乙方的义务2.1.1准确记录：乙方负责在每次设备使用后，根据设备车载里程表或双方约定的其他可靠方式，及时、准确地记录设备当次行驶的里程数，并完整保存原始记录凭证（如行车日志、里程表读数截图或打印件等）。2.1.2遵守记录方式：乙方应按照主合同附件[附件编号，如适用]或本协议的约定，使用指定的记录表单、格式或电子记录系统进行记录。2.1.3按时提交：乙方应按照本协议第三条的约定，定期将汇总或详细的里程记录提交给甲方。如采用电子方式提交，乙方应确保文件格式清晰、数据完整、可读性强。2.1.4配合核查：在甲方根据本协议约定进行核查时，乙方有义务提供真实的原始记录凭证，并配合甲方完成核查工作。2.1.5保证设备用于租赁目的：乙方承诺设备仅用于主合同约定的目的，相关行驶里程均为设备在租赁项下的使用里程。2.2甲方的义务2.2.1确认机制：甲方有权对乙方提交的里程记录进行审核。甲方应在收到乙方提交的里程记录后[具体天数，如15]个工作日内完成审核确认工作。2.2.2指导与支持：如乙方对里程记录的记录方式、提交要求等有疑问，甲方应及时提供必要的指导和说明。2.2.3保密义务：甲方对于从乙方获取的设备具体使用信息（包括详细的里程数据、使用模式等）负有保密义务，未经乙方书面同意，不得向任何第三方披露。第三条里程记录的提交、确认与处理3.1提交时间与格式：乙方应于每月[具体日期，如5]日前，向甲方提交上一月度的累计租赁里程记录。若采用电子提交，应发送至甲方指定邮箱[邮箱地址]；若采用纸质提交，应送达甲方地址[甲方地址]。提交的记录应包含清晰的设备信息、记录期间、累计里程数及记录人签名或电子签名。3.2确认流程：甲方在收到乙方提交的里程记录后，将进行核对。如无异议，甲方应通过在提交记录上签字、盖章或发送确认邮件/系统记录等方式确认。如对记录有异议，甲方应在收到记录后[具体天数，如5]个工作日内以书面形式（包括但不限于邮件、传真）通知乙方，并说明异议内容及要求乙方补充提供的资料。乙方应在收到通知后[具体天数，如5]个工作日内根据甲方要求提供补充材料或进行更正。双方应就确认事宜进行协商，直至达成一致。3.3记录的效力：经甲方审核确认的累计租赁里程记录将作为计算租赁费用（如涉及里程费）、评估设备使用状况、办理租赁期满设备返还手续、以及处理与设备使用相关的保险事宜的重要依据。3.4电子记录：双方同意，在本协议有效期内，优先采用[指定电子系统名称或描述]进行里程记录的提交与确认。乙方应确保其使用的电子记录系统符合甲方的要求，并能生成甲方可读取、可验证的记录文件。第四条里程记录的准确性保证与违约责任4.1乙方保证所提交的累计租赁里程记录真实、准确。任何因乙方提供错误、虚假或遗漏的里程记录所导致的一切后果，包括但不限于甲方计算错误产生的额外费用、影响保险理赔、甲方采取的追索措施等，均由乙方承担全部责任。4.2若乙方未能按照本协议第二条约定的义务履行记录、提交或配合核查责任，甲方有权要求乙方在[具体天数，如10]日内纠正。若乙方逾期未纠正或在甲方发出通知后仍不履行义务，甲方除有权依据主合同约定处理外，还有权视乙方违约行为严重程度，采取包括但不限于扣减部分租赁费、解除本协议及主合同、要求乙方赔偿损失等措施。第五条保密条款5.1双方确认，在本协议履行过程中，一方从另一方获取的涉及商业秘密的信息，包括但不限于本协议内容、设备使用详情、里程数据等，均为保密信息。5.2未经对方事先书面同意，任何一方不得向任何第三方披露、泄露或使用对方的保密信息，但法律法规另有规定或监管机构要求的除外。接收方仅为履行本协议之目的使用保密信息，并应采取不低于自身保护类似信息标准的措施进行保管。5.3本保密义务不因本协议的终止而失效，持续有效期限为本协议终止后[具体年限，如3]年。第六条协议的生效、变更与终止6.1本协议自双方授权代表签字并加盖公司公章（或合同专用章）之日起生效。6.2本协议的变更或解除，必须经双方协商一致，并签署书面文件。任何一方单方面不得随意变更或解除本协议。6.3本协议在主合同项下租赁关系终止时终止。租赁期满设备返还给甲方后，本协议关于里程记录提交和确认的义务即告完成，但保密条款及争议解决条款在主合同约定的期限内仍然有效。第七条法律适用与争议解决7.1本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。7.2因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权将争议提交至[选择仲裁或法院，如：甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼解决/提请中国国际经济贸易仲裁委员会，按照申请仲裁时该会现行有效的仲裁规则进行仲裁，仲裁地点在[城市]，仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力]。第八条通知8.1本协议项下的所有通知、请求或其他通信，均应以书面形式作出，并按照本协议首页所列的地址、传真号码或电子邮件地址发送。8.2通知在以下时间视为送达：(a)专人递送的，在交付时；(b)通过挂号信或特快专递发送的，在寄出后[具体天数，如3]日；(c)通过传真发送的，在成功发送并收到确认回执时；(d)通过电子邮件发送的，在邮件进入收件人指定邮箱系统时。8.3任何一方变更联系方式，应提前[具体天数，如7]日书面通知另一方。第九条完整协议条款9.1本协议构成双方就本协议标的（即租赁期间设备里程记录的管理）达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所有口头或书面的协议、谅解和承诺。9.2对本协议的任何修改或补充，均应以书面形式作出，并经双方授权代表签字盖章后方能生效。第十条可分割性条款10.1若本协议任何条款被有管辖权的法院或仲裁机构认定为无效、非法或不可执行，该条款应被视为从本协议中删除，但本协议的其他条款的效力不受影响，且双方应就删除后的条款达成等效的替代条款。第十一条签署本协议由双方授权代表于[签署日期]在下方签字，并加盖公司公章（或合同专用章）以示生效。甲方（出租方）：[公司全称]（盖章）授权代表（签字）：__