2026年金属冶炼公司办公设备全生命周期管理制度

2026年金属冶炼公司办公设备全生命周期管理制度第一章总则第一条目的为规范公司办公设备全生命周期管理，实现办公设备“规划合理、采购合规、使用高效、维护及时、处置规范”的目标，降低设备管理成本，保障公司办公秩序有序运行，依据《中华人民共和国政府采购法》《企业国有资产管理办法》及公司资产管理相关规定，结合公司实际办公需求，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有办公设备的全生命周期管理，包括但不限于计算机、打印机、复印机、投影仪、传真机、扫描仪、办公家具（桌椅、文件柜等）、碎纸机、空调等各类用于办公的设备。公司各部门、各下属单位（以下统称“各使用部门”）涉及办公设备规划、采购、验收、使用、维护、报废等相关工作的，均应遵守本制度规定。第三条管理原则需求导向原则：根据各部门实际办公需求规划设备配置，避免盲目采购，确保设备资源与办公需求匹配，提高设备使用效率。合规采购原则：办公设备采购需符合国家法律法规及公司采购管理规定，通过合规渠道采购，确保采购过程公开、公平、公正。全周期管控原则：对办公设备从需求规划、采购入库、使用登记、日常维护到报废处置的全生命周期进行跟踪管理，确保每台设备可追溯。高效节能原则：优先选择节能环保、性能稳定、性价比高的办公设备，降低设备能耗及后期维护成本，符合公司绿色办公要求。责任到人原则：明确办公设备各管理环节的责任部门及责任人，确保设备管理工作落地，避免管理漏洞导致设备损坏、丢失或浪费。第二章管理职责第四条行政部职责作为办公设备全生命周期管理的归口部门，负责制定和修订办公设备管理制度，明确管理流程及标准；统筹公司办公设备需求规划，汇总各部门设备需求，制定年度办公设备采购计划，报公司审批后执行；负责办公设备采购工作，选择合规供应商，签订采购合同，跟踪采购进度，确保设备按时到货；组织办公设备验收、入库登记工作，建立公司级办公设备台账，记录设备型号、采购时间、使用部门、责任人等信息；负责办公设备日常维护管理，联系维修服务商，协调设备维修、保养工作，跟踪维修进度及效果；制定办公设备报废标准及处置流程，组织报废设备鉴定，按规定处理报废设备，确保处置合规；监督各使用部门办公设备使用情况，定期检查设备台账与实物一致性，督促部门落实设备管理责任。第五条财务部职责负责审核年度办公设备采购计划的预算合理性，确保采购预算符合公司财务管理制度及年度预算安排；按采购合同约定支付办公设备采购款项，审核采购发票及相关单据，确保资金支付合规；负责办公设备固定资产登记，核算设备折旧，定期与行政部核对设备台账，确保账实相符；参与办公设备报废处置工作，审核报废设备残值处理及财务核销流程，确保报废设备财务处理合规。第六条采购部职责配合行政部开展办公设备采购工作，协助筛选合格供应商，提供市场价格信息及供应商资质审核支持；参与办公设备采购合同拟定，协助行政部审核合同条款，确保合同内容符合公司采购管理要求；跟踪供应商履约情况，对供应商供货质量、交货时效进行评估，为后续采购供应商选择提供依据；协助处理采购过程中的异常问题，如设备质量不合格、交货延迟等，协调供应商整改或退换货。第七条使用部门职责根据本部门办公需求，每年年末提出下一年度办公设备需求计划，报行政部汇总；负责本部门领用办公设备的日常使用管理，指定设备使用责任人，明确责任人对设备的保管、日常检查责任；规范使用办公设备，按设备操作说明操作，避免因操作不当导致设备损坏，禁止擅自拆卸、改装设备；发现设备故障或损坏时，及时向行政部提交维修申请，说明故障情况，配合行政部开展设备维修工作；部门人员调整时，及时办理办公设备交接手续，更新设备使用责任人信息，并报行政部备案；配合行政部开展办公设备盘点、检查工作，提供本部门设备使用及结余情况，确保设备台账准确。第八条责任人职责设备使用责任人：负责所使用办公设备的日常保管，定期检查设备状态，发现异常及时上报；按规范操作设备，避免设备损坏，离职或岗位调整时办理设备交接；台账管理员（由行政部指定）：负责维护公司级办公设备台账，及时更新设备采购、领用、维修、报废等信息，确保台账记录准确、完整；维修协调员（由行政部指定）：负责对接设备维修服务商，接收各部门维修申请，跟踪维修进度，反馈维修结果，整理维修记录并存档。第三章全生命周期管理流程第九条需求规划与采购需求提报：每年12月，各使用部门根据下一年度办公需求（如人员新增、设备老化需更换等），填写《办公设备需求申请表》，注明设备名称、型号、数量、用途及需求时间，报行政部；需求汇总：行政部汇总各部门需求，结合现有设备使用状态（如设备老化程度、剩余使用年限），筛选合理需求，制定《年度办公设备采购计划》，明确采购设备清单、预算金额、采购时间；计划审批：《年度办公设备采购计划》经财务部审核预算、公司分管领导审批后，正式生效；紧急临时需求（如设备突发故障需更换），由使用部门提交紧急需求申请，经行政部、财务部审核后，报公司审批；采购执行：行政部根据审批通过的采购计划，通过合规采购方式（如公开招标、竞争性谈判、定点采购等）选择供应商，签订采购合同，明确设备型号、数量、交货时间、质量标准、售后服务等条款；进度跟踪：行政部安排专人跟踪采购进度，与供应商保持沟通，确保设备按合同约定时间到货，若出现交货延迟，及时协调解决。第十条验收与入库到货通知：供应商送货到公司后，行政部收到到货通知，及时通知使用部门（如需部门参与验收）及技术人员（如需技术检测）准备验收；验收内容：验收人员核对设备名称、型号、数量是否与采购合同一致，检查设备外观是否完好、配件是否齐全，对计算机、打印机等设备进行开机测试，确认性能是否符合要求，核对产品合格证、说明书、保修卡等资料是否完整；验收结果：验收合格的，验收人员填写《办公设备验收单》，签字确认后，行政部办理入库手续；验收不合格的（如设备损坏、性能不达标、配件缺失），行政部及时与供应商沟通，要求退换货或整改，直至验收合格；台账登记：行政部根据《办公设备验收单》，在公司级办公设备台账中登记设备信息，包括设备编号、名称、型号、采购日期、采购金额、供应商、使用部门、责任人等，为每台设备建立唯一识别编号。第十一条使用与日常管理领用登记：使用部门需领用办公设备时，填写《办公设备领用单》，注明领用设备编号、名称、用途，经部门负责人签字后，到行政部办理领用手续；行政部更新设备台账，记录领用部门及责任人；使用规范：设备使用责任人需按设备操作说明书正确使用设备，禁止违规操作（如计算机安装非工作软件、打印机超负荷打印等）；不得擅自将设备转借他人或带离公司，确需转借的，需经使用部门负责人及行政部批准；日常检查：设备使用责任人每日使用前检查设备状态，如计算机开机是否正常、打印机是否缺纸缺墨等，发现小故障（如缺墨、卡纸）及时处理，无法处理的及时上报行政部；交接管理：使用部门人员离职、岗位调整或设备需跨部门调拨时，需办理设备交接手续，填写《办公设备交接单》，注明设备状态、配件情况，交接双方签字确认后，报行政部更新台账；定期盘点：行政部每季度组织一次办公设备盘点，核对各部门设备台账与实物，检查设备编号、型号、状态是否与台账一致，对盘点差异（如设备丢失、损坏）及时查明原因，报公司处理。第十二条维护与维修日常维护：行政部制定办公设备日常维护计划，如计算机定期清理灰尘、打印机定期检查硒鼓和墨盒、空调定期清洗滤网等，明确维护周期及责任；使用部门配合行政部开展维护工作，确保设备处于良好运行状态；维修申请：设备出现故障无法正常使用时，使用部门填写《办公设备维修申请表》，注明设备编号、故障现象、故障发生时间，报行政部；维修处理：行政部收到维修申请后，1个工作日内安排维修协调员查看故障情况，能现场解决的（如简单调试、更换耗材）现场处理；无法现场解决的，联系合作维修服务商，说明故障情况，预约维修时间；维修跟踪：维修协调员跟踪维修进度，及时向使用部门反馈维修情况；维修完成后，通知使用部门验收设备，确认故障已解决，使用部门在《维修记录表》上签字确认；行政部整理维修记录，归档保存，更新设备台账中的维修信息；保修管理：对仍在保修期内的设备，行政部优先联系设备厂家进行保修服务，避免产生不必要的维修费用；保修到期前1个月，行政部提醒使用部门关注设备状态，评估是否需要提前维护。第十三条报废与处置报废申请：办公设备达到报废标准（如使用年限超过8年、维修费用超过设备当前价值、故障无法修复或修复后性能无法满足办公需求），使用部门填写《办公设备报废申请表》，注明设备编号、报废原因、设备现状，报行政部；报废鉴定：行政部收到报废申请后，组织技术人员、使用部门对设备进行报废鉴定，确认设备是否符合报废标准，形成《报废设备鉴定报告》，报公司分管领导审批；审批流程：《报废设备鉴定报告》经公司审批通过后，行政部在办公设备台账中标记“待报废”，停止设备使用登记；报废处置：行政部按公司规定处理报废设备，可选择合规的回收机构进行回收，或通过公开处置方式处理；处置前需清理设备内存储的公司数据（如计算机硬盘格式化、文件柜资料清空），确保公司信息安全；处置完成后，行政部填写《报废设备处置记录表》，记录处置方式、处置金额（如有）、回收机构等信息；财务核销：行政部将《报废设备处置记录表》及相关鉴定资料提交财务部，财务部按财务制度办理报废设备固定资产核销手续，更新财务台账，确保账实相符。第四章监督与考核第十四条监督检查行政部每月对各使用部门办公设备使用、维护情况进行抽查，重点检查设备是否按规范使用、是否存在擅自转借或损坏、维修申请是否及时等情况；财务部每半年对办公设备台账与财务固定资产台账进行核对，确保设备采购预算执行、折旧核算、报废核销合规；公司审计部每年对办公设备全生命周期管理情况进行审计，检查采购流程合规性、维护维修费用合理性、报废处置规范性，形成审计报告，上报公司；对监督检查中发现的问题，责任部门需在规定时限内整改，行政部跟踪整改落实情况，确保问题闭环。第十五条考核与奖惩公司将办公设备管理情况纳入各部门年度绩效考核，考核指标包括设备需求提报准确性、设备使用规范度、维修申请及时性、设备完好率等；对设备管理工作表现突出的部门及个人（如设备使用规范、无损坏丢失、维护及时），公司给予表彰或奖励；对违反本制度规定的行为，按以下情形处理：（1）因操作不当导致设备损坏的，由责任人承担维修费用；情节严重的，扣减相关部门绩效考核分数；（2）擅自转借、带离公司或丢失办公设备的，责任人需按设备当前价值赔偿；部门管理不到位的，追究部门负责人责任；（3）未按规定提报设备需求、办理领用或交接手续，导致设备管理混乱的，责