2026年金属制品公司供应商质量约谈管理制度

2026年金属制品公司供应商质量约谈管理制度第一章总则第一条目的为规范公司与金属原材料、零部件供应商（以下简称“供应商”）的质量约谈工作，及时沟通供应商提供产品的质量问题，明确整改要求与责任，推动供应商提升质量管控能力，保障公司金属制品生产质量与供应链稳定，依据《中华人民共和国产品质量法》《供应商管理体系要求》《采购质量管理规范》等相关法律法规及公司采购与质量管理体系要求，结合公司供应商合作实际（如碳钢、不锈钢、铝合金原材料及冲压件、焊接件等零部件采购），制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有合作供应商（包括合格供应商、试用供应商）因产品质量问题引发的约谈管理活动，涵盖供应商提供产品的入库检验不合格、生产过程中发现的质量缺陷、成品检验关联的供应商质量问题、客户反馈涉及的供应商质量责任等场景，无论问题影响大小，均需按本制度开展约谈工作。第三条核心定义供应商质量约谈：指公司针对供应商提供产品存在的质量问题，组织相关部门与供应商代表面对面或通过线上会议形式，沟通质量问题详情、分析原因、明确整改要求与时限、确认后续改进措施的管理过程，是供应商质量管控的重要手段。约谈等级：根据供应商质量问题的严重程度、发生频次及影响范围划分为三级：一般约谈：单批次产品入库检验不合格率3%-5%，或首次出现轻微质量缺陷（如表面轻微划痕、尺寸偏差在允许范围边缘），未影响公司生产进度；重要约谈：单批次产品不合格率5%-10%，或连续2批次出现同类质量问题（如原材料化学成分轻微超标、零部件装配间隙超标），对公司生产造成轻微延误（如需临时调整生产计划）；严重约谈：单批次产品不合格率10%以上，或出现重大质量缺陷（如原材料力学性能不达标、零部件断裂风险），导致公司生产停滞、成品不合格或客户投诉，造成直接经济损失超过5万元。第四条管理原则及时触发原则：供应商质量问题确认后，需在规定时间内启动约谈，避免问题累积导致更大损失（如不合格产品流入生产环节、质量问题重复发生）。事实导向原则：约谈前充分收集质量问题证据（如检验报告、不合格品照片、生产影响记录），以事实为依据沟通问题，不夸大、不臆断，确保约谈内容客观准确。整改聚焦原则：约谈核心围绕质量问题整改，明确整改措施、责任人和完成时限，推动供应商落实改进，避免流于形式的沟通。合作共赢原则：在指出供应商质量问题的同时，可根据供应商需求提供必要的技术支持（如公司质量标准解读、检测方法指导），帮助供应商提升质量管控能力，实现供需双方共同发展。第二章约谈组织与职责分工第五条组织架构公司成立供应商质量约谈工作组（以下简称“工作组”），由采购部门负责人担任组长，成员根据约谈等级动态调整：一般约谈：成员包括采购专员、质量检验员（负责提供检验数据）、生产车间质检员（反馈生产端影响）；重要约谈：成员增加质量工程师（负责分析质量问题原因）、生产部门主管（说明生产延误情况）、技术部门技术员（提供技术标准解读）；严重约谈：成员需包含公司分管采购领导、质量部门负责人、财务部门专员（核算经济损失）、法务部门专员（明确质量责任与合同约定），必要时邀请公司高层（如总经理）参与（如涉及核心供应商重大质量问题）。各相关部门职责明确：采购部门：牵头组织约谈工作，确定约谈时间、地点与参与人员，提前通知供应商，收集整理质量问题证据，主持约谈会议，记录约谈内容，跟踪整改措施落实，归档约谈资料；质量部门：提供供应商产品质量检验报告、不合格品检测数据、质量问题分析报告，在约谈中说明质量问题判定依据（如符合GB/T700碳素结构钢标准要求），审核供应商提交的整改方案；生产部门：反馈质量问题对公司生产的影响（如生产停滞时长、临时采购成本、成品返工损失），提供生产端相关记录（如生产计划调整单、停工记录），在约谈中明确生产端对供应商产品的质量需求；技术部门：解读公司产品技术标准与质量要求（如原材料化学成分范围、零部件尺寸公差），分析质量问题可能的技术原因（如供应商生产工艺参数偏差、检测方法不当），为供应商整改提供技术建议；财务部门：核算因供应商质量问题造成的直接经济损失（如不合格品处理成本、生产停工损失、客户索赔金额），在严重约谈中提供损失明细，作为约谈中责任认定的参考；法务部门：梳理采购合同中关于供应商质量责任的条款（如不合格品退货、赔偿约定），在约谈中明确供应商违约责任，必要时提出法律层面的整改要求（如补充质量保证协议）。第六条响应时限要求约谈触发时限：质量部门确认供应商质量问题后，需在24小时内将问题反馈至采购部门，采购部门根据约谈等级确定启动时限：一般约谈：需在3个工作日内启动；重要约谈：需在2个工作日内启动；严重约谈：需在1个工作日内启动，避免延误问题处理时机。供应商通知时限：采购部门确定约谈计划后，需提前2-3个工作日将《供应商质量约谈通知书》（注明约谈时间、地点、原因、需准备的资料）发送至供应商，供应商需在24小时内确认是否参加，若需调整时间，需说明理由并协商确定新时间，原则上调整不超过1个工作日。第三章约谈实施流程第七条约谈前准备证据收集：工作组各成员按职责收集与质量问题相关的证据，确保证据完整、可追溯：质量部门：提供入库检验报告（注明不合格项目、检测数据、判定标准）、不合格品照片或视频（清晰展示缺陷位置与形态）、同批次产品抽样检测记录、历史质量问题记录（如近3个月同类问题发生情况）；生产部门：提供质量问题对生产的影响记录（如停工时长、调整生产计划的文件、返工返修记录）、使用不合格产品导致的半成品/成品不合格情况；财务部门：提供经济损失核算明细（如不合格品报废成本、临时采购替代产品的溢价、客户索赔支付凭证）；采购部门：整理与供应商的历史沟通记录（如之前质量问题的反馈与整改情况）、采购合同中质量相关条款，明确供应商已承诺的质量标准。问题分析：质量部门联合技术部门对质量问题进行初步分析，判断问题类型（如原材料本身质量问题、运输过程损坏、检测方法差异），初步排查可能原因（如供应商生产工艺波动、原材料批次不稳定、质量管控疏忽），为约谈中与供应商沟通原因奠定基础。议程制定：采购部门根据质量问题情况与约谈等级，制定《供应商质量约谈议程》，明确约谈流程（如开场说明、问题陈述、供应商反馈、原因分析、整改要求、总结确认）、各环节参与人员与发言重点，确保约谈高效有序，避免遗漏关键内容。第八条约谈会议实施开场说明（10-15分钟）：由工作组组长主持会议，说明约谈目的（如解决某批次不锈钢板厚度超差问题、推动供应商改进原材料成分管控）、参会人员与会议议程，强调约谈的合作导向，营造坦诚沟通的氛围。问题陈述（20-30分钟）：工作组成员按职责依次陈述质量问题：质量部门人员展示检验报告与不合格品证据，说明质量问题的具体表现（如某批次碳钢原材料抗拉强度实测值380MPa，低于合同约定的400MPa）、不合格率及判定依据；生产部门人员说明质量问题对生产的影响（如因原材料不合格导致生产线停工2天，临时采购产生额外成本2万元）；财务部门人员（严重约谈时）宣读经济损失明细，明确损失与供应商质量问题的关联。供应商反馈（20-30分钟）：邀请供应商代表发言，说明对质量问题的看法（如是否认可检验结果、是否认为存在检测偏差）、内部初步调查情况（如已排查的生产环节、可能的原因）、当前采取的临时措施（如已暂停同批次产品生产、启动内部复检），工作组需认真听取供应商反馈，对供应商提出的疑问（如检验方法合理性）及时解答，避免单向指责。原因分析与整改讨论（30-40分钟）：工作组与供应商共同分析质量问题根本原因，结合双方掌握的信息（如供应商生产工艺记录、公司检验数据），排除表面原因（如偶然操作失误），找到核心问题（如供应商原材料采购管控不严、生产过程参数未监控）；在此基础上，讨论整改措施，供应商需提出具体的整改方案（如加强原材料入库检验、优化生产工艺参数、增加过程检验频次），工作组根据公司质量要求与生产需求，对整改方案的可行性、有效性进行评估，提出调整建议（如要求供应商增加某类检测项目、缩短整改时限）。整改确认与责任明确（15-20分钟）：双方达成一致后，明确最终整改措施、责任人（供应商需指定内部整改负责人）、完成时限（如一般问题7天内完成，重要问题15天内完成，严重问题30天内完成），同时明确后续验证方式（如供应商提交整改报告附检测数据、公司到供应商现场核查、抽样复检）；严重约谈时，需明确供应商的责任（如承担不合格品退货费用、赔偿经济损失），必要时签订《供应商质量整改协议》，作为后续跟踪的依据。总结与后续安排（10分钟）：工作组组长总结约谈内容，确认双方达成的共识（如整改措施、时限、验证方式），明确后续沟通机制（如每周更新整改进度、整改完成后提交验收申请），告知供应商若未按要求整改将采取的措施（如暂停采购、降低供应商等级、终止合作），确保供应商重视整改工作。第九条约谈记录与报告约谈记录：采购部门指定专人负责记录约谈过程，填写《供应商质量约谈记录表》，内容包括约谈时间、地点、参会人员（公司与供应商）、质量问题详情、原因分析结果、整改措施、完成时限、责任认定、后续安排等，记录需如实反映双方发言内容，重要共识需明确标注；约谈结束后，由双方参会代表签字确认，确保记录的有效性与一致性。约谈报告：约谈结束后1个工作日内，采购部门牵头编制《供应商质量约谈报告》，报告需整合约谈记录、质量问题证据、整改方案等内容，明确整改跟踪责任人与验收标准；报告按约谈等级审批：一般约谈报告由采购部门负责人审批，重要约谈报告由分管采购领导审批，严重约谈报告需经总经理办公会审批；审批通过后，报告发放至工作组各成员及供应商，作为整改跟踪与验收的依据。第四章约谈后整改跟踪与验收第十条整改跟踪进度跟踪：采购部门指定专人（约谈记录中的跟踪责任人）负责整改跟踪，按约定的沟通机制（如每周1次电话或邮件）了解供应商整改进度，要求供应商定期提交《整改进度报告》（附整改过程照片、检测记录、人员培训记录等）；对整改难度较大或进度滞后的供应商，需及时了解原因（如技术瓶颈、设备故障），必要时协调公司技术部门提供支持（如推荐检测机构、提供工艺优化建议），帮助供应商推进整改，避免整改停滞。过程监督：对重要或严重约谈涉及的整改，采购部门可联合质量部门、技术部门到供应商现场监督整改过程（如检查生产工艺调整情况、检验设备校准情况、人员培训情况），现场核查整改措施是否按约定落实，是否存在表面整改或虚假整改情况（如未实际调整工艺仅修改记录），现场监督需填写《供应商整改现场监督记录》，作为后续验收的参考。第十一条整改验收验收申请：供应商完成整改后，需向采购部门提交《整改验收申请》，附完整的整改资料（如最终检测报告、整改总结报告、验证记录），证明整改措施已落实且质量问题已解决。验收评估：采购部门收到申请后，组织工作组成员（质量部门、技术部门、生产部门）开展验收评估：资料审核：审核供应商提交的整改资料，确认整改措施是否完整落实（如是否按约定增加检验项目、是否完成人员培训）、整改结果是否符合质量标准（如检测数据是否达标、生产记录是否正常）；样品验证：对涉及产品质量的整改，需要求供应商提供整改后的产品样品（按正常采购批次抽样），由质量部门按公司检验标准进行复检，验证产品质量是否已达标，复检合格方可进入下一步验收；现场验证（必要时）：对严重约谈或整改效果存疑的供应商，需到现场验证整改效果（如检查生产过程质量管控情况、抽检在制品质量），确保整改效果的持续性，避免问题反弹。验收结果判定：根据资料审核、样品验证、现场验证结果，判定验收结论：验收合格：整改措施全部落实，产品质量达标，无同类质量问题，判定为验收合格，恢复供应商正常合作（如恢复采购量、解除暂停采购状态）；验收不合格：整改措施未落实（如仅部分完成）、产品质量仍不达标（如复检仍不合格）或存在同类质量问题，判定为验收不合格，需重新启动约谈（按原约谈等级或升级约谈），重新明确整改要求；若供应商连续2次验收不合格，按采购合同约定采取处罚措施（如降低供应商等级、减少采购量、暂停合作3-6个月），情节严重的（如造成重大经济损失且无整改意愿），终止合作并纳入公司“不合格供应商名录”，3年内不得重新合作。第十二条结果应用供应商等级调整：将约谈结果与整改验收结果纳入供应商年度考核，作为供应商等级调整（如从合格供应商升级为核心供应商、从试用供应商降级为暂停合作）的重要依据；对整改及时且验收合格的供应商，可在考核中加分或优先获得新订单；对整改滞后或验收不合格的供应商，考核扣分并限制合作范围。经验推广：对约谈中发现的共性质量问题（如多个供应商存在同类原材料成分偏差）或有效的整改措施（如某供应商通过优化工艺显著提升质量稳定性），采购部门需汇总分析，形成《供应商质量问题总结与改进建议》，分享给其他供应商，推动全供应链质量水平提升；同时，将共性问题反馈至公司质量部门、技术部门，优化公司采购标准（如调整原材料验收指标）、检验流程（如增加关键项目检验频次），从源头减少供应商质量问题。档案管理：采购部门建立供应商质量约谈档案，按供应商名称分类存档，档案包含《供应商质量约谈通知书》《约谈记录表》《约谈报告》《整改进度报告》《整改验收申请》《验收评估记录》等所有相关资料，档案需长期保存（至少5年），便于后续查阅供应商质量历史、分析质量问题规律（如某类供应商易出现的质量问题），同时为供应商合作决策（如是否续约、是否扩大采购量）提供依据。第五章监督与改进第十三条内部监督过程监督：公司审计部门每季度对供应商质量约谈工作进行监督检查，核查以下内容：约谈触发是否及时、证据收集是否完整、约谈流程是否合规、整改跟踪是否到位、验收评估是否客观、档案管理是否规范；对发现的问题（如约谈延迟、整改跟踪缺失、验收标准不明确），责令采购部门整改，并跟踪整改效果，确保约谈工作严格按制度执行，不流于形式。效果评估：质量部门每年对供应商质量约谈效果进行评估，统计约谈后供应商质量问题重复发生率（如某供应商约谈后同类问题是否再发生）、产品合格率提升情况、因供应商质量问题导致的经济损失下降情况，分析约谈工作的有效性（如是否有效推动供应商改进）、存在的不足（如约谈等级判定不准确、整改措施缺乏针对性），形成《供应商