2026年金属制品公司客户信息保密管理制度

2026年金属制品公司客户信息保密管理制度第一章总则第一条制度目的为规范公司客户信息管理，保护客户商业秘密和个人隐私，维护客户合法权益，保障公司经营活动安全有序开展，防范客户信息泄露风险，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工、实习生、劳务派遣人员、临时聘用人员等），以及与公司存在业务合作关系的外部单位及个人（包括供应商、服务商、合作伙伴等）。凡涉及公司客户信息的收集、存储、使用、传输、披露等一切活动，均须遵守本制度规定。第三条客户信息定义及范围客户信息指公司在经营活动中获取的与客户相关的各类信息，包括但不限于：客户基本信息（姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、住址、营业执照信息、组织机构代码、法定代表人信息等）；客户经营信息（经营规模、业务范围、采购需求、销售渠道、定价策略、财务状况、合作协议条款、合同履行情况等）；客户敏感信息（银行账户信息、商业秘密、技术资料、未公开的商业计划、合作意向等）；以及其他与客户相关且具有保密价值的信息。第四条保密原则客户信息管理遵循“合法合规、最小必要、全程保密、责任到人”的原则。公司所有相关活动均须在法律法规允许范围内进行，仅收集开展业务所必需的客户信息，对客户信息全生命周期进行保密管理，明确各岗位保密责任，确保客户信息安全。第二章保密责任划分第五条公司管理层责任公司管理层对客户信息保密工作负总责，负责审批客户信息保密管理制度及相关细则，保障保密工作所需资源投入，组织开展保密宣传教育和培训，监督检查制度执行情况，协调处理保密工作中的重大问题，对违反保密制度的行为作出处理决定。第六条部门责任销售部门：作为客户信息直接获取和使用部门，负责客户信息的规范收集、初步审核、及时上报，严格按照制度规定使用客户信息，不得擅自披露或外传，发现信息泄露风险及时采取措施并上报。客服部门：负责客户咨询、投诉等过程中客户信息的保密管理，规范记录和存储客户反馈信息，严禁私自留存或向无关人员提供客户信息。财务部门：负责客户财务信息的保密管理，包括收款信息、付款记录、发票信息等，严格控制财务信息的访问权限，确保财务数据不泄露。行政人事部门：负责保密制度的宣贯、培训组织，以及员工入职、离职过程中的保密管理，包括入职时的保密告知、离职时的信息交接和保密义务重申。信息技术部门：负责客户信息存储系统、传输平台的技术安全保障，建立健全信息安全防护体系，定期进行系统安全检测和升级，防范网络攻击、数据泄露等技术风险。其他相关部门：根据各自业务范围，履行相应的客户信息保密责任，确保在业务开展过程中客户信息不被泄露。第七条员工个人责任全体员工须严格遵守本制度及公司其他相关保密规定，自觉保守客户信息秘密，不得私自收集、复制、存储、传播客户信息，不得向任何无关人员（包括公司内部非相关岗位员工、外部人员等）披露客户信息。员工在工作中获取的客户信息仅能用于公司指定的业务用途，不得用于私人目的或其他与公司业务无关的活动。发现客户信息泄露或疑似泄露情况，须立即采取补救措施，并第一时间向直接上级或公司管理层报告，不得隐瞒。离职员工在离职后仍需遵守本制度规定的保密义务，不得利用在职期间获取的客户信息为自己或他人谋取利益，保密义务期限至该客户信息成为公开信息之日止。第八条外部合作方责任与公司合作的外部单位及个人，须在合作前与公司签订保密协议，明确客户信息保密责任。合作过程中仅能在授权范围内使用公司提供的客户信息，不得超出授权范围使用、披露或转让客户信息，采取必要的保密措施防范信息泄露，如发生信息泄露须承担相应责任并配合公司处理。第三章客户信息全流程管理规范第九条信息收集规范收集客户信息须遵循合法、正当、自愿的原则，通过明确告知客户信息收集的目的、范围、使用方式等，获得客户的明示同意，不得隐瞒或误导客户。收集客户信息应仅限于开展业务所必需的范围，不得过度收集与业务无关的信息。收集过程中须核对信息的真实性和准确性，确保信息质量。收集客户敏感信息（如身份证号码、银行账户信息等）时，须采取加密、隐蔽收集等安全措施，避免信息在收集过程中被泄露。禁止通过窃取、贿赂、欺诈、胁迫、电子侵入等非法手段获取客户信息。第十条信息存储规范客户信息须存储在公司指定的专用服务器、数据库或存储设备中，由信息技术部门统一管理，建立信息存储台账，明确存储位置、存储期限、责任人等。存储客户信息的设备须采取加密保护、访问控制、防火墙等安全防护措施，定期进行数据备份，防止数据丢失或被非法访问。客户信息存储期限应遵循“最小必要”原则，仅保留至实现业务目的所需的合理期限，超出存储期限的客户信息，须按照规定进行销毁或匿名化处理，销毁过程须有记录，确保无法恢复。禁止将客户信息存储在私人电脑、手机、U盘等非公司指定设备中，禁止将客户信息上传至公共网络存储平台（如公共云盘、邮箱等）。第十一条信息使用规范使用客户信息须基于公司业务需求，严格按照授权范围使用，不得超出业务必要范围滥用客户信息。公司内部员工访问客户信息须遵循“权限最小化”原则，仅授予完成工作所必需的访问权限，信息技术部门建立访问权限管理台账，定期审核权限设置。因工作需要复制、传输客户信息的，须经直接上级批准，复制件使用完毕后须及时销毁，传输过程中须采取加密措施，确保信息传输安全。禁止利用客户信息从事损害客户利益、公司利益或违反法律法规的活动，禁止向任何第三方出售、出租、交换客户信息。第十二条信息传输规范公司内部传输客户信息须通过公司指定的内部办公系统、加密邮件等安全渠道进行，禁止通过公共聊天软件、非加密邮件、短信等不安全方式传输客户信息。向外部合作方传输客户信息的，须在保密协议中明确传输方式、范围、用途等，传输过程中采取加密、脱敏等安全措施，确保信息在传输过程中不被泄露。传输客户敏感信息时，须对关键信息进行脱敏处理（如隐藏身份证号码中间8位、银行账户号中间部分数字等），降低信息泄露风险。第十三条信息披露规范未经客户书面同意或法律法规规定，不得向任何第三方披露客户信息。因法律法规要求、司法机关或行政监管部门依法要求披露客户信息的，须由公司管理层统一审核，在规定范围内披露，同时将相关情况及时告知客户（法律法规禁止告知的除外），并做好记录。公司内部跨部门披露客户信息的，须经相关部门负责人批准，明确披露范围和用途，接收部门须履行保密义务。第四章保密措施第十四条物理安全措施存储客户信息的办公区域（如档案室、服务器机房等）须设置门禁系统，仅限授权人员进入，建立出入登记制度。存放客户信息的文件柜、存储设备等须加锁保管，钥匙由指定人员专人负责，定期检查设备安全状况。打印、复印含有客户信息的文件须在指定设备上进行，设置打印密码，打印、复印后须及时取走文件，不得遗留在设备旁，废弃的含有客户信息的纸质文件须放入保密垃圾桶，定期进行粉碎销毁。第十五条技术安全措施信息技术部门负责建立客户信息安全防护系统，包括防火墙、入侵检测系统、数据加密系统、病毒防护系统等，定期进行安全检测和升级，防范网络攻击、病毒感染等安全风险。对存储客户信息的数据库、服务器进行权限分级管理，设置复杂密码并定期更换，开启操作日志记录功能，记录所有访问、操作行为，日志保存期限不少于6个月。定期对客户信息系统进行漏洞扫描和渗透测试，发现安全漏洞及时修复，确保系统安全稳定运行。禁止在连接公共网络的设备上处理、存储客户信息，公司办公设备须安装正版操作系统和安全软件，定期进行系统更新和病毒查杀。第十六条人员管理措施员工入职时，须签署《客户信息保密承诺书》，明确保密义务和责任，行政人事部门组织开展保密制度培训，确保员工了解制度要求。定期组织全体员工进行客户信息保密培训和教育，包括法律法规、制度规定、保密技能、案例分析等内容，提高员工保密意识和防范能力，培训记录存档备查。员工离职时，须办理客户信息交接手续，交回所有存储客户信息的设备和文件，签署《离职保密承诺书》，明确离职后的保密义务，行政人事部门负责监督执行。对涉及客户核心信息的关键岗位员工，实行定期轮岗制度，并进行离职后保密跟踪，防范信息泄露风险。第五章监督检查与责任追究第十七条监督检查机制公司管理层定期组织对客户信息保密制度执行情况进行全面检查，行政人事部门、信息技术部门及相关业务部门配合开展专项检查，检查内容包括信息收集、存储、使用、传输等各环节的合规性，安全措施落实情况，员工保密行为等。建立保密举报制度，设立举报电话和邮箱，鼓励员工举报违反保密制度的行为，对举报人员信息严格保密，对举报属实的给予适当奖励。检查过程中发现的问题，须下达整改通知书，明确整改责任人、整改期限和整改要求，跟踪整改落实情况，确保问题及时解决。第十八条责任追究对违反本制度规定，存在下列行为之一的，公司将根据情节轻重给予相应处理：（1）未按规定收集、存储、使用、传输客户信息的；（2）擅自披露、泄露、出售、出租客户信息的；（3）未采取必要保密措施，导致客户信息丢失、泄露的；（4）违反权限管理规定，擅自访问、复制、篡改客户信息的；（5）发现客户信息泄露后未及时报告或未采取补救措施的；（6）其他违反本制度规定的保密行为。对上述行为，情节较轻的，给予警告、通报批评、罚款等处分；情节较重的，给予降职、降薪、调岗等处分；情节严重，给公司造成重大损失或触犯法律法规的，解除劳动合同，并追究其经济赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责