2026年塑料制品公司HR系统数据安全管理制度

2026年塑料制品公司HR系统数据安全管理制度第一章总则第一条为规范公司HR系统（含人力资源管理系统、薪酬核算系统、员工信息管理系统等）数据的采集、存储、使用与销毁，保障员工个人信息、公司人力资源核心数据（如薪酬数据、绩效数据）安全，防范数据泄露、篡改、丢失等风险，结合塑料制品公司HR业务特性（如涉及生产岗、研发岗、销售岗等多岗位员工数据管理）及《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有涉及HR系统数据操作的部门与人员，包括人力资源部（负责HR系统日常运维、数据录入与更新）、财务部（使用薪酬数据进行核算）、各业务部门（查询本部门员工基础信息、绩效数据）、IT部门（负责HR系统技术安全防护），以及外部合作机构（如提供HR系统运维服务的第三方公司，需签订安全协议并遵守本制度）。第三条HR系统数据安全管理遵循“分类分级、权限最小、全程管控、责任到人”的原则，确保数据在全生命周期（采集、存储、使用、传输、销毁）内的安全，同时平衡数据安全与业务效率，避免过度管控影响正常工作开展。第四条公司成立“HR系统数据安全管理小组”，由人力资源部负责人任组长，IT部门负责人、财务部负责人、纪检监察部门负责人任副组长，各部门数据管理员任组员。小组负责制定数据安全管理细则、监督制度执行、处理数据安全事件、定期开展安全检查；人力资源部下设“HR数据管理岗”，负责日常数据安全维护（如权限申请审核、数据备份）；IT部门下设“系统安全岗”，负责HR系统技术防护（如防火墙设置、漏洞修复）。第二章数据分类分级与安全要求第五条HR系统数据按敏感程度分为三级，不同级别数据采取差异化安全措施：（一）一级数据（核心敏感数据）：包括员工身份证号、银行卡号、薪酬明细（基本工资、奖金、补贴）、社保公积金缴纳明细、绩效原始评分、离职原因调查记录等，此类数据泄露可能导致员工权益受损、公司法律风险；（二）二级数据（一般敏感数据）：包括员工姓名、联系方式（手机号、邮箱）、岗位信息、入职离职时间、考勤记录、培训记录等，此类数据泄露可能影响员工隐私、公司管理秩序；（三）三级数据（非敏感数据）：包括部门组织架构、岗位编制数量、公开招聘信息、通用培训课件（非涉密类）等，此类数据公开不会造成明显风险。第六条不同级别数据的安全要求：（一）一级数据：存储需加密（如数据库加密、文件加密），仅允许人力资源部指定人员（如薪酬专员、绩效专员）及财务部薪酬核算人员查看，查看时需进行双因素认证（如密码+手机验证码），禁止下载、复制，确需导出的需经管理小组组长审批，并标注“机密”字样，使用后24小时内销毁；（二）二级数据：存储需设置访问密码，查看权限按“部门+岗位”分配（如部门负责人可查看本部门员工联系方式、考勤记录），下载复制需经人力资源部“HR数据管理岗”审批，导出数据需标注使用用途，禁止外传；（三）三级数据：可在公司内部授权范围内共享（如组织架构可在OA系统公开），但需避免通过外部渠道（如公共邮箱、社交软件）传播，修改需经部门负责人审批。第三章权限管理与操作规范第七条权限申请与审批：（一）员工因工作需要访问HR系统数据的，需填写《HR系统数据权限申请表》，说明申请权限级别（如仅查看本部门二级数据）、使用用途、使用期限（最长1年，到期需重新申请），经所在部门负责人签字后提交至人力资源部；（二）人力资源部“HR数据管理岗”审核申请合理性（如确认申请权限与工作内容匹配），一级数据权限需报管理小组组长审批，二级数据权限需报人力资源部负责人审批，三级数据权限由“HR数据管理岗”直接审批；审批通过后，IT部门“系统安全岗”在2个工作日内配置权限，权限配置遵循“最小必要”原则（如仅授予“查看”权限，不授予“修改”“删除”权限）；（三）员工岗位调整或离职时，所在部门需在1个工作日内提交《权限变更/注销申请表》，人力资源部审核后通知IT部门调整权限，确保“人走权销”，避免权限冗余。第八条系统操作规范：（一）HR系统登录需采用“强密码+定期更换”机制，密码需包含大小写字母、数字、特殊符号，长度不低于8位，每90天强制更换，禁止使用生日、手机号等易破解密码，禁止多人共用账号；（二）操作一级数据时，需在公司指定办公设备（如人力资源部专用电脑）上进行，设备需安装防病毒软件、禁用USB接口（确需使用需审批），操作过程需全程留痕（系统自动记录操作人、操作时间、操作内容）；（三）禁止在非公司设备（如私人电脑、手机）登录HR系统，禁止通过公共网络（如咖啡厅WiFi、无密码热点）访问系统，确需远程办公的需使用公司VPN，且开启“远程登录审计”功能；（四）数据录入与更新需“双人核对”（如薪酬数据录入后，由另一名专员复核），确保数据准确；发现数据错误需修改的，需提交《数据修改申请单》，说明错误原因、修改内容，经部门负责人审批后执行，修改记录永久存档。第四章数据存储与传输安全第九条数据存储安全：（一）HR系统数据存储在公司内部服务器或经认证的云服务器（需符合国家数据存储合规要求），IT部门需每月对服务器进行安全检查（如检测漏洞、查杀病毒），每季度进行一次数据完整性校验（确认数据无篡改、无丢失）；（二）一级数据采用“本地+异地”双备份机制，本地备份存储在公司专用存储设备（加密保护），异地备份存储在公司合作的合规云平台，备份频率为每日增量备份、每周全量备份，备份数据保存期限：一级数据保存至员工离职后5年，二级数据保存至员工离职后3年，三级数据保存至不再使用后1年；（三）禁止将HR系统数据存储在私人存储设备（如U盘、移动硬盘）、公共云存储（如个人网盘），禁止打印敏感数据（确需打印的需经审批，使用后立即粉碎销毁）。第十条数据传输安全：（一）公司内部传输HR数据（如人力资源部向财务部传输薪酬数据），需使用公司内部加密传输通道（如OA系统加密文件传输、专用FTP服务器），禁止通过微信、QQ、普通邮箱等非加密渠道传输；（二）向外部传输数据（如向社保部门提交缴费数据、向第三方机构提供员工培训数据），需先签订《数据传输安全协议》，明确数据用途、保密义务，传输时采用加密压缩包（设置复杂密码，密码通过单独渠道告知接收方），传输后确认接收方已安全接收并删除本地副本；（三）接收外部数据（如招聘简历、第三方背景调查报告），需先核查发送方身份，确认数据来源合法，接收后立即进行病毒查杀，存储时按对应级别数据要求分类管理。第五章安全事件应急处置第十一条数据安全事件分为四级，按不同级别启动应急响应：（一）一级事件（重大事件）：包括一级数据大规模泄露（如薪酬明细被外传）、系统被黑客攻击导致数据篡改/丢失、内部人员故意窃取敏感数据，此类事件需在1小时内上报管理小组组长及公司总经理；（二）二级事件（较大事件）：包括二级数据局部泄露（如个别员工联系方式被外传）、系统漏洞导致数据存在泄露风险、非故意操作导致少量数据删除，此类事件需在2小时内上报管理小组副组长；（三）三级事件（一般事件）：包括三级数据传播范围超出授权、系统短暂故障导致数据访问异常，此类事件需在4小时内上报“HR数据管理岗”；（四）四级事件（轻微事件）：包括个别员工权限配置错误、非敏感数据录入错误，此类事件需在8小时内上报“HR数据管理岗”。第十二条应急处置流程：（一）事件发现：员工发现数据安全问题的，需立即停止相关操作，保护现场（如保存操作记录、截图），并向“HR数据管理岗”或“系统安全岗”报告；（二）事件评估：管理小组接到报告后，立即组织评估事件级别、影响范围（如泄露数据的数量、涉及人员）、风险程度（如是否可能引发法律纠纷）；（三）应急处置：一级事件需立即切断泄露渠道（如关闭系统漏洞、冻结涉事账号），通知受影响员工采取防护措施（如更换银行卡密码），必要时聘请外部安全机构协助调查；二级事件需及时修复漏洞、回收违规权限，删除外传数据；三级及四级事件需及时纠正错误、恢复数据，避免事件扩大；（四）后续处理：事件处置完成后，管理小组需在3个工作日内形成《数据安全事件处理报告》，分析事件原因（如技术漏洞、人为操作失误）、处置措施、整改方案；对造成事件的责任人进行追责，同时组织全员学习，避免类似事件再次发生。第六章监督检查与责任追究第十三条监督检查机制：（一）日常检查：“HR数据管理岗”与“系统安全岗”每周对HR系统数据安全进行检查，内容包括：权限配置是否合规（如有无冗余权限、越权访问）、操作记录是否正常（如有无异常登录、批量下载）、备份数据是否完整，检查结果形成《周安全检查记录》；（二）定期审计：管理小组每季度开展一次全面数据安全审计，包括：查阅系统日志（检查异常操作）、抽查数据备份（确认可恢复性）、访谈员工（了解操作规范执行情况），审计结果在公司内部公示，存在问题的部门需制定整改计划，限期完成；（三）专项检查：在重大节点（如春节、国庆长假前）或接到安全预警（如行业内发生数据泄露事件）时，开展专项检查，重点排查系统漏洞、外部攻击风险，确保假期数据安全。第十四条责任追究：（一）员工违反本制度，有以下行为之一的，视情节轻重处理：未经审批访问、下载、复制敏感数据的，首次给予书面警告，扣减月度绩效奖金；二次给予记过处分，扣减季度绩效奖金；三次解除劳动合同；因操作失误导致数据泄露、丢失的，需承担数据恢复费用，造成轻微损失的（如少量二级数据泄露），给予口头警告；造成较大损失的（如一级数据局部泄露），给予记过处分，扣减绩效奖金；故意泄露、窃取敏感数据（如将薪酬明细外传、出售员工信息）的，立即解除劳动合同，没收非法所得，造成公司或员工损失的，依法追究赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。（二）部门负责人未履行管理职责（如未及时注销离职员工权限、未组织部门员工学习制度），导致本部门发生数据安全事件的，对部门负责人进行诫勉谈话，扣减年度绩效奖金；连续发生两次事件的，调整岗位。（三）IT部门未做好技术防护（如未及时修复系统漏洞、备份数据丢失），导致数据安全事件的，对“系统安全岗”负责人进行通报批评，扣减绩效奖金；造成重大损失的，追究部门负责人责任。第七章附则第十五条本制度由公司“HR系统数据安全管理小组”负责解释，