2026年塑料制品公司办公设备全生命周期管理制度

2026年塑料制品公司办公设备全生命周期管理制度第一章总则第一条为规范本公司办公设备（含计算机、打印机、复印机、投影仪、办公家具、电话机等）的全生命周期管理，实现设备采购合理、使用高效、维护及时、报废合规，降低企业运营成本，保障公司日常办公与经营活动有序开展，依据《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》及本公司章程，结合公司实际经营情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司内部所有部门及员工，涉及办公设备的需求申请、采购、验收、登记、使用、维护、盘点、调拨、报废等全流程管理。第三条办公设备管理遵循“统一规划、按需配置、全程管控、厉行节约”的原则，确保每台设备从采购到报废的全流程可追溯，避免设备闲置、浪费或违规处置。第四条公司各部门及员工须严格遵守本制度，积极配合办公设备管理工作，对违反制度规定导致设备损坏、丢失或造成公司损失的，将依法依规追究相关责任人责任。第二章管理职责分工第五条公司行政部是办公设备全生命周期管理的归口管理部门，主要职责包括：（一）制定办公设备年度配置计划与预算，报总经理审批后组织实施；（二）负责办公设备的采购招标、供应商筛选与评估，确保采购过程公开、公平、公正；（三）建立办公设备管理台账，详细记录设备名称、型号、规格、采购时间、采购金额、使用部门、使用人、保修期限、报废时间等信息；（四）组织办公设备的验收、维护、盘点、调拨及报废处置工作，定期核查设备使用状态；（五）制定办公设备使用与维护指南，开展设备使用培训，提高员工规范操作意识。第六条各部门负责人职责：（一）根据本部门工作需求，组织填写《办公设备需求申请表》，明确设备类型、数量、配置要求及使用场景，报行政部审核；（二）指定专人负责本部门办公设备的日常管理，监督员工规范使用设备，避免违规操作导致设备损坏；（三）配合行政部开展设备盘点、维护及调拨工作，及时反馈本部门设备使用过程中出现的问题；（四）审核本部门提出的设备维修、报废申请，确认申请事由真实合理后报行政部审批。第七条设备使用人职责：（一）严格按照设备使用指南操作设备，做好设备日常清洁与保养，避免因操作不当导致设备故障；（二）发现设备异常或故障时，及时向本部门设备管理员或行政部报告，不得擅自拆卸或维修；（三）离职或岗位调整时，按规定办理设备交接手续，确保设备完好移交；（四）配合行政部开展设备盘点、维护等工作，提供设备使用相关信息。第八条公司财务部职责：（一）审核办公设备采购预算，确保预算符合公司财务管理制度；（二）负责办公设备采购资金的支付，规范票据管理；（三）按会计准则对办公设备进行固定资产核算，计提折旧；（四）参与办公设备报废处置的价值评估，确保资产处置合规。第三章设备采购与验收管理第九条需求申请与审核各部门因工作需要新增或更换办公设备时，须填写《办公设备需求申请表》，注明设备名称、型号、规格、数量、预估金额、使用用途及必要性，经部门负责人签字后报行政部。行政部结合公司年度配置计划与现有设备存量，在3个工作日内完成审核，对符合需求的申请汇总后报总经理审批；对超出合理需求或可通过调拨解决的申请，反馈部门并说明理由。第十条采购实施（一）单次采购金额≥10万元的办公设备，行政部须通过公开招标方式选择供应商，招标过程邀请财务部参与监督，确保采购程序合规；（二）单次采购金额5万元-10万元的办公设备，行政部至少筛选3家合格供应商进行比价，对比产品质量、价格、售后服务等，形成《比价报告》报总经理审批后确定供应商；（三）单次采购金额＜5万元的办公设备，行政部从公司合格供应商名录中选择1-2家供应商议价，确定采购价格后报部门负责人审批实施。第十一条设备验收（一）办公设备到货后，行政部在2个工作日内组织使用部门、财务部共同进行验收，核对设备名称、型号、规格、数量是否与采购合同一致，检查设备外观是否完好、配件是否齐全；（二）对需要调试的设备（如计算机、打印机），须现场测试设备功能是否正常，确保满足使用需求；（三）验收合格的，三方在《办公设备验收单》上签字确认，行政部据此更新设备管理台账；验收不合格的，行政部立即联系供应商退换货，直至验收合格。第四章设备使用与维护管理第十二条设备登记与领用行政部在设备验收合格后1个工作日内，为每台设备分配唯一资产编号，录入管理台账，明确使用部门、使用人及保修期限。使用部门指定人员凭《设备领用单》到行政部领取设备，领用单经部门负责人签字后留存行政部备案，作为设备归属与责任划分的依据。第十三条日常使用管理（一）设备使用人须按操作指南使用设备，禁止在计算机上安装非工作所需软件，禁止违规改装打印机、复印机等设备，禁止将办公设备挪作私用或转借他人；（二）办公家具、投影仪等固定设备，未经行政部同意不得擅自移动位置；计算机、电话机等便携设备，使用人须妥善保管，避免丢失或损坏。第十四条维护与维修（一）行政部建立设备维护计划，对打印机、复印机等易损耗设备，每季度安排一次定期维护，检查设备运行状态，更换老化配件，确保设备正常使用；（二）设备出现故障时，使用人及时向行政部提交《设备维修申请单》，说明故障现象与发生时间。行政部在1个工作日内安排维修，属于保修期内的故障，联系供应商免费维修；超出保修期的，选择专业维修机构维修，维修费用经财务部审核后报销；（三）维修完成后，行政部组织使用人验收设备功能，验收合格后在《设备维修记录单》上签字，更新设备管理台账中的维修信息。第五章设备盘点与调拨管理第十五条设备盘点行政部每半年组织一次全面设备盘点，联合各部门对所有办公设备进行清查，核对设备编号、名称、使用部门、使用人、状态是否与管理台账一致。对盘盈的设备，查明来源后补充登记台账；对盘亏的设备，责令相关责任人说明原因，属于人为丢失或损坏的，按设备残值追究赔偿责任；盘点结果形成《办公设备盘点报告》，报总经理审批后存档。第十六条设备调拨（一）因部门人员调整或工作需求变化，需调拨设备时，调出部门填写《设备调拨申请表》，注明设备编号、名称、调拨原因、调出部门、调入部门，经双方部门负责人签字后报行政部；（二）行政部审核调拨合理性，在2个工作日内完成审批，组织双方部门办理设备交接，核对设备状态与配件，交接双方在调拨申请表上签字确认；（三）行政部根据调拨结果更新设备管理台账，明确新的使用部门与使用人。第六章设备报废管理第十七条报废条件符合下列条件之一的办公设备，可申请报废：（一）使用年限超过规定标准（计算机5年、打印机3年、办公家具8年，其他设备按行业标准），性能严重下降，无法满足工作需求，且维修成本超过设备残值的；（二）设备损坏严重，经专业机构鉴定无法维修或维修后仍无法正常使用的；（三）因技术更新换代，设备已淘汰，无法适配公司现有办公系统的；（四）存在安全隐患，继续使用可能引发安全事故的。第十八条报废流程（一）使用部门填写《办公设备报废申请表》，注明设备编号、名称、型号、购置时间、报废原因及残值预估，经部门负责人签字后报行政部；（二）行政部组织技术人员对申请报废的设备进行鉴定，确认是否符合报废条件，形成《报废鉴定报告》；（三）单次报废设备总价值≥5万元的，经行政部、财务部审核后报总经理审批；单次报废设备总价值＜5万元的，经行政部负责人审批；（四）审批通过后，行政部在3个工作日内将报废设备从管理台账中注销，组织合规处置（如出售给专业回收机构、交由环保部门处理），处置收入上缴财务部。第七章监督与追责第十九条行政部每月对设备使用、维护情况进行抽查，重点检查设备是否按规定使用、维修是否及时、台账记录是否完整，对发现的问题及时督促整改；每年度对设备管理工作进行总结，提出优化建议。第二十条财务部定期核查设备固定资产核算情况，确保折旧计提准确，报废处置收入管理合规，对发现的财务风险及时预警。第二十一条出现下列情形之一的，公司将对相关责任人进行处理：（一）未按审批流程擅自采购办公设备，或虚报需求导致设备闲置的；（二）违规使用设备导致设备损坏、丢失，或擅自将设备转借、挪用的；（三）设备出现故障未及时报告，导致故障扩大或影响工作的；（四）在设备盘点、调拨、报废过程中弄虚作假，隐瞒真实情况的；（五）未按规定处置报废设备，造成公司资产流失或环境污染的。第二十二条责任追究方式根据情节轻重分为：口头警告、书面通报批评、扣减当月绩效奖金（扣减比例3%-15%）、赔偿