非营利组织项目资金申请与使用记录表模板

非营利组织项目资金申请与使用记录表模板一、适用场景与背景说明本模板适用于各类非营利组织（如公益基金会、社会服务机构、慈善协会等）在项目全生命周期中的资金管理工作，具体场景包括：外部资金申请：向部门、基金会、企业或个人捐赠方申请项目资助时，需提交规范的资金申请计划；内部资金管理：对已获批的项目资金进行拨付、使用、报销及核算，保证资金流向清晰、合规；审计与公示：满足捐赠方、民政部门或第三方审计机构的资金使用核查要求，同时用于组织内部财务透明化公示；项目结项：作为项目资金使用总结的依据，支撑项目成果报告与结项验收。二、资金申请与使用全流程操作指南步骤1：项目立项与资金需求评估责任主体：项目负责人（张经理）、财务专员（李会计）操作内容：项目团队根据组织使命与服务对象需求，确定项目目标、实施周期及核心活动；财务专员协助项目负责人，结合活动规模、市场价格（如场地租赁、人员补贴、物资采购等），编制《项目资金预算表》，明确各项支出的明细金额及测算依据；预算需预留不超过5%的不可预见费，应对突发情况（如物价波动、活动调整等）。步骤2：填写《项目资金申请表》并提交审批责任主体：项目负责人、秘书长（王秘书长）、理事会（如需）操作内容：项目负责人根据预算结果，填写《项目资金申请表》（见模板1），附上项目计划书、预算明细表及相关佐证材料（如合作机构报价单、场地租赁协议等）；提交至组织内部财务部门进行初步审核，重点核查预算合理性、合规性；审核通过后，按组织权限报秘书长或理事会审批，外部资金申请需同步对接捐赠方要求（如部分基金会要求提供配套资金说明）。步骤3：资金拨付与使用登记责任主体：财务专员、项目负责人、经办人（赵助理）操作内容：财务专员在获批后5个工作日内，按项目进度分期拨付资金（如启动期50%、执行期40%、结项期10%），避免一次性大额拨付风险；项目负责人收到资金后，建立《项目资金使用明细台账》（见模板2），实时登记每笔支出的日期、用途、金额、收款方及凭证号，保证“一事一记”；经办人需凭合规票据（如增值税发票、行政收据、付款凭证等）报销，票据抬头需为“非营利组织全称”，且与项目名称一致。步骤4：支出报销与凭证归档责任主体：经办人、财务专员、项目负责人操作内容：经办人整理支出凭证（发票、银行回单、签收单等），在支出发生后10个工作日内填写《项目资金报销单》（见模板3），注明“项目编号”“支出事由”“预算科目”等信息；项目负责人审核报销单的真实性与预算匹配性，签字确认后提交财务部门；财务专员核对凭证完整性、金额准确性及审批手续是否齐全，无误后安排付款，并将凭证按项目分类编号存档（电子档+纸质档）。步骤5：台账更新与结项报告责任主体：财务专员、项目负责人操作内容：每月月底，财务专员汇总项目资金使用情况，更新《项目资金使用明细台账》，与预算进行对比分析，形成《项目资金执行进度表》；项目结项前1周，项目负责人编制《项目资金结项报告》（见模板4），说明资金总收支、结余处理方案（如捐赠方要求返还或转至同类项目）、使用效益等，附上审计报告（如外部资金需第三方审计）；报告经秘书长审批后，提交至捐赠方或理事会备案，结余资金按捐赠协议或组织章程处理，不得挪作他用。三、核心模板表格（含填写示例）模板1：项目资金申请表项目基本信息项目名称“乡村儿童阅读推广”项目项目编号NPO-2024-001申请单位市爱心公益服务中心项目负责人张经理，联系方式：138（仅内部联系，对外公示时隐去）项目实施周期2024年3月1日-2024年12月31日申请资金明细预算科目预算金额（元）人员费（项目补贴）30,000活动物资费（图书采购）50,000场地租赁费12,000交通费8,000不可预见费5,000合计105,000项目目标为3所乡村小学捐赠图书3,000册，开展阅读活动24场，覆盖儿童1,200名附件清单1.项目计划书；2.图书报价单；3.场地租赁意向书审批意见财务审核：李会计（签字）__________日期：2024-02-20秘书长审批：王秘书长（签字）__________日期：2024-02-25模板2：项目资金使用明细台账日期支出内容收款方金额（元）凭证号预算科目审批人备注2024-03-05图书采购（第一批）出版社20,000FP20240301活动物资费张经理采购图书400册2024-03-153月活动补贴张经理、赵助理2,500BT20240302人员费王秘书长按月发放2024-04-10场地租赁费镇文化站1,000ZL20240401场地租赁费张经理签订1年租赁协议……模板3：项目资金报销单报销信息项目名称“乡村儿童阅读推广”项目项目编号NPO-2024-001报销单位项目执行组经办人赵助理报销日期2024-03-20支出明细序号支出事由1图书运输费24月活动交通补贴合计金额1,700审批意见项目负责人：张经理（签字）__________日期：2024-03-20财务审核：李会计（签字）__________日期：2024-03-21出纳付款：__________日期：2024-03-22模板4：项目资金结项报告项目基本信息项目名称“乡村儿童阅读推广”项目项目编号NPO-2024-001资金总额（元）105,000（捐赠方：基金会）实际支出（元）98,500结余资金（元）6,500（按捐赠协议转至“乡村儿童艺术课堂”项目）资金使用分类汇总科目预算金额（元）人员费30,000活动物资费50,000场地租赁费12,000交通费8,000不可预见费5,000项目成果完成捐赠图书1,200册，覆盖5所乡村小学，开展阅读活动36场，受益儿童1,500名审计意见（可选）会计师事务所审计报告（编号：CPA2024-X）：资金使用合规，无违规支出附件清单1.资金使用明细台账；2.发票汇总表；3.审计报告；4.项目成果照片四、使用过程中的关键注意事项合规性优先：资金申请与使用需严格遵守《民间非营利组织会计制度》及捐赠协议约定，禁止用于与项目无关的支出（如行政办公费、人员工资福利等，除非协议明确允许）；外部资金需按捐赠方要求提供专项报告，部分基金会（如中国扶贫基金会）对“管理费”比例有上限规定（通常不超过总资金的10%）。凭证管理规范：所有支出必须取得合法合规票据，发票内容需与实际业务一致（如“图书采购”不得开具“办公用品”），避免“大头小票”“连号发票”等风险；凭证需注明项目名称及编号，保存期限不少于5年（涉及资助的需保存10年以上）。及时性与准确性：支出发生后10个工作日内完成报销，避免跨月跨年堆积；台账登记需实时更新，保证账实、账证、账账三相符；预算执行偏差超过10%时，需提交书面说明至财务部门，必要时调整项目计划并报审批。公开透明原则：定期（如每季度）向捐赠方及组织理事会公示资金使用情况，重大支出（如单笔超过1万元）需提前报备；项目结项后，通过官网、公众号等渠道向社会公开资金使用总结，接受公众监