业务合同审核与执行指南

业务合同审核与执行指南前言本指南旨在规范企业业务合同的审核流程与执行管理，通过明确各环节职责、细化操作步骤、提供工具模板，帮助业务部门、法务部门及财务部门协同合作，降低合同法律风险，保障企业合法权益，保证合同条款落地执行。本指南适用于采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等各类业务合同的审核与全过程管理。一、适用业务场景本指南适用于以下典型业务场景，可根据企业实际业务类型灵活调整：采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等对外采购业务；销售类合同：产品销售、技术服务、定制开发等对外销售业务；合作类合同：战略合作、项目合作、代理合作等联合经营业务；其他业务合同：涉及权利义务约定、经济利益分配的各类书面协议。二、合同审核全流程操作步骤合同审核需遵循“业务发起→多部门协同审核→最终审批→签署归档”的闭环流程，保证合同内容合法、合规、合理，符合企业利益。（一）合同发起与资料准备发起主体：由业务部门根据合作需求发起，填写《合同审批单》（见模板1），明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限等核心要素。资料清单：需同步提交以下材料，保证信息完整、准确：合作方主体资格证明（营业执照复印件、法定代表人身份证明等）；合同草案（需包含核心条款，如标的、数量、质量、价款、履行方式、违约责任、争议解决等）；与合作方的前期沟通记录（如邮件、会议纪要，体现双方协商一致的内容）；其他辅助材料（如技术规格书、验收标准等）。（二）业务部门初步审核审核职责：业务部门作为合同发起方，需对合同内容的真实性、必要性及业务可行性负责。审核重点：合作方背景：核实合作方经营资质、履约能力（如过往合作业绩、信用记录）；业务匹配度：合同标的、数量、质量是否符合企业业务需求，是否与前期沟通一致；商业条款：价款、付款方式、交付周期等商业条款是否合理，是否符合企业成本控制目标；风险初步识别：是否存在履约障碍（如产能不足、资质缺失等），并提出应对建议。输出结果：审核通过后，在《合同审批单》中签署意见并流转至法务部门；若需修改，标注具体意见并退回业务部门调整。（三）法务部门专业审核审核职责：法务部门负责审核合同的法律合规性、条款严谨性，防范法律风险。审核重点：主体资格：合作方是否具备签订合同的法定资质（如特殊行业经营许可证、法定代表人授权委托书等）；条款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款（如“霸王条款”）；权利义务对等：双方权利义务是否明确、对等，违约责任是否具体、可执行；争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖法院/仲裁机构是否明确、合理；特殊条款：知识产权归属、保密义务、不可抗力等条款是否完整，是否符合行业惯例。输出结果：审核通过后，在《合同审批单》中签署意见；若存在法律风险，出具《法律意见书》（见模板2），列明问题条款及修改建议，退回业务部门与合作方协商调整。（四）财务部门审核审核职责：财务部门负责审核合同中的财务条款，保证资金安全与财务合规。审核重点：价款与支付：价款计算是否准确，支付方式（预付款/进度款/尾款）、支付节点是否符合企业财务制度；税费承担：税费（如增值税、附加税）的承担方是否明确，是否符合税法规定；发票要求：发票类型（如增值税专用发票）、开具时间、交付方式是否约定清晰；履约保函/保证金：是否需收取履约保证金或提供保函，金额及返还条件是否合理；财务风险：是否存在大额预付款、超期付款等资金风险，并提出控制措施。输出结果：审核通过后，在《合同审批单》中签署意见；若财务条款不合理，标注修改意见并退回业务部门调整。（五）最终审批与签署审批权限：根据合同金额、重要性划分审批权限（如：10万元以下由业务负责人审批；10-50万元由分管副总审批；50万元以上由总经理审批）。审批流程：法务、财务部门审核通过后，合同审批单流转至最终审批人，审批人确认无异议后签署审批意见。合同签署：采用书面签署形式，合同文本需加盖企业公章或合同专用章（严禁以部门章代替）；若需法定代表人签字，需核对签字人身份信息；合同签署一式多份（至少企业留存2份，合作方1份），双方各执一份，原件由档案管理部门统一归档。三、合同执行阶段管理要点合同签署后，进入履行阶段，需通过“交底→跟踪→变更→验收→归档”流程，保证合同条款落地。（一）合同交底交底主体：业务部门负责人向执行团队（如项目经理、销售人员）进行合同交底。交底内容：合同核心条款（标的、数量、质量、交付时间、付款节点）；双方权利义务与违约责任；履行过程中的风险点及应对措施；沟通对接人（企业方与合作方联系人、联系方式）。输出结果：形成《合同交底记录》（见模板3），由执行团队成员签字确认，保证全员理解合同要求。（二）履行跟踪与记录跟踪主体：业务部门指定专人（如项目经理）作为合同执行负责人，全程跟踪履行进度。跟踪重点：进度监控：对照合同约定的交付节点（如供货时间、服务阶段），记录实际完成情况；质量把控：严格按照合同约定的质量标准（如国家标准、行业标准、技术协议）进行验收；沟通协调：定期与合作方沟通履约情况，及时解决履行中的问题（如延迟交付、质量瑕疵）。记录要求：填写《合同履行跟踪表》（见模板4），详细记录每个节点的履行时间、参与人员、问题及处理结果，保证过程可追溯。（三）合同变更管理变更情形：因市场变化、需求调整、不可抗力等因素导致合同需变更的，需履行变更程序。变更流程：发起变更：业务部门与合作方协商一致后，填写《合同变更申请表》（见模板5），说明变更事项、原因及新条款；审核变更：参照原合同审核流程（业务、法务、财务部门审核），重点审核变更内容的合法性、合理性及对合同整体的影响；签署变更协议：审核通过后，双方签订《合同变更协议》（作为原合同的补充协议），明确变更后的条款，变更协议与原合同具有同等法律效力。注意事项：严禁口头变更合同，所有变更必须形成书面协议并经审批后生效。（四）验收与结算验收主体：业务部门联合技术部门、质量部门进行验收（如涉及产品交付，需检验数量、质量；涉及服务交付，需验收服务成果）。验收标准：严格按照合同约定的验收标准执行，形成《验收报告》（见模板6），由双方签字确认。结算流程：业务部门根据验收结果，开具结算单，财务部门核对合同条款与验收报告；确认无误后，财务部门按约定方式（如银行转账）支付款项，并要求合作方提供合规发票；付款后，在《合同履行跟踪表》中记录结算信息，完成闭环。（五）档案归档归档主体：档案管理部门负责合同及相关资料的归档管理。归档范围：合同文本、审批单、法律意见书、履行跟踪表、变更协议、验收报告、沟通记录等全部过程性资料。归档要求：合同文本需为原件，复印件需注明“与原件一致”并由经办人签字；资料按“合同编号+合作方名称”分类整理，电子版与纸质版同步归档；归档后建立合同台账，记录合同基本信息、履行状态、归档日期等，便于后续查询。四、常用工具模板模板1：合同审批单合同名称合同编号合作方名称签约日期合同金额（元）大写：_________________________履行期限自_年_月_日至_年__月__日业务部门发起人审核环节审核内容摘要审核意见审核人业务部门审核业务可行性、商业条款合理性*经理法务部门审核法律合规性、条款严谨性*法务专员财务部门审核财务条款、资金风险*财务经理最终审批人权限内综合审核*副总/总经理模板2：法律意见书合同名称合同编号合作方名称审核日期2023–审核部门法务部审核人*法务专员风险问题描述1.第X条：“争议解决方式约定由甲方所在地法院管辖”，但未明确具体城市，可能导致管辖争议；2.第Y条：“违约方承担守约方律师费”，未明确律师费的计算标准，可能存在执行风险；修改建议1.将“甲方所在地”修改为“甲方注册地（省市）”；2.补充“律师费以实际发生的有效票据为准，不超过合同总金额的10%”。审核结论□通过□需修改后再次审核□不通过模板3：合同交底记录合同名称合同编号交底部门业务一部交底日期2023–交底人*业务经理参与人员项目经理、技术专员、*销售代表交底内容1.合同标的：采购设备10台，单价5万元，总金额50万元；2.交付时间：2023年月日前交付至甲方指定地点；3.付款节点：预付款30%（合同签订后5个工作日），验收合格后付70%；4.违约责任：延迟交付每日按合同总额的0.5%支付违约金，最高不超过5%。风险提示合作方过往有1次延迟交付记录，需提前1周确认生产进度，避免违约。确认签字参与人员1：*项目经理（签字）参与人员2：*技术专员（签字）参与人员3：*销售代表（签字）模板4：合同履行跟踪表合同名称合同编号合作方名称履行期限2023–至2023–负责人*项目经理联系电话138–履行阶段时间节点完成情况问题描述（若有）合同签订2023–已完成无预付款支付2023–已完成无生产备货2023–至2023–已完成80%因原材料短缺延迟2天设备交付2023–待完成需协调物流车辆验收2023–待完成无模板5：合同变更申请表原合同名称原合同编号合作方名称变更日期2023–变更事项□标的变更□数量变更□价款变更□履行期限变更□其他：__________变更原因因市场需求调整，设备数量由10台变更为8台变更后内容原合同第2条“采购设备10台”修改为“采购设备8台”，总金额由50万元变更为40万元。审核意见业务部门同意变更，符合业务需求*业务经理法务部门条款修改合法，无法律风险*法务专员财务部门价款调整合理，资金风险可控*财务经理变更协议签署双方已签订《合同变更协议》（编号：__________），自签署之日起生效。模板6：验收报告合同名称合同编号合作方名称验收日期2023–验收地点验收方式□现场验收□文件验收□其他：__________验收内容1.设备数量：8台，与变更后合同一致；2.设备规格：型号-2023，符合技术协议要求；3.质量标准：通过第三方检测机构检测，合格证书编号：__________。验收结论□合格□不合格（需整改）不合格整改情况（若适用）签字确认企业方验收人*技术总监（签字）企业方日期2023–合作方验收人*合作方代表（签字）合作方日期2023–五、关键风险提示与操作要点（一）审核阶段风险防控合作方主体风险：严禁与无资质、被吊销营业执照或处于失信状态的合作方签约，可通过“国家企业信用信息公示系统”查询合作方信用状况。条款歧义风险：合同用语需规范、明确，避免使用“大概”“左右”等模糊表述，关键条款（如履行时间、违约责任）需量化、可执行。单方面义务风险：审核时重点关注是否存在“企业单方面承担全部责任、合作方免责”的不平等条款，保证权利义务对等。（二）执行阶段风险防控履约证据留存：沟通记录（邮件、）、交付凭证、验收报告、付款凭证等需书面化或电子化留存，避免口头约定导致纠纷时无据可查。变更合规性：任何合同变更必须签订书面协议，严禁未经审批擅自变更条款，防止“先