行政文件归档管理标准模板文档分类与存储指南

行政文件归档管理标准模板文档分类与存储指南一、适用范围与工作场景本指南适用于各类企业、事业单位及机关的行政管理部门，涵盖日常办公中形成的各类行政文件（如请示报告、会议纪要、制度规范、合同协议、人事档案、财务凭证等）的分类、整理、归档及全生命周期管理。特别适用于新设部门需建立档案管理体系、年度文件集中归档、审计检查前的档案规范整理、历史档案梳理等场景，保证行政文件管理标准化、规范化，提升查阅效率，降低合规风险。二、行政文件归档操作流程详解（一）文件收集：全面覆盖，应归尽归明确归档范围：根据《文件归档范围及保管期限表》，涵盖各部门在履职过程中形成的具有保存价值的纸质文件、电子文件（含邮件、扫描件、办公系统数据等）。示例：年度工作计划与总结、部门会议纪要、跨部门协作函件、员工劳动合同、固定资产采购合同、公章使用登记表等均需归档；临时性通知、草稿文件（无最终审批签章）除外。确定收集责任：各部门指定专人（如部门文秘）作为文件收集责任人，每月末向档案管理员提交当月应归档文件清单，保证无遗漏。文件初步筛选：对收集的文件进行检查，剔除重复件、无效件（如无签字的草稿、过期通知），保证文件内容完整、字迹清晰（纸质文件）或可正常读取（电子文件）。（二）文件分类：科学分层，逻辑清晰采用“一级分类+二级分类+三级分类”的三级分类法，保证文件归属明确、层级分明。1.一级分类（按部门/职能划分）根据文件形成部门或核心职能，划分为一级类别，编码规则为“两位字母+两位数字”（如“XZ-01”代表“行政部”）。一级分类编码一级分类名称说明XZ-01行政管理类包含行政制度、会议管理、公章管理、后勤保障等文件RS-02人力资源类包含招聘、培训、薪酬、劳动合同、人事任免等文件CW-03财务管理类包含预算、报销、发票、审计报告、合同付款等文件FA-04法务合规类包含合同协议、法律纠纷、合规审查、知识产权等文件GL-05工程项目类包含项目立项、招投标、施工管理、验收报告等文件（仅限有工程项目单位）2.二级分类（按文件类型划分）在一级分类下，根据文件性质划分为二级类别，编码规则为“一级分类编码+两位数字”（如“XZ-01-01”代表“行政制度”）。一级分类编码二级分类编码二级分类名称说明XZ-01XZ-01-01行政制度公司级、部门级管理制度、管理办法XZ-01XZ-01-02会议管理年度/月度工作会议、专题会议纪要RS-02RS-02-01招聘培训招聘启事、面试记录、培训计划与总结CW-03CW-03-01预算决算年度预算报表、季度执行分析、年度决算报告3.三级分类（按具体事项/年度划分）在二级分类下，根据具体事项、年份或项目名称划分三级类别，编码规则为“二级分类编码+两位数字/年份”（如“XZ-01-01-2023”代表“2023年行政制度”）。二级分类编码三级分类编码三级分类名称说明XZ-01-01XZ-01-01-01公司级制度《考勤管理制度》《办公用品管理办法》等XZ-01-02XZ-01-02-20232023年会议纪要2023年1-12月各部门会议纪要RS-02-01RS-02-01-01校园招聘2023年校园招聘简历、笔试面试记录（三）文件整理：规范整理，便于检索纸质文件整理：按件装订：对单份文件去除金属夹、回形针，采用“三孔一线”方式装订，厚度不超过1cm；超过1cm的按“卷”装订，加装封面、脊背（注明分类编码、标题、年份）。编页号：每份文件从首页开始用铅笔在右上角编写连续页号，空白页不编号。填写备考表：每份案卷附《备考表》，注明文件数量、缺损情况、整理人（如“整理人：*”）、日期。电子文件整理：格式规范：电子文件统一保存为PDF（扫描件）或DOCX（Office文档），图片文件分辨率不低于300DPI，避免使用加密格式。命名规则：采用“分类编码+文件标题+年份+流水号”格式（如“XZ-01-01-2023-考勤管理制度-01”），避免特殊字符。目录结构：在指定服务器路径（如“”）下建立文件夹，按三级分类存放电子文件。（四）档案录入：信息完整，动态更新填写归档登记表：使用《行政文件归档登记表》（详见模板1），逐项录入文件信息，保证字段完整：文件名称：与文件标题一致，如“2023年度员工培训计划”。分类编码：按三级分类填写，如“RS-02-01-2023”。形成部门：文件签发部门，如“人力资源部”。形成日期：文件签发日期，格式为“YYYY-MM-DD”。保管期限：根据《保管期限表》确定（如“永久”“30年”“10年”）。存放位置：纸质文件填写档案柜编号（如“A-01-03”代表A区1排3柜），电子文件填写服务器路径。备注：特殊情况说明（如“复印件”“原件已扫描”）。系统录入：将归档登记表信息录入档案管理系统（如OA系统、专业档案软件），支持关键词检索（按文件名称、部门、日期等），保证纸质与电子档案信息一致。（五）档案存储：安全规范，分类存放纸质档案存储：存放环境：专用档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如灭火器、温湿度计、密集柜），温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。排列规则：按分类编码顺序从上至下、从左至右排列，档案柜张贴分类索引标签（如“A区：XZ-01行政管理类”）。电子档案存储：本地存储：存储于专用服务器，定期（每周）备份至移动硬盘，备份文件标注“备份日期+操作人”（如“2023-10-01-*”）。异地存储：重要电子档案（如合同、财务凭证）每年刻录一次光盘备份，光盘标注“分类编码+年份+备份日期”，存放于防磁柜中。（六）档案借阅与销毁：全程留痕，合规管理借阅管理：借阅申请：填写《档案借阅申请表》（详见模板2），注明借阅人（如“借阅人：”）、文件名称、借阅事由、归还日期，经部门负责人及档案管理员*审批后借阅。借阅登记：借阅时在《档案借阅登记表》（详见模板3）中登记借阅时间、归还时间，借阅期限不超过7天（特殊情况需延长，需重新审批）。注意事项：借阅人员不得涂改、抽取、拆散档案，归还时档案管理员*检查文件完整性，如有损坏需照价赔偿。档案销毁：鉴定审批：对达到保管期限的档案，由档案管理员编制《档案销毁清册》，会同行政负责人、法务负责人共同鉴定，确认无保存价值后，报总经理审批。销毁执行：纸质档案采用碎纸机销毁，电子文件彻底删除（并清除回收站），由两人以上（如档案管理员、行政助理）共同监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。三、行政文件管理模板示例模板1：行政文件归档登记表文件名称分类编码形成部门形成日期保管期限存放位置（纸质/电子）页数备注2023年度员工培训计划RS-02-01-2023人力资源部2023-01-1510年纸质：B-02-05；电子：\20238含附件3份关于规范公章使用流程的通知XZ-01-01-2023行政部2023-03-20永久纸质：A-01-03；电子：5原件模板2：档案借阅申请表借阅人部门联系方式借阅日期赵六*市场10-10文件名称分类编码借阅事由归还日期2022年度销售合同FA-04-01-2022审计核查2023-10-17模板3：档案借阅登记表借阅日期文件名称分类编码借阅人归还日期经办人备注2023-10-102022年度销售合同FA-04-01-2022赵六*2023-10-16档案管理员*无损坏2023-10-12公司年会纪要XZ-01-02-2023孙七*2023-10-18档案管理员*复印件四、关键注意事项与管理要求分类标准统一性：一旦确定分类规则，不得随意变更，如需调整需经行政负责人*审批并更新《文件分类目录》，保证全员执行一致。电子文件备份：电子档案需“本地+异地”双重备份，每月检查备份文件完整性，防止因服务器故障、病毒攻击导致数据丢失。档案保密管理：涉密文件（如未公开的财务数据、合同条款）需单独存放，加密管理，借阅需经总经理*审批，严禁非授权人员查阅。定期检查机制：每季度由档案管理员*对档案库进行一次全面检查，重点查看纸质文件霉变、虫蛀情况，电子文件读取异常问题，及时整改并记录检查结果。人员培训要求：新入