2.讲义-人工智能工具与智能办公系统应用-基础学习班-诸葛斌-第二章　智能文档创作

自考辅导《人工智能工具与智能办公系统应用》第二章智能文档创作第1页第二章智能文档创作第01讲智能文档创作介绍

2.1智能文档创作基础

2.2智能文档创作优化

2.3智能文档协同管理

2.4多模态智能文档创作

目录

2.1智能文档创作基础

2.1.1智能文档创作介绍

2.1.2智能文档创作分类

2.1.3智能文档创作模式

2.1.4智能文档创作简单案例

2.1.1智能文档创作介绍

智能文档的概念

智能文档创作是通过AI技术（如自然语言处理）辅助用户高效生成、编辑、优化文档的工具或系统。

在撰写报告时，AI可自动生成初稿框架，用户只需在此基础上进行内容填充与创意发挥。

利用AI技术，可实现文档内容的自动纠错、润色、排版等功能，提升文档质量。

使用deepseek设计问卷

输入：

“生成针对大学生的咖啡消费问卷，包含消费频率、价格敏感度、品牌偏好、场景需求4个维度，每题需有防无效答题设计。”

改写语气

传统文档创作方式在现代企业办公中的局限性

01高度依赖人工操作

无论是数据输入、格式调整，还是内容校对，都需要用户手动完成，这不仅容易导致人为错误，还极大地浪费了时间和精力。

02缺乏智能创作能力

无法根据用户的需求自动生成内容、提供智能建议或优化文档结构。用户往往需要花费大量时间进行构思和撰写，难以高效地完成高质量的文档。

03协作困难版本混乱

多人同时编辑同一文档时，容易出现冲突和混乱。

文档的版本管理也较为复杂，缺乏清晰的版本追踪和变更记录功能。

04多源信息整合障碍

现代企业办公中，文档内容往往需要整合来自不同来源的信息，如数据库、网页、邮件等。然而，传统文档工具在多源信息整合方面存在较大障碍

智能文档核心特点

智能文档应用场景

场景示例1

文章写作

对部分文字优化

场景示例2

知识点梳理

第02讲智能文档创作模式

2.1.2智能文档创作模式

两种模式

独立AI工具+文档模式

AI工具外挂+文档载体

既保留传统文档的兼容性和易用性，又赋予其强大的智能化能力

办公平台嵌入AI智能创作

“未来的办公软件将不再是工具，而是具有领域知识的数字同事。”

一站式的智能化文档创作与管理平台

·智能创作

·实时协作

·版本管理

·丰富的模板

·

适用场景对比场景类型独立AI工具办公平台嵌入AI内容创作适合小说、剧本、学术论文、技术文档、代码生成。适合商业报告、邮件、会议纪要、PPT大纲。协作需求更适合个人深度创作，用户可以独立完成复杂任务。更适合团队实时协作，如多人编辑文档时AI自动汇总。格式要求格式灵活，适合创意性内容创作，后期可手动调整排版。格式严格，需直接适配企业模板，减少手动调整。工作流整合跨平台自由组合工具链，用户可以根据需求选择不同的AI工具。依赖办公生态，适合在特定平台内完成所有工作。应急场景需快速生成草稿或灵感，适合紧急创意需求。快速完成标准化文档（如合同、提案），适合紧急的商务需求。

第03讲智能文档创作分类

2.1.3智能文档创作分类

文本生成

不同于传统的文字处理工具，文本生成通过模拟人类语言逻辑与知识体系，实现了从"辅助写作"到"自主创作"的跨越式发展。

通过输入关键词、主题或简要描述，快速获得符合需求的文本。

填入关键词快速生成文章——方式1

场景描述

一位专业的市场营销人员面临着一项紧迫的任务，那就是需要在有限的时间内撰写一篇关于新产品推广的文章。然而，他目前正遭遇着灵感的瓶颈，这使得完成这项任务变得更加具有挑战性。

通过智能文档创作平台，他只需输入几个关键词，如“创新科技”、“智能家居”、“节能环保”，系统便能立即生成一篇结构完整、内容丰富的推广文章。

操作流程

左侧菜单栏的【文档】

>>【AI创作】

>>【写文档】

>>选择【营销活动策划】

>>修改输入框中预设的提示语句，填入产品名称和产品特点

>>【创作】生成内容

填入关键词快速生成文章——方式2

场景描述

小章是一名准研究生，现在面临选择导师的关键节点，他想要给心仪的导师王教授写一篇自我推荐信，但是不知道如何措辞才显得真诚且有礼貌，这时候就可以使用智能文档来生成一篇邮件文稿。

操作流程

左侧菜单栏的【文档】

>>【新建】

>>【文档】【智能创作】

>>【更多】

>>【电子邮件】

>>修改输入框中预设的提示语句

>>【创作】

生成内容

内容优化

内容优化——润色

快速润色

选中需要润色的文本

>>【智能创作】

>>【帮我润色】

>>【创作】

自定义润色

选中需要润色的文本

>>【智能创作】

>>填入自定义提示词

内容优化——改写语气

选中需要改写的文本

>>【智能创作】

>>【改写语气】

>>【更专业/更轻松/更直白/更自信/更友好...】

文档阅读

迅速地从冗长复杂的文档中提炼出核心信息，并生成一个简洁而清晰的内容概述。

适合于处理那些信息量巨大、内容密集的文本，比如学术论文、商业报告以及新闻资讯等。

文档阅读——文献速读

·英文能力不足

·专业术语复杂性

·逻辑推理要求高

·时间成本高

·

在通义AI平台上，点击左侧栏的【效率】

>>在工具箱中选择【阅读助手】

>>选择【论文】

>>上传文档

在【我的记录】中可以看到阅读完成的文档

在右下方的提问框中还可以进行【智能问答】。

第04讲智能文档创作简单案例

2.1.4智能文档创作简单案例（实操）

第05讲智能文档创作提示词设计

目录

2.2智能文档创作优化

2.2.1智能文档创作提示词设计

2.2.2高级提示词设计技巧

2.2.3智能文档创作格式兼容

2.2.4智能文档创作优化案例

2.2.1智能文档创作提示词设计

提示词设计对智能文档创作的关键作用

提示词设计基本原则——明确性

模糊提示："写一篇关于人工智能的文章"

用具体场景+数据+目标锁定方向

明确提示："撰写一篇1500字的技术科普文章，介绍人工智能在医疗领域的应用现状和发展趋势，面向非技术背景读者，使用通俗易懂的语言，包含3-5个实际案例"

提示词设计基本原则——结构化

错误示范

“写一个季度财报总结”

正确示范

分点式结构（适用于报告、方案）

“生成季度财报总结，需包含以下部分：①营收增长数据；②成本优化措施；③未来风险预警。”

错误示范

“撰写AI发展史”

正确示范

时间轴结构（适用于历史回顾、项目规划）

“撰写AI发展史文章，按年代分点：1950-1970（萌芽期）、1980-2000（低谷期）、2010至今（爆发期），每阶段需提及关键人物和事件。”

错误示范

“创作一篇SEO优化指南”

正确示范

问题-解决方案结构（适用于指南、教程）

创作一篇SEO优化指南，结构为：①用户痛点（网站流量低）；②5个解决方案（含具体工具推荐）；③效果数据对比。

提示词设计基本原则——上下文丰富

正确示范

行业术语注入（金融领域）

“撰写金融风险评估报告，需使用术语‘信用违约互换’、‘量化宽松政策’，并引用《华尔街日报》2025年数据。”

正确示范

文化背景适配（跨地域营销）

“为中国市场设计广告文案，需融入‘匠人精神’文化元素，避免使用西方幽默风格。”

提示词设计基本原则——约束条件

正确示范

格式约束

“介绍一个线性代数知识点，公式需要使用latex格式。”

不同类型文档的提示词设计

技术文档需要准确性、专业性和清晰的逻辑结构

技术文档提示示例

编写一份低代码平台的入门指南，面向无代码开发经验的开发者。

内容应包括：

1.介绍低代码平台的功能和优势，以及适用场景。

2.帮助用户快速搭建一个简单的低代码应用。

3.通过实际案例展示如何使用低代码平台构建应用。

专业术语包括：低代码（Low-Code）、拖拽式开发（Drag-and-DropDevelopment）、组件（Component）、工作流（Workflow）

商业报告需要数据支持、清晰的分析和专业的呈现

营销文案需要吸引力、说服力和明确的行动号召

提示词设计对智能文档创作的关键作用

营销文案提示示例

为一家高端智能手表品牌撰写产品页面文案，突出以下特点：

-健康监测精准度达到医疗级

-30天长续航

-奢侈品级别外观设计

目标受众：30-45岁高收入专业人士

文案要求：

1.吸引人的标题（不超过10个词）

2.3个核心卖点的情感化描述

3.包含社会认同元素（如"被1000+医生推荐"）

4.强有力的购买行动号召

风格：精致、专业但不过于技术性

不同类型文档的提示词设计

学术论文需要严谨的方法论、充分的文献支持和规范的格式。

第06讲高级提示词设计技巧

2.2.2高级提示词设计技巧

角色扮演法

角色扮演法——操作步骤

案例：为校园活动策划撰写一份策划书

提示词设计：

你是一名活动策划专家，需要为学校即将举办的文化节制定一份详细的策划书。请特别注意以下几个方面：

1.活动的主题和目标

2.活动的时间和地点

3.各类活动内容的安排

4.预算和资源需求

5.活动的宣传和推广

要求使用清晰的结构，分条列明各项内容，确保信息完整、一目了然。

优化方向：

加入往届活动的成功经验及创新点。

明确各项任务的具体负责人和时间节点。分步引导法

分步引导法——操作步骤

案例：创作一篇关于"元宇宙对教育的影响"的分析文章

步骤1提示词：

请列出元宇宙技术可能对教育领域产生的5个主要影响，每个影响需包含潜在优势和挑战。

步骤2提示词：

基于上述影响，深入分析教育从业者角色和机构形态可能发生的变化。

步骤3提示词：

加入具体案例（如哈佛大学的元宇宙课堂实验）。

补充伦理问题（如虚拟身份对学生心理健康的影响）。

步骤4提示词：

将这些内容组织成一篇结构完整的文章，包含引言和结论

要求：使用技术文档风格，包含专业术语但解释清晰

示例引导法

示例引导法——操作步骤

案例：撰写"区块链在供应链管理中的应用"文章

提示词：

请按照以下示例的风格和格式，撰写一篇关于"区块链在供应链管理中的应用"的文章：

[示例内容开始]

标题：人工智能在客户服务中的变革性作用

引言：在数字化时代，客户服务正经历着前所未有的变革...

主体：1.聊天机器人的普及...2.情感分析技术的应用...3.预测性服务的兴起...

结论：随着AI技术的不断发展...

[示例内容结束]

请保持类似的文章结构和写作风格，但主题改为区块链在供应链管理中的应用。

迭代优化法

迭代优化法——操作步骤

撰写"社交媒体对大学生学习效率的影响"研究报告

第1轮提示：生成核心内容大纲

请为"社交媒体对大学生学习效率的影响"报告生成一个研究大纲，包含：

3个主要研究方向（如时间管理、注意力分散等）

每个方向需列出2个论证点（观点+可能的证据类型）

第2轮：提供具体反馈并优化

反馈：

1.第三个方向“心理健康与学习动力”范围较广。

2.“脑电图（EEG）数据”在一般社科研究中成本较高，可能超出学生团队的实操范围

优化提示词：

1.第三点拆解或调整表述，使其更聚焦“学习效率”

2.第二点补充低成本替代方案

第07讲智能文档创作格式兼容

2.2.3智能文档创作格式兼容

文档创作中的格式难题

AI工具与Word的格式兼容性差异

传统解决方法

·删除

·查找替换

缺点

·费时费力

·大量文本不适用

·格式消失，需要重新调整

进阶解决方法

支持Markdown格式的软件进行格式转换。

缺点

·需要下载相关软件

·存在学习成本

支持Markdown编辑的软件——Typora

DeepSeek魔法指令·使用DeepSeek指令：“生成html格式”·运行HTML·选中——复制到文档中优点·便捷高效·格式优美丰富

夸克浏览器

·官网连接：/?entry=sem_pinzhuanbdsempckk

·AI写作

·点【下载】

·前往云文档查看

·点击下载按钮

·打开下载的文档

下载的文档

夸克AI显示

下载的文档

智能文档

·输入指令

·完成后插入内容

第08讲智能文档创作优化案例

2.2.4智能文档创作优化案例（实操）

第09讲协同编辑与实时交互

目录

2.3智能文档协同管理

2.3.1协同编辑与实时交互

2.3.2多层级权限管控

2.3.3协同编辑案例

2.3.4权限设置案例

2.3.1协同编辑与实时交互

数字化办公时代的协同困境与破局

智能工具如何打破传统束缚，实现高效协同

多用户同步编辑：打破“接力式办公”

交互式批注与即时通讯：让讨论“长在文档里”

内容变更动态追踪：让协作“有迹可循”

应用场景

操作演示——识别待办

操作步骤

▷选中文字

▷智能创作

▷识别待办

识别内容

@负责人

通知信息

通知负责人

操作演示——选择协作者

操作步骤

▷【分享】

▷【邀请协作者】

▷选择协作人

▷开通权限

▷发送通知

操作演示——公开文档

操作步骤

▷【分享】

▷选择【分享范围】

操作演示——划词评论

操作步骤

▷选中文本

▷【评论】

▷填写评论内容

▷选择通知对象

▷【发送】操作演示——历史记录

操作步骤

▷右上方三个点号>>历史记录

第10讲多层级权限管控

2.3.2多层级权限管控

权限管理的必要性

权限管理的发展

权限管理的核心痛点——权限分配过宽

权限管理的核心痛点——权限管理复杂

权限管理的核心痛点——权限更新滞后

权限管理的核心痛点——外部协作权限失控

构建高效权限管理体系

动态调整——权限随人员变动和业务变化自动更新

01.与人事系统联动

员工入职、调岗、离职时，权限自动分配、更新或回收。

02.员工离职权限回收

离职员工权限及时收回，防止信息泄露风险。

智能协作文档权限设置

浏览权限设置选项

编辑权限设置选项

管理权限设置选项

特殊权限设置

操作演示——修改默认的权限配置

【分享】→【权限配置】拥有文档、文件、文件夹「可管理」权限的人，可以在「权限管理-权限配置」中调整权限规则配置

操作演示——配置协作者权限

【分享】→【权限管理】→【添加协作者】

【选择协作者】→【确定】→【开通权限】

【勾选】→【修改权限】

第11讲协同编辑案例

2.3.3协同编辑案例（实操）

第12讲权限设置案例

2.3.4权限设置案例（实操）

第13讲多源文档内容智能提取

目录

2.4多模态智能文档创作

2.4.1多源文档内容智能提取

2.4.2数据录入整合与图表生成

2.4.3智能生成PPT与优化策略

2.4.4多模态智能文档创作案例

2.4.1多源文档内容智能提取

背景介绍

意义

文本内容提取：借AI之力，精准高效提炼解析文本内容

图片内容提取：利用AI工具高效进行图片内容的精准提取与分析

表格内容提取：借AI之力，精准高效提炼分析表格内容

第14讲数据录入整合与图表生成

2.4.2数据录入整合与图表生成

AI工具在数据录入整合中的优势

智能文档创作之数据录入整合：

上传文件后输入指令“将第一个附件中的平时成绩和期末成绩根据姓名对应到第二个附件中，并将填入平时成绩和期末成绩的第二个附件表格中的所有数据内容导出，以HTML工具文件形式，并在页面中支持Excel导出按键功能”

点击“运行HTML”之后，在新界面中点击“导出Excel文件”，即可下载得到学生成绩完整表。

AI工具在图表生成中的应用

智能文档创作之图片生成

根据指令，系统会生成四张图片，可以根据需求选择以下操作：

插入：确认并保存当前选择的图片，开始使用。

换一换：生成四张新的图片，替换当前内容。

弃用：取消当前图片的生成，不进行保存。

智能文档创作之表格生成

根据指令，系统会生成表格，可以根据需求选择以下操作：

完成：确认并保存