企业保密管理制度

——企业保密管理制度1总则1.1为保护公司商业秘密、知识产权及其他核心信息安全，维护公司合法权益和竞争优势，保障公司经营管理活动有序开展，依据《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。1.2本制度所称保密信息，是指公司在经营管理、业务开展、技术研发等各项活动中形成或获取的，不为公众所知悉、能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的各类信息，以及虽未明确标注但具有保密属性的公司内部信息。1.3本制度适用于公司全体在职员工（含试用期员工、正式员工、劳务派遣人员）、离职员工，以及为公司提供服务的外部合作方（包括但不限于供应商、服务商、顾问、实习生等）。1.4保密管理遵循“全员参与、分级管控、预防为主、违规必究”的原则，确保保密信息全生命周期安全可控。1.5行政部是公司保密管理的归口部门，负责保密制度的制定、修订、宣传培训及监督执行；各部门负责人为本部门保密管理第一责任人，负责本部门保密信息的日常管控及员工保密行为的监督；全体员工均有义务遵守本制度规定，严格履行保密责任。2保密信息范围2.1经营管理类保密信息：（1）公司发展战略、经营规划、年度计划及预算、未公开的财务数据、投融资方案、并购重组计划等；（2）股东会、董事会、管理层会议纪要及决议，重要商业谈判策略及进展情况；（3）客户名单、客户联系方式、合作协议条款、销售价格体系、采购渠道及价格、供应商信息等；（4）公司组织架构调整方案、人员编制计划、薪酬福利体系、绩效考核标准等内部管理信息。2.2技术研发类保密信息：（1）产品设计图纸、技术方案、研发报告、技术参数、工艺流程、配方、样品等；（2）专利申请文件、软件源代码、数据库、算法模型、技术秘密等；（3）技术合作与交流过程中获取的第三方保密技术信息，以及公司对外技术输出的限制性信息。2.3行政人事类保密信息：（1）员工个人档案信息、身份证号、银行卡号、家庭住址等个人敏感信息；（2）公司内部规章制度未公开的修订草案、员工奖惩记录、劳动争议处理情况等；（3）公司印章使用记录、涉密文件流转记录、档案管理中的核心信息等。2.4其他类保密信息：（1）公司与第三方签订的保密协议、竞业限制协议等法律文件；（2）公司未公开的荣誉资质、诉讼仲裁资料、应对危机事件的预案等；（3）经公司明确标注为“保密”“内部资料”“不得外传”的各类文件、数据及信息。3保密责任与义务3.1员工保密责任与义务：（1）主动学习并严格遵守本制度及公司其他保密规定，增强保密意识，自觉维护公司保密信息安全；（2）在工作中仅能为完成本职工作而接触、使用保密信息，不得超出工作权限获取或使用无关的保密信息；（3）对工作中接触的保密信息严格保密，不得向任何无关人员（包括亲友、同事）泄露，不得在公共场合（如咖啡厅、地铁、社交平台）谈论保密信息；（4）妥善保管涉密文件、资料及存储介质（如U盘、硬盘、笔记本电脑等），离开工作岗位时，需将涉密文件锁入文件柜，关闭涉密电子文档，确保保密信息不被他人擅自获取；（5）发现保密信息泄露或存在泄露风险时，需立即采取补救措施，防止泄露范围扩大，并第一时间向所在部门负责人及行政部报告；（6）离职时，需按规定办理保密信息交接手续，归还所有涉密文件、资料及存储介质，不得私自留存任何保密信息；离职后仍需遵守本制度关于保密信息的存续性义务，直至该信息公开或失效。3.2部门负责人保密责任与义务：（1）组织本部门员工学习保密制度，明确本部门保密信息范围及员工保密职责，定期开展保密自查；（2）合理分配本部门员工工作权限，严格控制保密信息的接触范围，对涉密岗位员工进行重点管理；（3）发现本部门存在保密违规行为或保密信息泄露风险时，需立即制止并采取整改措施，同时向行政部报告；（4）负责本部门涉密文件、资料的审核与管控，确保涉密信息的传递、使用、归档符合制度规定。3.3外部合作方保密责任与义务：（1）公司与外部合作方合作过程中，如涉及保密信息传递的，需提前签订《保密协议》，明确保密范围、责任及期限；（2）外部合作方仅能为履行合作义务而接触、使用公司保密信息，不得擅自扩大接触范围或向第三方泄露；（3）合作结束后，外部合作方需归还所有涉密文件、资料及存储介质，不得私自留存，公司有权对其保密义务履行情况进行监督。4保密信息管控措施4.1涉密文件管理：（1）涉密文件需标注保密等级（分为“绝密”“机密”“秘密”三级），其中“绝密”级为公司核心核心信息，“机密”级为重要商业信息，“秘密”级为一般内部保密信息；（2）涉密文件的制作、打印、复印需经部门负责人审批，由指定人员在指定设备上操作，复印件需标注复印日期及使用范围，与原件同等管理；（3）涉密文件的传递需通过加密渠道或专人送达，严禁通过普通邮件、微信、QQ等非加密方式传递；传递过程中需做好登记，确保可追溯；（4）涉密文件的归档需按7.4档案整理与归档流程执行，存入专用涉密档案柜，由专人负责保管，查阅、借阅需严格履行审批手续；（5）涉密文件的销毁需按7.7档案鉴定与销毁管理流程执行，由2名及以上专人监销，确保彻底销毁，销毁记录归档留存。4.2电子信息保密管控：（1）公司计算机、服务器等电子设备需安装正版杀毒软件及加密软件，定期更新病毒库，设置开机密码及屏幕保护密码，密码需定期更换；（2）涉密电子文档需进行加密处理，设置访问权限，仅授权人员可查看或编辑；严禁将涉密电子文档存储在非公司指定的存储设备（如私人U盘、云盘）或私人电子设备中；（3）员工使用公司网络时，需遵守网络安全规定，不得访问非法网站，不得下载不明软件，防止病毒或黑客入侵窃取保密信息；（4）公司电子档案的保密管理需额外遵守7.8电子档案特别管理要求，定期备份，严格控制访问权限，记录访问日志。4.3办公环境保密管控：（1）公司设立涉密办公区域的，需设置门禁系统，仅限授权人员进入，外来人员进入需经部门负责人审批并由专人陪同；（2）员工办公桌面不得随意摆放涉密文件、资料，下班前需清理桌面，将涉密文件锁入文件柜，关闭涉密电子文档及电子设备；（3）严禁在办公区域内使用私人电子设备（如手机、平板）拍摄涉密文件、资料，严禁将私人存储设备接入公司涉密电子设备。4.4涉密岗位管理：（1）公司对涉密岗位实行备案管理，明确涉密岗位清单及岗位职责，对涉密岗位员工进行岗前保密培训及背景审查；（2）涉密岗位员工需签订《保密承诺书》，必要时签订《竞业限制协议》，明确保密责任及违约后果；（3）涉密岗位员工调岗、离职时，需进行保密审查，办理保密信息交接手续，注销其涉密信息访问权限，离职后按《竞业限制协议》履行相关义务。5保密检查与监督5.1行政部定期组织全公司保密检查工作，每季度开展一次常规检查，每年开展一次专项检查，重点检查各部门保密制度执行情况、涉密文件管理情况、电子信息保密管控情况等。5.2各部门负责人需每月开展本部门保密自查，及时发现并整改存在的问题，形成《部门保密自查报告》，提交行政部备案。5.3行政部在保密检查过程中，有权查阅各部门涉密文件、资料及电子设备，各部门需积极配合；对检查中发现的问题，行政部需下达《保密整改通知书》，明确整改要求及期限，跟踪整改落实情况。5.4公司鼓励员工对违反保密制度的行为进行举报，举报渠道为行政部专用邮箱或电话，行政部对举报人员信息严格保密，对举报内容及时核实处理。6泄密事件处置6.1泄密事件定义：指保密信息被未经授权的人员获取、使用或泄露，可能或已经给公司造成损失的事件，包括但不限于：涉密文件丢失、被盗；涉密信息通过非加密渠道传播；员工擅自向第三方泄露保密信息等。6.2泄密事件报告流程：（1）发现泄密事件的人员需立即向所在部门负责人及行政部报告，说明泄密信息内容、泄露范围、可能造成的影响等；（2）部门负责人及行政部接到报告后，需立即启动泄密事件应急处置预案，组织人员核实情况，采取补救措施（如收回涉密文件、删除泄露信息、与相关方沟通制止扩散等），防止损失扩大；（3）对于重大泄密事件（可能造成重大经济损失或严重影响公司声誉的），需立即向公司总经理报告，必要时寻求法律专业支持。6.3泄密事件调查与责任认定：行政部牵头成立调查小组，对泄密事件的原因、经过、损失情况进行全面调查，明确相关责任人（包括直接责任人及管理责任人），形成《泄密事件调查报告》，报公司总经理审批。6.4泄密事件处理：根据《泄密事件调查报告》及审批意见，对相关责任人进行处理；同时，行政部需总结泄密事件教训，完善保密管控措施，避免类似事件再次发生。7奖惩规定7.1有以下情形之一的，公司将给予表彰或物质奖励：（1）严格遵守本制度规定，长期无保密违规行为，在保密工作中表现突出的部门或个人；（2）积极提出保密管理合理化建议，有效提升公司保密管控水平的；（3）及时发现并成功制止泄密事件，避免公司损失的；（4）举报保密违规行为经查证属实的。7.2有以下情形之一的，公司将给予相应处罚：（1）违反本制度规定，未履行保密义务，情节较轻（未造成泄密或损失）的，扣除当月绩效积分10-20分，取消当月评优资格；（2）擅自获取、使用、复制涉密信息，或通过非加密渠道传递涉密信息的，扣除当月绩效积分30-50分，取消当年评优资格；造成轻微损失的，需承担相应赔偿责任；（3）丢失、被盗涉密文件、资料或存储介质，未及时报告的，扣除当月绩效积分50分，取消当年及次年评优资格；造成损失的，需承担相应赔偿责任；（4）向第三方泄露保密信息，或利用保密信息谋取私利的，立即解除劳动合同，没收非法所得；造成公司损失的，需承担全额赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关处理；（5）部门负责人未履行保密管理职责，导致本部门发生泄密事件的，扣除当月绩效积分30-50分，取消当年评优资格；造成重大损失的，免去部门负责人职务，承担相应管理责任；（6）外部合作方违反保密协议约