企业出差管理制度

——企业出差管理制度1总则1.1为规范公司员工出差管理，保障出差工作顺利开展，提高工作效率，控制差旅成本，依据国家相关法律法规及公司实际经营情况，制定本制度。1.2本制度适用于公司全体在职员工（含试用期员工、正式员工、劳务派遣人员）的公务出差行为，凡因工作需要离开公司所在城市（含跨区域公务活动）的，均需遵守本制度规定。1.3出差管理遵循“必要、高效、节约”的原则，严格执行申请审批流程，合理安排出差行程，严控差旅费用，确保出差工作目标明确、成效显著。1.4人力资源部负责出差考勤的统筹管理，财务部负责差旅费用的审核与报销，各部门负责人为本部门员工出差的直接管理责任人，负责出差申请的审核、行程安排的监督及工作任务的落实。2出差定义与类型2.1出差定义：员工因完成公司安排的工作任务，需暂时离开日常工作地点（公司所在城市）的公务活动，包括客户拜访、项目对接、市场调研、会议参会、培训学习、商务谈判等。2.2出差类型按行程时长分为：（1）短途出差：出差时长1天（含1天），当日可往返公司所在城市的；（2）长途出差：出差时长超过1天，需在外地住宿的。2.3出差类型按紧急程度分为：（1）常规出差：提前规划并按正常审批流程办理手续的出差；（2）紧急出差：因突发工作任务、应急处置等特殊情况，无法提前完整办理审批流程的出差。3出差申请与审批3.1出差申请流程：员工出差前需填写《出差申请表》，注明出差人、出差事由、出差地点、出差时间、同行人员、工作任务、预计差旅费用等信息，经相关负责人审批同意后，提交人力资源部备案（涉及费用预算的需同步提交财务部审核）。3.2审批权限：（1）普通员工出差：①短途出差（1天内）：由部门负责人审批；②长途出差（超过1天）：由部门负责人审核后，报公司总经理审批；（2）部门负责人出差：无论短途或长途，均需经公司总经理审批；（3）多人同行出差：由牵头部门员工统一提交《出差申请表》，注明同行人员信息，按牵头员工的审批权限办理审批手续。3.3紧急出差审批：因特殊情况需紧急出差的，员工可先通过电话、微信等方式向相关负责人请示，经口头批准后即可出发；出差后3个工作日内，需补齐《出差申请表》及相关证明材料，按正常审批流程补批备案，否则视为旷工。3.4未按规定办理出差申请审批手续，擅自离开工作地点外出的，视为旷工，产生的所有费用由个人承担，公司将依据奖惩制度予以处理。4出差行程管理4.1员工需严格按照审批通过的《出差申请表》确定的行程开展工作，不得擅自变更出差地点、延长出差时间或调整工作任务；确因工作需要变更的，需提前向原审批负责人提交变更申请，经批准后执行，并及时告知人力资源部及财务部。4.2出差期间，员工需保持通讯畅通，每日向部门负责人简要汇报工作进展及行程情况；涉及重要工作节点、重大商务决策的，需第一时间向公司领导请示汇报，经批准后再推进。4.3出差任务完成后，员工需在返回公司后3个工作日内，向部门负责人提交《出差工作总结报告》，详细说明出差工作完成情况、成果、存在问题及后续工作计划，经部门负责人审核后归档备案。4.4出差期间的考勤管理：（1）出差期间计入正常工作时间，无需进行日常打卡，以《出差申请表》及实际工作记录作为考勤依据；（2）短途出差当日往返的，按正常工作日考勤核算；长途出差期间的休息日（星期六、星期日）如因工作需要开展公务活动的，可申请调休（调休需在返回公司后1个月内安排）；（3）出差期间因个人原因延误返回公司的，延误期间按旷工处理，产生的额外费用由个人承担。5差旅费用标准5.1差旅费用涵盖范围：交通费用（飞机票、火车票、汽车票、市内交通费等）、住宿费用、餐饮补贴、公杂费用（办公用品、资料打印等），差旅费用需严格遵循“实报实销、超支不补、节约归公”的原则，按以下标准执行。5.2交通费用标准：（1）飞机出行：普通员工出差优先选择经济舱；部门负责人及以上级别人员可根据工作需要选择商务舱，特殊情况需升级舱位的，需经公司总经理审批；（2）火车出行：普通员工出差优先选择硬座、硬卧；部门负责人及以上级别人员可选择软卧或高铁二等座；出差行程超过8小时的，普通员工可申请高铁二等座或硬卧；（3）市内交通费用：出差期间市内交通（地铁、公交、出租车等）凭正规发票实报实销，原则上每日不超过200元/人；多人同行的，应尽量共用交通工具，降低费用。5.3住宿费用标准：（1）一线城市（北京、上海、广州、深圳）：普通员工每日住宿费用不超过400元/间，部门负责人及以上级别人员每日不超过600元/间；（2）二线城市（省会城市、计划单列市）：普通员工每日住宿费用不超过300元/间，部门负责人及以上级别人员每日不超过500元/间；（3）三线及以下城市：普通员工每日住宿费用不超过200元/间，部门负责人及以上级别人员每日不超过350元/间；（4）两人同行出差的，应安排双人标准间，住宿费用按上述标准报销，不得单独开具单间；特殊情况需单独住宿的，需经部门负责人审批。5.4餐饮补贴标准：出差期间餐饮费用按以下标准发放补贴，不再另行报销餐饮发票：（1）一线城市：100元/人/天；（2）二线城市：80元/人/天；（3）三线及以下城市：60元/人/天；（4）短途出差当日往返的，发放餐饮补贴50元/人/天；（5）出差期间如因工作需要由客户或合作方提供餐饮的，不再享受当日餐饮补贴。5.5其他费用标准：出差期间产生的公杂费用（办公用品、资料打印、邮寄等），凭正规发票实报实销；因工作需要产生的招待费用，需提前向公司总经理请示，经批准后凭正规发票报销，否则不予报销。6差旅费用报销6.1报销时限：员工出差返回公司后7个工作日内，需整理好相关报销凭证，提交《费用报销单》及附件资料，向财务部申请报销；逾期未申请报销的，视为自动放弃，公司不再受理。6.2报销所需附件资料：（1）经审批通过的《出差申请表》复印件；（2）正规发票（交通发票、住宿发票、公杂费用发票等），发票需真实、合法、完整，注明开票日期、收款单位、费用项目、金额等信息；（3）行程单（飞机票、火车票等）、住宿明细单等辅助证明材料；（4）《出差工作总结报告》复印件（涉及重要项目或大额费用的需提供）；（5）其他需要补充的证明材料（如招待费用审批单、会议通知等）。6.3报销审核流程：（1）员工提交报销申请后，由部门负责人审核报销费用的真实性、合理性，确认无误后签字；（2）财务部对报销凭证的合法性、完整性及费用标准的合规性进行审核，审核通过后报公司总经理审批；（3）公司总经理审批通过后，财务部在5个工作日内完成费用支付，将报销款项转入员工指定的银行账户。6.4不予报销的情形：（1）未按规定办理出差申请审批手续的；（2）报销凭证虚假、无效或不完整的；（3）超出规定费用标准且未获批准的部分；（4）因个人原因产生的费用（如私人购物、娱乐、探亲访友等）；（5）出差期间因个人过失导致的额外费用（如交通延误罚款、物品丢失赔偿等）；（6）逾期未申请报销的。7出差安全管理7.1员工出差前需了解出差地点的天气、交通、治安等情况，做好相应的安全防护准备；公司为出差员工统一购买短期意外险（具体险种及保额按公司规定执行）。7.2出差期间，员工需遵守国家法律法规及当地规章制度，遵守公司规章制度，注意人身及财产安全，避免参与危险活动；严禁酗酒、赌博、寻衅滋事等违法违规行为，否则产生的一切后果由个人承担，公司将依据奖惩制度予以处理。7.3出差期间如发生意外事件、突发疾病或紧急情况，员工需第一时间向部门负责人及公司领导汇报，并及时采取必要的处置措施；公司将根据实际情况提供相应的协助与支持。7.4出差期间需妥善保管公司财物及重要资料（如合同、技术文件、客户信息等），防止丢失或泄露；出差返回后，需及时将公司财物及资料交回相关部门归档。8奖惩规定8.1员工严格遵守本制度规定，出差工作任务完成出色、差旅费用控制合理的，可在年度绩效评估中予以加分，或作为评优评先的参考依据。8.2有以下情形之一的，公司将给予表彰或物质奖励：（1）出差期间积极拓展业务、维护客户关系，为公司带来显著经济效益的；（2）出差期间妥善处置突发情况，避免公司利益遭受损失的；（3）长期出差表现优异，得到客户或合作方书面表彰的。8.3有以下情形之一的，公司将给予相应处罚：（1）未按规定办理出差申请审批手续，擅自出差的，视为旷工，扣除相应工资及绩效积分，产生的费用由个人承担；（2）擅自变更出差行程、延长出差时间或调整工作任务的，扣除当月绩效积分10分；造成公司损失的，需承担相应赔偿责任；（3）出差期间通讯不畅、未按要求汇报工作进展，影响工作推进的，扣除当月绩效积分5分；（4）报销时提供虚假凭证、虚报冒领差旅费用的，全额追回虚报款项，扣除当月绩效积分30分，取消当年评优资格；情节严重的，公司有权解除劳动合同；（5）出差期间违反法律法规或