企业档案管理制度

——企业档案管理制度1总则1.1为规范公司档案管理工作，保障档案的真实性、完整性、安全性与可追溯性，提高档案利用效率，为公司经营管理、决策制定提供有效支撑，依据国家《档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。1.2本制度所称档案，是指公司在经营管理、业务开展、人事管理、项目推进等各项活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。1.3本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全流程管理工作。1.4档案管理遵循“统一领导、分级负责、集中保管、规范利用”的原则，确保档案管理工作有序开展。1.5行政部是公司档案管理的归口部门，负责建立健全档案管理体系，统筹推进全公司档案管理工作；各部门指定专人担任档案联络员，负责本部门日常工作中形成档案的收集、整理、移交等工作。2档案管理职责2.1行政部档案管理职责：（1）制定并修订公司档案管理制度及相关操作规范，指导各部门开展档案管理工作；（2）负责公司各类档案的集中保管、分类整理、编号归档、安全防护等工作；（3）负责档案的借阅、查阅、复制等使用环节的审核与管理，保障档案合理利用；（4）定期对档案进行清查、鉴定，提出档案保管期限建议及销毁意见；（5）负责档案管理设施设备的维护与管理，确保档案存储环境安全达标；（6）组织开展档案管理相关培训，提升各部门档案联络员及全体员工的档案管理意识与能力。2.2各部门档案管理职责：（1）指定专人担任档案联络员，明确其档案管理职责，配合行政部开展档案管理工作；（2）负责本部门在工作中形成的各类档案的及时收集、初步整理（分类、排序、标注），确保档案资料完整、规范；（3）按照规定时限将整理完毕的档案移交至行政部归档，办理移交手续；（4）协助行政部开展本部门相关档案的清查、鉴定及利用工作；（5）监督本部门员工规范使用档案，确保档案在使用过程中不丢失、不泄露、不损坏。2.3员工个人档案管理职责：（1）员工需如实提供个人档案相关资料（如身份证、学历证书、资格证书、工作经历证明等），对资料的真实性、完整性负责；（2）员工个人信息发生变更时（如姓名、联系方式、婚姻状况、学历等），需及时向人力资源部及行政部报备，以便更新个人档案信息；（3）员工在工作中形成的个人承办的业务档案，需及时整理并移交本部门档案联络员，不得私自留存或销毁。3档案归档范围与分类3.1档案归档范围：公司在各项工作中形成的具有保存价值的各类资料，均需纳入归档范围，主要包括以下类别：（1）行政类档案：公司设立、变更、注销相关文件（营业执照、章程、股东会决议等），各类规章制度、通知公告、会议纪要、工作计划、工作总结、请示批复、对外函件等；（2）人事类档案：员工个人信息表、简历、身份证复印件、学历及资格证书复印件、劳动合同、保密协议、薪酬调整记录、绩效考核记录、奖惩记录、培训记录、离职手续资料等（与3.3个人档案管理内容衔接一致）；（3）业务类档案：客户资料、合作协议、销售合同、采购合同、项目策划方案、项目执行报告、市场调研资料、业务统计数据等；（4）财务类档案：会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报资料、审计报告、资金往来记录、费用报销凭证等；（5）技术类档案：产品设计图纸、技术方案、研发报告、专利资料、技术标准、设备说明书等；（6）声像及电子类档案：重要会议、活动的照片、视频、音频资料，电子文档、数据库、系统备份资料等；（7）其他类档案：具有保存价值的各类合同、协议、证明材料、荣誉证书、诉讼资料等。3.2档案分类：公司档案采用“大类-子类-年度”三级分类法，具体分类标准如下：（1）一级大类：按档案性质分为行政类（XZ）、人事类（RS）、业务类（YW）、财务类（CW）、技术类（JS）、声像电子类（SX）、其他类（QT），代码括号内为对应简称；（2）二级子类：在一级大类基础上，按具体内容细分，如行政类可细分为规章制度（XZ-01）、会议纪要（XZ-02）等；人事类可细分为个人基础资料（RS-01）、劳动合同（RS-02）等；（3）三级年度：按档案形成的年度划分，如2024年、2025年等。3.3归档要求：（1）纸质档案需字迹清晰、纸张完好，无涂改、污损；电子档案需格式规范、内容完整，确保可正常读取；（2）归档资料需为原件，确无原件的，可归档复印件，但需注明复印件来源及与原件核对情况，并由相关负责人签字确认；（3）各部门需在每月结束后10个工作日内，将上月形成的需归档档案整理完毕并移交行政部；年度档案需在次年1月31日前完成全部移交工作；特殊重要档案需随时形成随时移交。4档案整理与归档流程4.1档案收集：各部门档案联络员负责收集本部门工作中形成的各类需归档资料，对缺失的资料及时催补，确保收集资料完整。4.2初步整理：档案联络员对收集的资料进行初步整理，包括分类（按三级分类法）、排序（按形成时间或逻辑顺序）、标注（注明文件名称、形成日期、责任人等），剔除无保存价值的资料。4.3移交审核：各部门将初步整理完毕的档案移交至行政部，提交《档案移交清单》，注明档案名称、数量、分类、形成时间等信息；行政部对移交档案进行审核，确认符合归档要求后，双方在《档案移交清单》上签字确认，完成移交手续，《档案移交清单》一式两份，双方各留存一份。4.4规范归档：行政部对接收的档案进行进一步规范整理，包括编号（按“大类代码-子类代码-年度-顺序号”编制档案编号）、装订（纸质档案按规定格式装订）、著录（将档案信息录入档案管理系统）、上架（纸质档案存入档案柜指定位置，电子档案存入专用存储设备）。4.5档案管理系统录入：行政部需将所有归档档案的关键信息（档案编号、名称、分类、形成时间、移交部门、保管期限、存放位置等）录入公司档案管理系统，建立电子检索目录，方便档案查询利用。5档案保管与防护5.1档案保管设施：公司设立专门的档案库房，配备档案柜、除湿机、加湿器、灭火器、防虫防鼠设备等，确保档案存储环境符合要求（温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%）。5.2保管要求：（1）纸质档案需按编号顺序整齐存入档案柜，做好防潮、防火、防虫、防鼠、防盗、防光、防高温等防护措施；（2）电子档案需存入专用服务器或加密存储设备，定期进行备份（至少每月备份一次），备份资料异地存放，确保电子档案安全；（3）行政部定期对档案库房及保管设施进行检查维护，及时处理存在的问题；每月对档案进行一次清查，核对档案数量与档案管理系统记录是否一致，确保档案不丢失、不损坏。5.3保管期限：公司档案保管期限分为永久保管、长期保管（15-50年）、短期保管（15年以下），具体保管期限根据档案的重要程度、使用价值确定：（1）永久保管档案：公司设立、变更、注销相关文件，重要的规章制度、股东会决议、董事会决议，核心业务合同、重大项目资料，员工人事档案核心资料，财务决算报告、审计报告等；（2）长期保管档案：一般业务合同、项目执行资料、年度工作计划与总结、财务账簿、会计凭证（除需永久保管的外）等；（3）短期保管档案：日常行政通知、临时工作资料、普通业务往来函件等。5.4档案保管期限的调整：行政部每5年对档案进行一次鉴定，根据档案的实际使用价值及公司发展需要，对保管期限进行重新评估调整，对已超过保管期限且无继续保存价值的档案，按规定流程办理销毁手续。6档案查阅与借阅管理6.1档案查阅：公司内部员工因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅人、查阅事由、查阅档案名称及编号，经所在部门负责人审批同意后，到行政部档案库房查阅；查阅档案需在指定区域进行，不得带出档案库房，行政部档案管理人员需全程陪同。6.2档案借阅：员工因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅人、借阅事由、借阅档案名称及编号、借阅期限，经所在部门负责人及行政部负责人审批同意后，办理借阅手续；纸质档案借阅期限一般不超过7个工作日，电子档案借阅期限一般不超过3个工作日，确需延长借阅期限的，需提前向行政部申请，经批准后可延长，延长时间不超过原借阅期限。6.3外部单位或人员查阅、借阅公司档案的，需持单位介绍信及本人有效身份证件，说明查阅、借阅事由，经公司总经理审批同意后，在行政部档案管理人员的监督下进行查阅，原则上不允许借阅，确需借阅的，需签订《档案借阅保密协议》，并由公司相关部门负责人陪同。6.4档案使用规范：（1）查阅、借阅档案时，需爱护档案，不得涂改、勾画、撕毁、抽取档案资料；（2）不得将档案内容泄露给无关人员，严禁利用档案从事违法违规活动；（3）借阅的档案需按时归还，行政部档案管理人员需对归还的档案进行检查，确认档案完好无损后，办理归还手续，更新档案借阅记录。6.5档案复制：员工因工作需要复制档案的，需在《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》中注明复制需求，经行政部负责人审批同意后，由档案管理人员负责复制，复制件需加盖行政部档案专用章，注明复制日期及用途；外部单位或人员复制档案的，需额外经公司总经理审批同意。7档案鉴定与销毁管理7.1档案鉴定：行政部每5年组织一次档案鉴定工作，成立档案鉴定小组（由行政部、人力资源部、财务部及各业务部门负责人组成），对超过保管期限的档案进行鉴定，评估档案的继续保存价值。7.2鉴定流程：（1）行政部整理超过保管期限的档案清单，提交档案鉴定小组；（2）档案鉴定小组对档案进行逐一审核，提出“继续保存”“延长保管期限”“销毁”的意见，并形成《档案鉴定报告》；（3）《档案鉴定报告》经公司总经理审批同意后执行，需继续保存或延长保管期限的档案，更新档案管理系统记录；需销毁的档案，进入销毁流程。7.3档案销毁：（1）行政部根据审批通过的《档案鉴定报告》，整理需销毁的档案清单，填写《档案销毁申请表》，经档案鉴定小组审核、公司总经理审批同意后，组织实施销毁；（2）档案销毁需指定2名及以上专人负责监销，监销人员需对销毁档案的数量、名称进行核对，确认无误后，监督销毁全过程，确保档案彻底销毁；（3）档案销毁完成后，监销人员需在《档案销毁申请表》上签字确认，行政部将《档案销毁申请表》及《档案鉴定报告》归档留存，同时更新档案管理系统记录，删除电子档案销毁记录。7.4严禁私自销毁档案：任何部门或个人不得擅自鉴定、销毁公司档案，违反规定的，公司将依据奖惩制度予以严肃处理；造成公司损失的，需承担相应赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关处理。8电子档案特别管理要求8.1电子档案形成时，需确保格式规范（推荐使用PDF、DOCX、JPG等通用格式），内容真实、完整，由相关责任人签字确认（电子签名或纸质签字后扫描）。8.2电子档案需进行加密处理，设置访问权限，不同岗位员工根据工作需要分配不同的访问权限，严禁越权访问电子档案。8.3行政部需定期对电子档案进行检测，检查电子档案的可读性、完整性，及时处理损坏或无法读取的电子档案；每月对电子档案进行一次全量备份，每季度进行一次异地备份，备份资料需妥善保管，定期检查备份有效性。8.4电子档案的查阅、借阅、复制需严格遵守本制度7.6条规定，同时需记录访问日志，包括访问人、访问时间、访问内容、操作行为等，访问日志需保存至少3年。8.5员工离职时，需将其保管或使用的电子档案全部移交至本部门档案联络员或行政部，注销其电子档案访问权限，确保电子档案不被私自留存或泄露。9奖惩规定9.1有以下情形之一的，公司将给予表彰或物质奖励：（1）严格遵守本制度规定，档案收集、整理、移交工作及时、规范，档案资料完整的部门或个人；（2）在档案管理工作中提出合理化建议，有效提升档案管理效率或保障档案安全的；（3）及时发现并制止档案丢失、泄露、损坏等风险行为，避免公司损失的。9.2有以下情形之一的，公司将给予相应处罚：（1）未按规定收集、整理、移交档案，导致档案资料缺失、不规范的，扣除相关部门负责人及档案联络员当月绩效积分10分；造成重要档案丢失的，加重处罚；（2）私自留存、涂改、勾画、撕毁、抽取档案资料的，扣除当月绩效积分20分，取消当年评优资格；造成档案损坏或丢失的，需承担相应赔偿责任；（3）未按规定办理查阅、借阅手续，擅自查阅、借阅、复制档案的，扣除当月绩效积分15分；（4）泄露档案内容给无关人员，或利用档案从事违法违规活动的，扣除当月绩效积分50分，取消当年及次年评优资格；造成公司损失的，需承担相应赔偿责任；情节严重的，公司有权解除劳动合同；构成犯罪的，移交司法机关处理；（5）未按时归还借阅档案，经催告后仍不归还的，扣除