采购合同审查要点与模板

采购合同审查要点与模板适用业务场景本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在采购活动中，需对合同条款进行全面审核以保证合规性、规避风险、明确权责的场景，具体包括但不限于：企业原材料、设备、服务采购前的合同拟定与审核；机构、事业单位采购项目（如工程、物资、服务等）的合同合规性审查；跨境采购业务的合同条款风险排查；与新合作方首次签订采购合同前的条款确认；采购合同发生变更、续签时的补充条款审核。审查流程与操作步骤一、审查准备：明确基础信息与审查重点收集合同基础文件获取采购合同草案、采购需求说明书、招投标文件（如有）、双方资质证明文件（如营业执照、相关许可证）、过往合作记录（如有）等材料，保证审查依据完整。核对合同主体信息：采购方（名称、统一社会信用代码、法定代表人）与供应商（名称、统一社会信用代码、法定代表人）是否与资质证明文件一致，避免“皮包公司”或无资质主体签约。确认采购类型与核心诉求区分采购标的类型（货物、服务、工程），明确采购核心需求（如质量标准、交付时间、价格构成），针对不同类型合同调整审查侧重点（如货物采购关注质量验收标准，服务采购关注服务范围与交付成果）。二、形式审查：合同文本的规范性核查合同文本完整性检查合同是否包含必备条款：合同编号、签约主体信息、采购标的名称/规格/型号、数量、质量标准、价款及支付方式、交付时间/地点/方式、验收标准与流程、违约责任、争议解决方式、生效条件、附件清单等，避免条款缺失导致权责不明。确认合同份数、签署页（法定代表人签字/盖章页）是否完整，骑缝章（多页合同）是否规范。条款表述清晰性排除歧义表述：如“尽快”“合理时间内”“优质产品”等模糊词汇，需替换为具体时限（如“合同签订后15个工作日内”）、量化标准（如“符合GB/T19001-2016质量体系认证”）。核对专业术语一致性：如“含税价”“不含税价”“验收合格”等术语在合同全文中定义统一，避免理解偏差。三、实质审查：核心条款的合规性与风险排查（一）合同主体资格审查供应商资质：根据采购标的类型，核查供应商是否具备相应资质（如食品供应商需《食品经营许可证》，特种设备供应商需《特种设备生产许可证》），避免无资质经营导致合同无效。授权代表：若签约人非法定代表人，需核查《授权委托书》（是否在授权期限内、授权范围是否包含签订本合同），避免越权签约风险。（二）采购标的条款审查标的描述准确性：标的名称、规格、型号、数量、技术参数等是否与采购需求一致，避免“货不对板”（如采购“品牌A型号X设备”，合同误写为“品牌B型号Y设备”）。质量标准明确性：明确质量验收依据（国家标准、行业标准、还是双方约定的技术协议），避免“符合行业标准”等笼统表述；约定质量异议期（如“收货后7日内提出异议，逾期视为合格”）及质量争议处理方式（如第三方检测机构检测、退货退款/更换）。（三）价款与支付条款审查价格构成合理性：价格是否包含税费、运费、安装费、保险费等全部费用，避免后期增补费用争议；固定总价合同需明确是否包含“不可预见费”，浮动总价合同需明确调价机制（如原材料价格波动幅度超过±5%时调价）。支付方式与条件：分期支付的，需明确各期支付比例及触发条件（如“预付款30%，发货后支付40%，验收合格后支付25%，质保期满后支付5%”）；避免“货到付款”等模糊约定，需明确具体支付时限（如“验收合格后10个工作日内支付”）；禁止约定“支付至第三方账户”（除非有合法授权），避免资金挪用风险。（四）交付与验收条款审查交付义务明确性：交付时间：明确具体日期或时限（如“2024年X月X日前”），避免“X月内”等模糊表述；交付地点：明确具体地址（如“采购方指定仓库，地址：市区路号”），避免“采购方所在地”等歧义；交付方式：明确运输方式（如“公路运输”“供应商负责送货并承担运费”）及风险转移节点（如“标的毁损灭失风险自交付时转移至采购方”）。验收流程标准化：验收主体：明确是采购方单独验收，还是双方共同验收，或邀请第三方机构验收；验收标准：与质量标准条款一致，明确验收依据（如技术协议、样品、检测报告）；验收时限：明确验收期限（如“收到标的后10个工作日内完成验收”），逾期未验收的视为默认合格。（五）违约责任条款审查违约责任对等性：双方违约责任需平衡，避免仅约定供应商违约责任而忽略采购方义务（如“逾期付款的，按日万分之五支付违约金”，同时需约定“逾期收货的，供应商有权按日收取保管费”）。违约金合理性：违约金比例需符合法律规定（如《民法典》约定的“不得超过实际损失的30%”），避免约定过高导致条款无效。免责条款合法性：核查免责条款是否免除供应商主要义务（如“质量问题概不负责”），或排除采购方主要权利，此类条款可能被认定为无效。（六）争议解决与法律适用条款争议解决方式：优先约定协商、调解等非诉方式，协商不成的，可选择仲裁（明确仲裁机构，如“仲裁委员会”）或诉讼（明确管辖法院，如“采购方所在地人民法院”），避免约定“由地法院管辖”但该地法院无管辖权。法律适用：明确适用_________法律，避免跨境采购中法律适用不明确导致的争议。四、修订与确认：输出审查意见并跟踪落实出具审查意见对审查中发觉的问题（如条款缺失、表述歧义、风险点），形成书面《采购合同审查意见表》，明确问题条款、修改建议、风险等级（高/中/低）。与采购负责人*、供应商沟通修改意见，保证双方对条款调整达成一致。最终确认与归档修订后的合同需再次核查，保证所有问题已解决，双方签字盖章（骑缝章）后生效。将合同正本、审查意见表、相关附件（如招投标文件、技术协议）整理归档，保存期限不少于合同履行期满后5年。采购合同审查清单模板审查模块审查要点风险提示处理建议是否通过（√/×）合同主体1.双方名称、统一社会信用代码与营业执照一致；2.法定代表人/授权代表信息有效主体不存在、无资质或越权签约导致合同无效核验营业执照、授权委托书，保证主体资格合法有效采购标的1.标的名称、规格、型号、数量与需求一致；2.质量标准明确（国标/行标/约定）标的描述模糊导致“货不对板”，质量争议无法处理细化标的描述，明确质量验收依据及异议期价款与支付1.价格含全部费用（税/费/运费等）；2.支付方式、比例、时限明确价格构成不清导致后期增补费用；支付条件模糊引发逾期争议列明价格明细，分期支付需明确各阶段触发条件交付与验收1.交付时间、地点、方式具体；2.验收主体、标准、流程明确交付义务不清导致延迟收货；验收标准不明引发质量纠纷明确交付节点（如“2024年X月X日前送达仓库”），约定验收时限及争议处理方式违约责任1.双方违约责任对等；2.违约金合理；3.无无效免责条款违约责任不对等导致维权困难；免责条款免除主要义务无效按法律规定设定违约金，平衡双方权利义务，删除无效免责条款争议解决1.争议解决方式（仲裁/诉讼）明确；2.管辖机构/法院约定有效争议解决约定不明导致管辖争议优先选择采购方所在地法院或明确仲裁机构，保证管辖条款有效其他条款1.合同编号、签署日期、附件清单完整；2.术语表述全文一致条款缺失或术语歧义导致理解偏差补齐必备条款，统一术语表述，保证文本逻辑连贯审查关键提示与风险规避一、动态跟踪采购需求变化若采购需求在合同签订前发生变更（如标的数量、技术参数调整），需及时签订补充协议，避免原合同与实际需求不符导致履约困难。二、关注特殊条款的合规性保密条款：明保证密范围、期限及违约责任，避免供应商泄露采购方的商业秘密（如技术参数、客户信息）。知识产权条款：若采购标的涉及专利、软件等知识产权，需明确权属归属及使用权限，避免侵权纠纷。不可抗力条款：明确不可抗力的定义（如自然灾害、战争）、通知义务及免责范围，避免因不可抗力导致的责任划分不清。三、强化团队协作与专业支持采购部门需提供