机关事业单位档案管理制度范例

机关事业单位档案管理制度范例机关事业单位档案是单位历史沿革、职能履行、业务开展的重要凭证，承载着政策执行、人事管理、资产运营等关键信息。规范档案管理工作，既是贯彻《中华人民共和国档案法》的法定要求，也是提升单位治理效能、保障信息安全的现实需要。本制度结合机关事业单位工作实际，从职责分工、收集整理、保管利用等方面明确管理规范，为档案工作提供实操指引。一、总则1.适用范围：本制度适用于本单位（含所属分支机构）各类档案的形成、收集、整理、保管、利用、鉴定及销毁等全流程管理。2.档案定义：本制度所称档案，指单位在公务活动、业务开展、内部管理中形成的，具有查考价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录，涵盖文书、人事、会计、基建、业务（如执法、服务、科研等）、实物（如荣誉奖牌、印章模本）等类别。3.管理原则：遵循“集中统一、分级负责、规范管理、便于利用”原则，确保档案完整、准确、安全，服务单位决策与社会查询需求。二、管理职责（一）领导职责单位分管档案工作的领导统筹档案管理工作，负责审批档案工作规划、重大事项（如档案销毁、库房改造），协调各部门配合档案管理，保障档案工作所需人员、经费及设施投入。（二）档案管理部门职责档案管理部门（如办公室、档案科）为档案工作的专职机构，履行以下职责：制定档案管理实施细则、工作流程，指导各部门开展档案形成与预整理工作；接收、整理各部门移交的档案，按规范进行分类、编目、上架，建立档案管理台账；维护档案保管环境，定期检查档案实体与电子数据的安全状态，组织档案修复、数字化等保护工作；依规提供档案利用服务，审核借阅申请，登记利用情况，跟踪档案归还；牵头组织档案鉴定、销毁工作，参与档案工作考核与保密检查。（三）部门职责各业务部门为档案形成的责任主体，需：明确专人负责本部门档案的预整理（如按年度、业务类型分类装订文件，标注页码、拟写说明）；按规定时间（如次年第一季度）向档案管理部门移交档案，移交时填写《档案移交清单》，双方签字确认；配合档案管理部门开展档案利用、鉴定等工作，对本部门形成档案的真实性、完整性负责。（四）档案工作人员要求档案工作人员应具备档案管理或相关专业知识，熟悉单位业务流程；严格遵守保密规定，未经批准不得泄露档案内容；定期参加业务培训，提升数字化管理、档案修复等实操能力。三、档案收集与整理（一）收集范围1.文书档案：单位收发的公文（含请示、报告、批复、通知）、会议材料（纪要、议程、讲话稿）、工作计划与总结、规章制度、合同协议等具有行政管理价值的文件。2.人事档案：干部职工的履历、考核、奖惩、职称评审、工资变动等反映个人职业发展的材料（按《干部档案工作条例》规范管理）。3.会计档案：会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等（参照《会计档案管理办法》整理）。4.基建档案：工程项目的立项文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等（按工程建设阶段分类组卷）。5.业务档案：根据单位职能，如执法部门的行政处罚案卷、服务窗口的办事记录、科研单位的项目研究报告等。（二）收集要求及时性：各部门在文件办理完毕或项目结束后，应及时整理归档，避免文件散落或丢失；电子文件随办随存，定期导出备份。完整性：归档文件需为原件（特殊情况可存复印件并注明原因），正文与附件、请示与批复、转发文件与被转发文件应一并归档；声像档案需附文字说明（如拍摄时间、地点、人物、事由）。规范性：纸质文件需去除金属装订物，使用中性笔书写，字迹清晰；电子文件命名应包含“年度-部门-主题-序号”等要素，确保可检索。（三）整理流程1.分类：文书档案按“年度—机构（或问题）—保管期限”分类；人事档案按个人身份、职务序列分类；会计档案按“年度—类型（凭证、账簿、报表）”分类。2.组卷：将同类文件按时间或逻辑顺序组合成卷，编制卷内文件目录（注明文号、标题、日期、页数），填写案卷封面（含案卷题名、起止日期、保管期限）。3.编号与编目：给案卷或档案盒分配唯一档号（如“全宗号-年度-机构-保管期限-卷号”），编制《案卷目录》《文件目录》，实现纸质与电子目录的对应关联。四、档案保管与利用（一）保管要求库房管理：档案库房应独立设置，远离潮湿、高温、易燃区域；配备恒温恒湿设备（温度控制在14-24℃，相对湿度45-60%）、防火（烟感报警器、灭火器）、防盗（门禁、监控）、防虫（防虫药、通风系统）设施；档案柜具需为防磁、防潮材质，按档号顺序排列。定期检查：每半年开展一次档案清点，核对档号、数量与目录的一致性；发现档案破损、褪色，及时进行修裱、数字化备份；电子档案定期检测存储介质（如硬盘、光盘）的可读性，每年迁移至新介质以防数据丢失。（二）利用制度1.借阅流程：单位内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅；借阅期限一般不超过15个工作日，逾期需续借。3.开放利用：保管期满30年的文书档案（涉及国家秘密、个人隐私的除外），经鉴定后向社会开放，可通过线上平台（如单位官网“档案查询”栏目）或线下查阅室提供服务，查阅者需持有效证件登记。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定小组由单位分管领导、档案管理部门负责人、业务部门代表、法律顾问（可选）组成档案鉴定小组，每10年开展一次档案鉴定工作。（二）鉴定流程档案管理部门提出待鉴定档案清单，鉴定小组依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，对档案的保存价值、保管期限进行复核，区分“继续保管”“销毁”两类。对拟销毁的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档号、题名、形成时间、页数等信息。（三）销毁程序《档案销毁清册》经单位主要领导审批后，由档案管理部门、纪检监察部门（或指定第三方）共同监销；销毁时需对纸质档案进行粉碎、电子档案进行不可逆删除，并拍摄销毁现场照片存档。监销人需在《档案销毁清册》上签字，注明销毁时间、方式，档案管理部门将销毁记录永久保存。六、档案安全与保密（一）安全措施实体安全：档案库房安装门禁系统，非档案人员禁止入内；配备消防沙、灭火器、灭火毯，定期开展消防演练；遭遇水浸、火灾等突发情况，优先抢救核心档案（如人事、会计档案），并及时向主管部门报告。电子档案安全：电子档案采用“本地+异地”双备份（如单位服务器与云端存储），设置访问权限（区分只读、修改、管理员权限）；定期进行病毒查杀，每季度检测数据完整性，确保电子档案可还原、可检索。（二）保密要求涉密档案实行“专人管理、专柜存放、专卷登记”，借阅、复制需履行审批手续，使用后及时归还；销毁涉密档案需送指定机构处理，严禁私自处置。每年开展档案保密培训，与档案工作人员签订《保密责任书》，明确违规泄密的责任追究机制；对离岗人员，及时收回其档案系统权限，监督其移交涉密材料。七、附则1.本制度由单位办公室（档案管理部门）负责解释，未尽事宜参照国家档案法规及上级主管部门要求执行。2.本制度自发布之日起施行，原档案管理