行政流程标准化手册

行政流程标准化手册前言为规范公司日常行政管理，提升工作效率，明确各环节职责分工，保证行政事务有序开展，特制定本手册。本手册涵盖办公用品管理、会议室使用、文件审批、差旅申请等常见行政流程，适用于公司各部门及全体员工，旨在通过标准化操作减少沟通成本，保障行政工作的一致性与规范性。一、办公用品管理流程（一）适用范围与场景本流程适用于公司各部门日常办公所需物品的申领、领用、库存管理及核销，包括但不限于文具、耗材、设备配件等。适用于新员工入职物资配备、部门常规补充、专项活动物资采购等场景。（二）标准化操作流程步骤1：需求提出申请人（部门员工或指定接口人）根据实际工作需要，填写《办公用品申领表》，注明物品名称、规格型号、申领数量、用途说明及预计使用日期。申领物品为常规品类（如A4纸、签字笔等）可直接填写；非常规品类（如专业设备配件、定制礼品等）需附简要需求说明（如“部门打印机维修需更换硒鼓，型号X”）。步骤2：部门审核申领表提交至部门负责人处，负责人审核申领物品的必要性与合理性（如是否为工作必需、数量是否符合实际需求、是否存在重复申领等）。审核通过后，负责人在“部门审批”栏签字确认；审核不通过的，需注明原因并退回申请人调整。步骤3：行政统筹行政部每日17:00前接收各部门提交的《办公用品申领表》，汇总后核对库存情况。库存充足时，直接安排备货；库存不足或为非常规品类时，行政部启动采购流程，明确采购周期（常规物品不超过2个工作日，非常规物品不超过5个工作日），并同步告知申请人预计领用时间。步骤4：领用登记申请人凭审批通过的《办公用品申领表》至行政部领用区核对物品。核对无误后，在《办公用品领用登记台账》上签字确认，注明领用日期、物品名称及数量；行政部工作人员更新库存台账，保证账实相符。步骤5：库存盘点与核销行政部每月末进行一次全面库存盘点，核对台账与实际库存差异，分析差异原因（如损耗、遗失等），形成《月度库存盘点报告》提交行政部负责人。对临近保质期的物品（如墨盒、胶水等）提前通知各部门优先使用；对已损坏或无法使用的物品，按流程报备后进行核销处理。（三）常用表单模板表1：办公用品申领表申领部门申请人申领日期序号物品名称规格型号12部门审批行政审批（签字）（签字）表2：办公用品领用登记台账领用日期领用部门申请人物品名称数量库存余量经手人（行政）（四）执行要点与问题规避提前规划：常规物品建议每月25日前提交次月申领需求，避免临时申领影响工作；按需申领：禁止为个人或非工作用途申领办公物资，不得虚报、冒领；节约使用：提倡节约原则，如双面用纸、旧笔芯更换笔杆等，减少资源浪费；及时反馈：发觉物品质量问题（如笔不出水、纸张破损等），需在领用后1个工作日内反馈行政部处理。二、会议室使用管理流程（一）适用范围与场景本流程适用于公司各类会议室（包括小型洽谈室、大型会议室、视频会议室等）的预约、使用、维护及清理，适用于部门会议、客户接待、培训、项目研讨等场景。（二）标准化操作流程步骤1：线上预约申请人（会议组织者）提前通过公司会议室预约系统（如企业/钉钉预约模块）提交申请，填写《会议室使用预约表》，内容包括：会议名称、使用部门、参会人数、会议时间（起止时间）、所需设备（如投影仪、麦克风、视频会议系统等）、特殊需求（如茶歇、横幅摆放等）。若需使用视频会议室，需同步填写对接人及设备调试需求（如是否需要连接外部系统）。步骤2：审核确认系统自动或行政部工作人员在1个工作小时内审核预约申请，重点核对：会议室使用时间是否与其他会议冲突；参会人数是否与会议室容量匹配（如10人以下使用小会议室，10-30人使用中会议室，30人以上使用大会议室）；所需设备是否可正常使用。审核通过后，系统发送确认通知至申请人及部门负责人；审核不通过的，需注明原因并建议调整时间或更换会议室。步骤3：使用前准备行政部根据预约信息提前30分钟开启会议室，调试设备（如投影仪连接、麦克风测试、空调温度调节至24℃），保证环境整洁（桌面无杂物、座椅归位、白板擦净）。如有特殊需求（如摆放会议资料、调试视频会议系统），申请人需提前1小时与行政部对接，共同完成准备。步骤4：会议使用与维护申请人或指定人员作为会议负责人，在会议开始前检查设备是否正常运行，如有问题立即联系行政部处理（紧急情况可拨打内线X）。会议期间，保持会议室安静，禁止携带食物（除茶歇外）、吸烟；如需使用白板，请使用专用白板笔，避免留下永久性污渍。步骤5：会后清理与反馈会议结束后，会议负责人需组织人员清理会场：关闭设备（投影仪、麦克风、灯光、空调），将座椅归位，带走个人物品及垃圾，保证会议室恢复整洁。行政部工作人员在1小时内对会议室进行检查，确认无遗留问题后，在系统中标记“使用完成”；如发觉设备损坏或物品遗失，需记录并追溯负责人，按公司规定处理。（三）常用表单模板表3：会议室使用预约表预约人所在部门联系方式会议名称参会人数使用日期开始时间结束时间会议室所需设备□投影仪□麦克风□视频会议系统□白板□其他：________特殊需求□茶歇□横幅□资料摆放□其他：________部门审批行政审批（签字）（签字）（四）执行要点与问题规避提前预约：会议室需至少提前4小时预约，临时使用（如2小时内）需电话联系行政部确认空闲情况；按时使用：会议开始后15分钟内未到场的，行政部有权取消预约并释放会议室；设备爱护：禁止私自拆卸、挪用会议室设备，如因操作不当导致设备损坏，需承担维修费用；应急处理：会议期间突发设备故障，立即联系行政部（内线X），同时可启用备用会议室（如有）。三、文件审批管理流程（一）适用范围与场景本流程适用于公司内部各类文件的起草、审核、签批、发布及归档，包括但不限于请示报告、通知公告、制度文件、会议纪要、对外函件等。适用于跨部门协作、重大事项决策、日常事务传达等场景。（二）标准化操作流程步骤1：文件起草起草人根据工作需求，按照公司《公文写作规范》起草文件，明确文件类型（如“关于事项的请示”“制度（试行）”）、标题（简洁明了，概括核心内容）、主送/抄送部门、（逻辑清晰、数据准确、表述规范）、附件（如有需注明）。文件中涉及部门协作的，需提前与相关部门沟通确认关键信息（如时间节点、职责分工、资源需求等），避免后续争议。步骤2：部门内部审核起草人将文件提交至部门负责人处，负责人审核文件内容是否符合部门工作计划、数据是否准确、表述是否规范、是否存在错别字或标点符号错误等。审核通过后，负责人在“部门审核”栏签字；审核不通过的，需标注修改意见并退回起草人修订，修订后重新提交审核。步骤3：跨部门会签（如需）文件内容涉及其他部门职责的，需启动跨部门会签流程。起草人通过OA系统发起会签，依次发送至相关部门负责人（如财务部、人力资源部、法务部等），各需会签部门需在1个工作日内完成审核并反馈意见。对会签意见有异议的，起草人需与相关部门沟通协商，达成一致后修改文件；无法达成一致的，需提交分管领导协调。步骤4：领导签批会签通过后，文件按审批权限提交至对应领导签批：日常事务文件（如部门活动通知、周报）：部门负责人签批即可；涉及跨部门协作或资源调配的文件（如项目立项申请、预算调整）：提交分管副总签批；重大事项文件（如公司制度修订、年度规划）：提交总经理签批。领导审批通过后，文件进入发布流程；审批不通过的，需注明原因并退回起草人终止流程或重新修订。步骤5：文件发布与归档审批通过的文件，由行政部（或指定部门）统一编号、排版（使用公司标准模板），通过OA系统、公告栏或邮件发布，并同步抄送至各相关部门/人员。文件发布后3个工作日内，行政部将电子版及纸质版（如需）归档至公司档案管理系统，注明文件编号、名称、发布日期、审批人、归档部门等信息，保证后续可追溯。（三）常用表单模板表4：文件审批表文件名称文件编号起草人所在部门主送部门抄送部门文件类型□请示□报告□通知□制度□纪要□其他：________部门审核跨部门会签（签字）（签字）领导审批（签字）归档情况□已归档□未归档归档日期（四）执行要点与问题规避规范起草：严格按照公文格式要求，避免使用口语化表述，数据需注明来源；提前沟通：涉及多部门的文件，务必在起草前完成沟通，减少会签环节的反复修改；按时审批：各审核/审批人需在规定时限内完成流程，无特殊情况不得拖延；版本管理：文件修订后需更新版本号（如V1.0→V1.1），避免使用过期版本发布。四、差旅申请管理流程（一）适用范围与场景本流程适用于公司员工因公出差（包括市内、国内、国际）的交通、住宿、补贴等事项的申请、审批及报销，适用于客户拜访、项目调研、会议培训、业务拓展等场景。（二）标准化操作流程步骤1：出差申请员工因公出差需提前填写《差旅申请表》，注明出差人信息、出差事由、出差地点、出差起止时间、交通方式（如飞机、高铁、汽车等，需符合公司差旅标准）、住宿标准（如一线城市不超过500元/晚，二线城市不超过350元/晚）、预借金额（如需）。出差涉及客户接待或项目合作的，需附相关会议通知、邀请函或项目计划书作为支撑材料。步骤2：审批授权《差旅申请表》按审批权限提交：部门内短期出差（1天内，市内）：部门负责人审批；跨部门或3天以内出差：部门负责人+分管副总审批；3天以上或出国出差：部门负责人+分管副总+总经理审批。审批通过后，系统自动出差编号，员工凭此编号预订交通及住宿；审批不通过的，需注明原因并调整行程或标准。步骤3：差旅准备员工根据审批结果通过公司合作供应商（如指定旅行社、票务平台）预订交通及住宿，或自行预订（需保留凭证）。如需提前预借差旅费，填写《借款申请表》提交财务部，审批通过后领取现金或转账至个人账户（出差结束后5个工作日内报销冲抵）。步骤4：差旅执行与记录出差期间，员工需遵守公司纪律及目的地相关规定，按时完成出差任务，每日记录工作进展（如客户沟通要点、项目调研数据等）。如需延长出差时间或更改出差地点，需提前1天向部门负责人及行政部报备，说明原因并补办审批手续。步骤5：费用报销与总结出差结束后5个工作日内，员工整理差旅费用凭证（如交通票据、住宿发票、餐饮发票等，发票抬头需为公司全称），填写《差旅费用报销表》，注明出差编号、费用明细、报销金额等信息，附电子及纸质凭证。报销表提交至财务部审核，财务部核对票据真实性、合规性及是否符合差旅标准（如超标费用需由分管副总审批），审核通过后安排付款。涉及重要项目或客户出差的，需在报销时同步提交《出差总结报告》，说明出差成果、待跟进事项及建议，提交部门负责人及行政部备案。（三）常用表单模板表5：差旅申请表申请人所在部门出差编号出差事由出差地点开始时间结束时间交通方式□飞机□高铁□汽车□其他：________预计费用住宿标准预借金额附件□会议通知□邀请函□项目计划书□其他：________部门审批分管副总（签字）（签字）总经理审批（签字）表6：差旅费用报销表报销人出差编号报销日期费用明细交通费用住宿费用餐饮费用金额票据张数部门确认财务审核（签字）（签字）（四）执行要点与问题规避提前申请：出差需至少提前3个工作日提交申