行政工作流程清单

日常行政工作流程清单工具模板一、适用工作情境本工具模板适用于企业、事业单位及社会组织的日常行政管理工作，涵盖新员工入职、办公用品管理、会议室使用协调、文件归档、访客接待等高频场景。通过标准化流程清单，可帮助行政人员规范操作、提升效率，保证各项工作有序推进，减少遗漏与差错。二、流程操作步骤（一）新员工入职办理流程入职准备人力资源部门提前1个工作日向行政部门发送《新员工入职通知单》，包含员工姓名（*）、入职岗位、入职日期、劳动合同签订时间等信息。行政部根据通知单准备入职物料：工牌、门禁卡、办公用品（笔、笔记本、文件夹等）、工位设备（电脑、座椅、键盘鼠标，提前调试并安装必要软件）。入职办理员工入职当日，行政专员*在接待区引导员工填写《员工入职登记表》，核对证件号码、学历证书等原件（留存复印件），签订《保密协议》《办公用品领用单》。带领员工至工位，介绍工位设备使用方法、公司网络连接方式，告知行政规章制度（如考勤、请假流程）。协调IT部门开通企业邮箱、内部系统账号，告知员工账号初始密码及修改方式。后续跟进入职后3个工作日内，行政专员*跟进办公用品使用情况，保证员工需求满足；入职满1周，收集《新员工入职反馈表》，汇总问题并协调相关部门解决。（二）办公用品申领与管理流程需求提报员工根据工作需要，通过企业OA系统填写《办公用品申领单》，注明物品名称、规格、数量、用途及申领人（*）。部门负责人审批通过后提交至行政部。采购与发放行政专员*汇总申领需求，核对库存（库存不足时启动采购流程：联系供应商询价、对比报价后下单，保证采购物品符合质量标准）。物品到货后，行政部验收并登记入库，更新《办公用品库存台账》。员工凭审批通过的《办公用品申领单》至行政部领取，核对物品无误后签字确认。库存管理每月25日，行政专员*进行库存盘点，核对台账与实际库存，编制《月度库存盘点表》；对低值易耗品（如笔、纸）设置安全库存量，低于标准时及时补充；对耐用物品（如计算器、订书机）建立领用登记表，跟踪使用情况。（三）会议室预订与使用流程预订申请员工通过企业会议室管理系统（或OA系统）提交《会议室预订申请》，注明会议主题、时间、人数、所需设备（投影仪、麦克风、白板等）及申请人（*）。审核与协调行政专员*审核申请：检查会议室时间是否冲突、设备是否可用（冲突时与申请人协商调整时间或更换会议室）。审核通过后，系统自动发送预订确认通知至申请人及参会人员；若需特殊布置（如摆放席卡、调试设备），提前1个工作日与申请人确认需求。使用与归还会议开始前30分钟，行政专员*开启会议室设备，检查桌椅、文具等是否齐全；会议结束后，申请人负责整理会议室（关闭设备、清理垃圾），行政专员检查确认后，在系统中标记“使用完毕”。（四）文件归档管理流程文件分类与整理行政人员根据文件类型（如制度类、合同类、会议纪要类）建立分类目录，按“年度-月份-类别”编号（例如：2024-08-制度-001）。待归档文件需去除夹子、回形针等金属物，检查内容完整性（如签字、盖章是否齐全），保证无破损、污渍。归档与登记将整理好的文件放入档案盒，粘贴标签（注明编号、标题、日期、页数），存入档案柜（按分类顺序排列）；在《文件归档登记表》中记录文件编号、标题、归档日期、经手人（*），电子文件同步至企业档案管理系统，标注关键词便于检索。借阅与保管员工借阅文件需填写《文件借阅申请单》，经部门负责人审批后，至行政部办理借阅手续（借阅期限不超过7个工作日）；行政专员定期（每季度）检查档案存储环境（温度、湿度），保证防火、防潮、防虫；对到期文件，根据档案管理规定鉴定后销毁（销毁时需监销人签字确认）。三、配套表单模板表1：新员工入职登记表序号项目内容备注1姓名*2部门/岗位3入职日期4联系方式5紧急联系人姓名/关系/电话电话用*代替6领用物品工牌、门禁卡、办公用品签字确认7入职承诺已知悉公司制度员工签字表2：办公用品申领单申领日期申领人（*）部门物品名称规格数量用途审批人表3：会议室预订申请表申请日期申请人（*）会议主题时间人数所需设备审核状态表4：文件归档登记表归档日期文件编号标题类别页数经手人（*）存放位置四、使用要点提示信息准确性：所有表单中的姓名、日期、物品名称等信息需真实无误，避免因信息错误导致流程延误（如入职物料遗漏、会议室预订冲突）。时间节点把控：严格按照流程中规定的时间节点操作（如入职物料提前1天准备、会议设备提前30分钟开启），保证工作衔接顺畅。沟通协调：跨部门流程（如新员工入职需协调人力资源、IT部门）需提前沟通，明确责任分工，避免推诿。