办公文件归档及管理制度模板

日常办公文件归档及管理制度模板一、适用范围与工作目标（一）适用范围本制度适用于公司各部门（含分支机构）在日常办公活动中形成的各类纸质文件、电子文件的归档与管理，涵盖行政管理、人力资源管理、项目管理、综合事务等领域的文件材料。（二）工作目标规范文件归档流程，保证文件材料完整、系统、安全；提高文件检索与利用效率，为日常工作决策提供支持；明确管理职责，避免文件丢失、损坏或泄密风险；实现文件全生命周期管理，符合档案管理规范要求。二、职责分工（一）各部门负责人监督本部门文件归档工作的落实，保证文件材料及时、完整归档；审核本部门重要文件的归档范围与密级划分。（二）各部门文件管理员*负责本部门文件材料的日常收集、分类、整理与初步编目；按规定时间向档案室（或综合管理部）移交归档文件，并办理交接手续；提醒本人员工及时提交需归档的文件材料。（三）档案管理员*负责对接收的归档文件进行检查、验收、编号、登记与入库保管；建立档案检索工具，提供文件借阅、复制服务；定期对档案进行清点、维护与安全检查，保证档案完好；对到期档案提出鉴定、销毁意见，按流程审批后处理。三、文件归档范围与分类（一）归档范围行政管理类：公司级通知、会议纪要、工作计划与总结、内部管理制度、请示报告、对外公函、办公设备采购记录等；人力资源管理类：劳动合同、员工录用材料、培训记录、绩效考核表、薪资调整审批表、离职手续文件等；项目管理类：项目立项文件、可行性研究报告、项目方案、进度报告、验收报告、项目总结等；综合事务类：资质证书、审计报告、合同协议（不含涉密合同）、证照年检记录、大事记等；其他应归档文件：上级单位发来的需贯彻执行的文件、公司重要活动形成的影像资料等。（二）文件分类一级分类：按部门或文件性质分为“行政管理”“人力资源管理”“项目管理”“综合事务”等；二级分类：按文件类型分为“制度文件”“会议文件”“合同协议”“记录报表”等；三级分类：按年度、问题或时间顺序排列，如“2024年度-会议文件-第1次会议纪要”。四、文件归档操作流程详解步骤一：文件形成与收集各部门在文件办理完毕后（如会议结束、项目验收后3个工作日内），由经办人将文件原件（含电子版）提交至本部门文件管理员*；文件管理员*对收集的文件进行初步筛选，保证文件内容完整（如、附件、审批手续齐全）、字迹清晰（纸质文件）、电子版无病毒。步骤二：文件整理与编目分类排序：按“一级分类-二级分类-三级分类”顺序整理，相同文件按形成时间先后排列；去除装订：去除文件金属夹、回形针等易锈蚀物品，对破损文件进行修补；填写卷内目录：每份文件填写《文件归档卷内目录》（见表1），包含序号、文件标题、文号、形成日期、页数、密级、备注等信息；编制案卷封面：按分类结果填写《档案案卷封面》（见表2），注明案卷题名、部门、年度、档号、保管期限等。步骤三：移交归档各部门于每季度最后一个月25日前，将整理好的纸质文件（一式两份）及电子版档案移交至档案室*；移交时填写《文件归档移交清单》（见表3），由移交部门文件管理员、档案管理员双方签字确认，各执一份备查；档案管理员*对移交文件进行验收，对不符合要求的文件，退回移交部门重新整理。步骤四：入库保管验收合格的档案由档案管理员*按分类顺序上架存放，纸质档案存入专用档案柜，电子档案备份至公司服务器或加密存储设备；档案柜张贴标识，注明部门、年度、档案类型，便于查找；电子档案建立电子目录，通过档案管理系统进行检索与管理。五、常用管理表格模板表1：文件归档卷内目录序号文件标题文号形成日期页数密级备注（如存放位置）12024年第一季度工作计划办字〔2024〕5号2024-01-038普通存入档案柜A-012部门例会纪要（1月）部会〔2024〕2号2024-01-153普通存入档案柜A-01表2：档案案卷封面案卷题名：部2024年度会议文件部门：部年度：2024年档号：XZ-GL-2024-01保管期限：10年归档部门：部归档日期：2024-03-25档案管理员*：X表3：文件归档移交清单移交部门：部移交日期：2024年3月25日序号档案名称————————12024年Q1会议文件2员工培训记录移交部门负责人签字：_________档案管理员签字：_________六、档案保管与利用规范（一）保管要求环境管理：档案室保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠设备；安全检查：档案管理员*每月对档案进行一次清点，检查有无丢失、损坏、霉变等情况，发觉问题及时处理；电子档案：电子档案定期（每季度）备份，备份介质与服务器分开存放，保证数据安全。（二）借阅与利用借阅申请：员工因工作需要借阅档案，填写《文件借阅登记表》（见表4），经部门负责人审批后，交档案管理员*办理；涉密档案需经公司分管领导审批；借阅期限：普通档案借阅期限不超过7个工作日，涉密档案不超过3个工作日，到期需续借的重新办理手续；借阅要求：借阅档案不得涂改、勾画、抽取、撤换、损坏，不得转借、复制（需复制的须经档案管理员*同意）；借阅档案需在档案室查阅，确需带出的须经分管领导批准并按时归还；归还登记：档案归还时，档案管理员*检查档案完整性，确认无误后在《文件借阅登记表》上签字确认。表4：文件借阅登记表借阅人部门借阅日期归还日期档案名称档号借阅事由审批人经办人备注*市场部2024-03-202024-03-272023年度销售总结XZ-SC-2023-01项目复盘赵六**七、管理规范与风险提示（一）归档时效要求各部门需在文件办理完毕后10个工作日内完成收集，每季度最后一个月25日前完成归档移交，不得拖延；项目类文件需在项目验收后15个工作日内完成归档，重大项目文件实行“边办理、边收集、边归档”。（二）质量规范归档文件需为原件（电子版需为最终稿），复印件需注明“与原件核对无异”并签字确认；文件标题需准确反映内容，不得使用“资料”“材料”等模糊名称；档案编号需唯一，不得重复，编号规则由档案管理员*统一制定。（三）责任追究对未按规定及时归档、归档文件不完整或虚假归档的，对部门负责人及相关责任人进行通报批评；因个人原因造成档案丢失、损坏或泄密的，视情节轻重给予处分，构成违法的依法追究法律责任；擅自复制、外传、销毁档案的，按公司相关规定严肃处理