文档管理标准化流程文件归档指引版

文档管理标准化流程文件归档指引版一、适用范围与应用背景本指引适用于各类企业、事业单位及社会组织的内部文件归档管理，涵盖行政、人事、财务、项目、合同等各类纸质与电子文档。通过标准化归档流程，保证文件资料的完整性、系统性及可追溯性，提升信息检索效率，降低管理成本，满足合规审计、历史查阅及知识传承需求。二、文件归档全流程操作步骤（一）文件收集：明确范围与责任主体收集范围界定常规文件：包括但不限于部门规章制度、会议纪要、工作计划与总结、请示报告、合同协议、项目资料（立项书、验收报告等）、人事档案（录用、离职、考核记录）、财务凭证（发票、报销单、报表）等。特殊文件：涉密文件（需标注密级）、审计报告、法律文书、重大决策文件（如董事会决议）等，需单独收集并加强管理。责任分工各部门指定专人（如“部门文档专员*”）负责本部门文件收集，保证文件形成后3个工作日内完成初步整理。档案管理部门（或行政部）每季度末向各部门下发《文件催交通知单》，未按要求提交的需在2个工作日内说明原因。（二）文件整理：规范分类与初步筛选文件检查与去重检查文件完整性：如会议纪需包含参会人员、决议事项；合同需含双方盖章页、附件等。剔除重复件、草稿（除非最终版本需保留修改痕迹）、无效文件（如过期临时通知）。分类排序按“年度-部门-文件类型”三级分类法排序，例如：“2024年度-行政部-制度类”“2023年度-项目部-合同类”。同一类型文件按“重要程度-形成时间”排序，重要文件（如合同、决策文件）置前。（三）文件分类：建立科学分类体系一级分类（按部门/职能）综合管理类（行政、人事、总务）、业务运营类（销售、生产、研发）、财务管理类（预算、核算、审计）、项目管理类（各项目组）等。二级分类（按文件性质）一级分类下可设“制度文件”“流程文件”“记录文件”“合同文件”“报告文件”等二级类目。三级分类（按具体用途）例如“制度文件”下可分“管理规范”“操作手册”“岗位职责”；“记录文件”下可分“会议记录”“培训记录”“检查记录”。（四）信息录入：建立电子档案台账填写《文件归档登记表》录入关键信息：文件名称、文号/编号（如有）、形成部门、责任人、形成日期、密级（公开/内部/秘密）、页数、存放位置（档案盒编号/电子路径）、归档日期、备注（如关联项目编号）。电子档案同步纸质文件需同步扫描为PDF格式（分辨率不低于300DPI），电子文件命名规则为“一级分类_二级分类_文件名_日期_版本号”，例如：“综合管理_制度_考勤管理规定_20240115_V1.0”。电子文件至指定档案管理系统（如OA系统、档案管理软件），由档案管理员*审核后归档。（五）文件归档：物理存储与电子归档纸质文件归档使用统一规格的无酸档案盒（尺寸：A4或16开），盒面标注“一级分类-二级分类-年度-起止日期-盒号”，例如：“综合管理-制度-2024-2024-01”。文件按顺序放入档案盒，附《文件目录》（含盒内文件名称、页码、日期），盒内文件不超过100页（超分盒装订）。电子文件归档电子文件存储至专用服务器或云存储平台，设置访问权限（如仅档案管理员可编辑，部门负责人可查阅）。定期进行电子文件备份（本地备份+异地备份），备份周期为每月一次，备份介质需标注备份日期及内容范围。（六）保管与维护：保证档案安全可用存储环境要求纸质档案：存放于专用档案室，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%，远离水源、火源及强磁场，配备防虫、防霉药剂。电子档案：服务器需定期杀毒，更新系统补丁，防止数据泄露或损坏。定期检查与更新档案管理员*每半年对纸质档案进行清点，检查是否有虫蛀、霉变、破损，及时修复或复制受损文件。电子档案每季度进行一次数据完整性校验，保证可正常读取。借阅与归还流程因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门审批后，方可借阅（涉密文件需经分管领导批准）。借阅期限：普通文件不超过7个工作日，特殊文件不超过3个工作日，到期需及时归还，超期1天以上需书面说明原因。三、核心模板表格表1：文件归档登记表（模板）序号文件名称文号/编号形成部门责任人形成日期密级页数存放位置（档案盒号/电子路径）归档日期备注12024年度工作计划行办202401行政部张*2024-01-05内部8ZH-2024-行政-012024-01-10含附件3份2项目A合同协议书合同202405项目部李*2024-02-20秘密15HT-2024-项目-052024-02-25与供应商签订表2：档案盒面标签模板（示例）一级分类二级分类年度起止日期盒号档案管理员综合管理制度文件20242024-01-01至2024-03-3101王*表3：档案借阅申请表（模板）借阅人部门借阅日期归还日期文件名称文号/编号借阅事由部门负责人审批档案管理员签字刘*财务部2024-03-012024-03-052023年度财务报表财202312年度审计核查（签字）（签字）四、关键注意事项与常见问题规避（一）文件命名与分类规范禁止使用“资料1”“文件2”等模糊命名，需体现文件核心内容（如“考勤管理规定2024版”而非“新考勤规定”）。分类体系一旦确定，不得随意调整，确需变更需经档案管理部门审核并书面通知各部门。（二）密级文件管理涉密文件需单独存放，纸质文件锁入专用铁皮柜，电子文件加密存储，借阅需经分管领导*审批并登记在册。禁止在非涉密计算机、网络中传输或存储涉密文件，违者将按公司保密制度处理。（三）电子与纸质档案同步电子文件需与纸质文件内容一致，扫描件需清晰完整，关键页（如签字页、盖章页）不得缺失。纸质档案扫描后，原稿不得销毁（除非按规定到期销毁），电子文件仅作为备份或检索使用。（四）过期档案处理到期档案需由档案管理部门会同形成部门鉴定，对无保存价值的文件填写《档案销毁清单》，经部门负责人及分管领导审批后，由2人以上监销，监销人需在销毁清单上签字。涉密档案销毁需送至指定保密销毁机构，并取得销毁证明。（五）责任追溯与培训各部门文档专员*离职或