合同管理审批与执行工具

合同管理审批与执行工具指南一、适用场景本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在合同全生命周期管理中的标准化操作，具体场景包括但不限于：采购类合同：如原材料采购、设备采购、服务外包等合同的审批与执行跟踪；销售类合同：如产品销售、服务提供、合作推广等合同的审批与履约监控；合作类合同：如项目合作、战略联盟、技术协作等合同的审批与执行协调；内部协议：如部门间资源协作、费用分摊等内部协议的审批与管理。通过标准化流程，可保证合同审批合规、执行可控，降低法律风险与管理成本。二、操作流程与步骤（一）合同发起与信息录入发起准备：由业务部门根据合作需求，收集对方主体资质（如营业执照、法人证件号码明等）、合作方案及技术附件，明确合同标的、金额、履行期限等核心要素。填写申请：通过内部管理系统或纸质《合同审批申请表》（详见模板一）录入合同基本信息，包括合同名称、类型、对方单位、合同金额、主要条款摘要、发起部门及发起人（业务经理），并相关附件。提交初审：将申请表及附件提交至部门负责人（部门主管）进行初步审核，重点核对业务需求真实性、预算匹配度及附件完整性。（二）审批流程流转多级审批：根据合同金额与类型，设置差异化审批路径（示例）：小额合同（如≤10万元）：部门负责人（部门主管）→法务专员（法务专员）→财务专员（财务专员）；大额合同（如＞10万元）：部门负责人（部门主管）→法务专员（法务专员）→财务专员（财务专员）→分管领导（分管副总）→总经理（总经理）。审核要点：业务部门：审核合作必要性、条款与业务目标一致性；法务部门：审核合同合法性、条款完整性（如违约责任、争议解决方式）；财务部门：审核付款方式、发票要求、资金预算及税务合规性；分管领导/总经理：审核战略匹配度及重大风险事项。审批反馈：各环节审批人需在1-3个工作日内完成审核，通过则流转下一环节，不通过需注明具体原因并退回发起部门修改。（三）合同签署与生效定稿与盖章：审批通过后，由法务部门（法务专员）根据审批意见修订合同文本，形成最终版本；由授权人员（授权代表）与对方签署合同，需保证双方签字/盖章清晰、日期准确，骑缝章（如需）完整。生效条件：合同自双方签字盖章之日起生效（或约定生效条件，如审批完成、支付定金等）；生效后1个工作日内，由行政部（档案管理员）进行合同编号登记，并分发至相关部门（业务、财务、法务）。（四）执行跟踪与监控责任分配：业务部门为合同执行第一责任人，指定专人（项目执行人）跟踪履行进度，按《合同执行跟踪表》（详见模板二）记录关键节点（如交付时间、验收标准、付款节点）。进度更新：执行人需每周更新执行进度，遇延迟或异常情况（如对方违约、需求变更），立即向部门负责人（部门主管）汇报，同步法务与财务部门评估风险。节点确认：重要节点（如验收、付款）需双方书面确认，验收报告（验收专员签字）、付款凭证（财务专员签字）等材料需同步归档。（五）合同变更与终止变更申请：因政策调整、需求变化等需变更合同时由业务部门提交《合同变更申请表》（详见模板三），说明变更原因、内容及影响，经原审批路径重新审批。变更执行：审批通过后，双方签署《合同补充协议》，明确变更条款后更新执行跟踪表，同步调整后续计划。终止处理：合同到期或需提前终止时，由业务部门提出终止申请，明确终止后善后事宜（如尾款结算、资料交接），经审批后签署《合同终止协议》，终止后3个工作日内完成档案封存。（六）归档与闭环档案整理：合同执行完毕或终止后，由行政部（档案管理员）收集合同文本、审批记录、执行跟踪表、验收报告等材料，按“一合同一档”原则整理，电子档案备份至服务器，纸质档案编号存放于指定档案柜。总结评估：每季度由法务部（法务专员）牵头组织业务、财务部门对合同执行情况进行复盘，分析常见问题（如延迟履约、条款争议），优化后续合同管理流程。三、常用模板示例模板一：合同审批申请表合同名称合同类型□采购□销售□合作□其他对方单位合同金额万元（大写：）主要条款摘要标的、履行期限、付款方式等：附件清单1.资质文件2.技术附件3.其他：发起部门发起人业务经理初审意见部门负责人（部门主管）：日期：法务审核意见法务专员（法务专员）：日期：财务审核意见财务专员（财务专员）：日期：终审意见总经理（总经理）：日期：模板二：合同执行跟踪表合同编号合同名称对方单位执行起止时间至关键节点计划计划完成时间实际完成时间责任人（项目执行人）1.交付/服务启动2.阶段验收3.最终验收4.付款进度更新记录本周进展：日期：异常情况：风险预警□无□延迟□违约□其他：处理措施：状态□进行中□已完成□异常模板三：合同变更申请表原合同编号变更日期变更事项□条款修订□金额调整□期限延长□其他：变更原因变更后主要内容影响说明对成本、进度、风险的影响：附件清单补充协议草案、对方确认函等：申请部门申请人业务经理审批意见原审批路径（同模板一）：四、关键注意事项审批权限管控：严格按照金额与类型设置审批层级，禁止越级审批或简化流程；大额合同需经总经理办公会集体决策，保证重大事项合规。条款审核重点：法务部门需重点审核“违约责任”“争议解决方式”“知识产权归属”等条款，避免模糊表述；财务部门需确认“付款条件”“发票类型”与财务制度一致。执行风险预警：业务部门需定期跟踪履约进度，对延迟超过7天、对方提出重大变更等情况，立即启动风险应对预案，必要时通过法律途径维权。档案管理规范：合同原件及执行材料需保存至少5年（涉及诉讼的保存至诉讼结束），电子档案需加密存储，纸质档案查阅需经部门负责人（部门主管）审批。变