企业行政文档分类归档管理制度

企业行政文档分类归档管理制度一、制度目的与适用范围为规范企业行政文档的分类、整理、归档及管理工作，保证文档的完整性、安全性和可追溯性，提高行政办公效率，依据《_________档案法》及企业内部管理要求，特制定本制度。本制度适用于公司各部门在行政工作中形成的各类纸质及电子文档的管理，涵盖文档从形成到归档的全流程管控。二、行政文档分类标准（一）按责任部门划分综合管理部：公司级规章制度、会议纪要、通知公告、工作计划与总结、证照文件（营业执照、组织机构代码证等）、对外函件等。人力资源部：员工花名册、劳动合同、入职离职材料、培训记录、绩效考核文件、薪酬福利相关文件（不含具体薪资明细）等。财务部：财务预算报告、审计报告、税务申报材料、费用报销制度、财务相关合同（不含发票等敏感信息）等。其他部门：业务合同、项目资料、客户往来文件、部门内部管理制度等（由各部门按统一标准分类后移交）。（二）按文档类型划分文档类型包含内容规章制度类公司章程、管理手册、各部门职责说明、流程文件等会议纪要类各类会议（董事会、办公会、专题会等）的记录、决议事项、行动项跟踪表等合协议类对外合作合同、服务协议、租赁协议、采购合同等（需注明合同编号、签约方）证照资质类公司及各部门的证照复印件、资质认证文件、年检材料等计划总结类年度/季度/月度工作计划、工作总结、专项工作报告等往来函件类与客户、供应商、部门等单位的往来函件、传真、邮件记录（需标注收发文号）（三）按密级划分公开级：可对外公开的文档（如公司宣传资料、公开通知等）。内部级：公司内部使用，不对外公开的文档（如内部管理制度、会议纪要等）。秘密级：涉及公司核心利益或敏感信息的文档（如未公开的合同、战略规划等），需专人保管。三、文档分类归档操作流程（一）第一步：文档收集责任主体：各部门指定专人（以下简称“文档管理员*某”）负责本部门文档的收集工作。收集要求：文档形成后3个工作日内，由文档管理员*某对文档进行初步整理，保证内容完整、字迹清晰（纸质文档）或格式规范（电子文档）。涉及多部门协作的文档，由主办部门负责收集，协办部门配合提供相关材料。特殊情况：对于跨周期或临时性项目文档，应在项目结束后5个工作日内完成收集。（二）第二步：文档分类分类依据：严格按照本制度“二、行政文档分类标准”进行分类，保证文档归属准确。操作方法：纸质文档：使用不同颜色标签区分部门或类型（如综合管理部用蓝色标签、人力资源部用绿色标签），标签注明“部门-类型-年度”（例如：“综合-会议纪要-2023”）。电子文档：在文件名中统一添加分类标识，格式为“部门代号_类型代号_年度_流水号”（例如：“ZHGZ_001_2023_001”，其中“ZHGZ”为综合管理部代号、“001”为会议纪类型代号）。（三）第三步：文档整理纸质文档整理：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，破损文档需修补。按时间顺序或逻辑顺序排序，每份文档添加页码（页码标注在右上角）。使用档案夹或档案盒统一装订，档案盒脊面标注“部门-类型-年度-档号”（例如：“综合管理部-会议纪要-2023-ZHGZ-001”）。电子文档整理：按部门分类建立文件夹，子文件夹按类型划分（例如：“综合管理部→会议纪要→2023年”）。电子文档需转换为PDF格式（如无特殊格式要求），避免因软件版本差异导致无法打开。（四）第四步：文档编目编制档案目录：文档管理员*某需对整理后的文档编制《企业行政档案目录表》（详见模板一），保证信息完整、准确。档号规则：档号由“部门代号+类型代号+年度+流水号”组成（例如：“ZHGZ-001-2023-001”），其中部门代号和类型代号需统一编码（见附件《企业行政文档分类编码表》）。（五）第五步：文档归档归档时限：季度内形成的文档，需在季度结束后10个工作日内完成归档。年度总结类文档，需在次年1月20日前完成归档。归档移交：纸质文档：由文档管理员某填写《档案移交清单》（需注明档号、题名、份数、移交人、接收人），经部门负责人经理审核后，移交至公司档案室。电子文档：由文档管理员*某将电子档案拷贝至公司指定服务器，或通过加密企业/邮箱提交至档案管理员，同时提交电子版《档案目录表》。档案室接收：档案管理员*某核对档案无误后，在《档案移交清单》上签字确认，并将档案按类别、年度有序存放。四、档案管理职责分工各部门负责人经理：对本部门文档的完整性、真实性负总责，监督文档管理员某完成分类归档工作。文档管理员*某：负责本部门文档的日常收集、分类、整理、编目及移交，保证文档符合归档要求。档案管理员：负责档案室的管理，包括档案的接收、保管、借阅、鉴定及销毁，定期检查档案存放环境（温度18-22℃，湿度45-60%），保证档案安全。五、模板表格模板一：企业行政档案目录表档号题名责任部门责任者形成日期密级保管期限存放位置备注ZHGZ-001-2023-0012023年度第一次办公会议纪要综合管理部*经理2023-01-15内部级10年档案室-A1-01含决议事项3项RLZY-002-2023-0052023年第一季度员工培训记录人力资源部*主管2023-03-20内部级5年档案室-B2-03附签到表模板二：档案借阅登记表借阅人部门借阅日期档号及题名借阅事由归还日期经办人审批人（部门负责人）备注*某市场部2023-04-10ZHGZ-001-2023-001办公会议纪要项目资料参考2023-04-15*某*经理已归还*某财务部2023-04-12CW-003-2023-002年度审计报告年度审计准备2023-04-20*某*经理涉密，需加密传递六、执行规范与风险提示（一）归档质量要求文档内容需真实、准确，不得涂改或伪造；如需修改，需在修改处签字确认。电子文档需定期备份（每月至少1次），备份介质包括移动硬盘、云盘等，保证数据安全。（二）保密管理要求秘密级文档需单独存放，由档案管理员专人保管，借阅需经公司分管领导*总审批。涉密文档不得复印、摘抄或通过非加密渠道传递，借阅后需及时归还，最长借阅期限不超过7天。（三）借阅与归还规范借阅内部级文档需经部门负责人*经理审批，借阅公开级文档可直接向档案管理员申请。档案借阅后需妥善保管，不得转借、损毁或丢失；如需延长借阅期限，需提前2天办理续借手续。（四）档案鉴定与销毁对于超过保管期限的档案，由档案管理员会同相关部门进行鉴定，确认无保存价值后，填写《档案销毁清单》，经公司分管领导*总审批后统一销毁。档案销毁时需由两人以上监销，保证销毁过程彻底，《档案销毁清单》需存档