财务报销流程管理操作手册

财务报销流程管理操作手册一、手册目的与适用范围本手册旨在规范公司财务报销行为，明确报销各环节操作要求，提升流程效率与合规性，保障公司资金安全及员工权益。适用于全体员工及涉及报销业务的财务、行政等相关岗位人员。二、报销前准备工作（一）报销凭证要求1.发票类凭证：需为税务机关监制的正规发票（含电子发票、增值税专用/普通发票等），抬头与公司全称一致，不得涂改、挖补，开票日期与业务发生时间相符，内容需清晰体现服务/商品名称、数量、单价、金额，且加盖开票方发票专用章。2.非发票类凭证：如行政事业单位收据、境外消费凭证等，需符合国家规定，注明收款单位、事项、金额等，加盖财政监制章或收款单位公章。3.辅助凭证：涉及合同、验收单、行程单、费用明细的，需与主凭证内容对应（如差旅费附机票/车票、酒店水单；采购报销附合同、验收单）。（二）报销单据填写规范2.填写要求：字迹清晰、项目完整，不得遗漏部门、姓名、报销日期、费用项目、金额（大小写一致，小写前加“¥”，大写顶格）；费用项目需与凭证对应（如“差旅费-机票”“办公费-打印纸”），附件张数如实填写，按类别、时间顺序粘贴整齐。三、报销申请流程（一）日常费用报销（办公费、招待费等）1.凭证整理：费用发生后，整理合规凭证，填写报销单并签字确认，标注费用归属项目（如有）。2.部门初审：提交部门负责人/授权人审核，确认费用真实性、金额合理性、单据规范性，签字后转至部门助理或财务对接人。3.财务初审：通过OA系统或线下提交财务，专员核对凭证合规性、单据准确性，无误则进入审核流程。（二）差旅费报销1.出差申请：出差前OA提交《出差申请单》，注明事由、时间、地点、预计费用，经部门负责人、分管领导审批后出差（特殊情况可事后补申请）。2.报销申请：出差结束5个工作日内，填写《差旅费报销单》，附机票/车票、酒店发票、行程单等，按“日常费用报销”流程提交。（三）采购报销（固定资产、办公用品等）1.采购申请与合同：采购前提交《采购申请单》，审批后签订合同（金额≥XX元需书面合同），明确付款、发票、验收要求。2.验收与凭证整理：货物/服务验收合格后，取得发票及验收单（使用部门/仓库签字），填写《采购报销单》，附合同、验收单、发票。3.审批与提交：按“日常费用报销”流程提交，超预算/标准需附专项说明。四、审核与支付流程（一）财务审核1.初审：财务专员核对凭证合规性（发票真伪、附件完整性）、单据准确性、审批完整性，重点检查：发票是否重复报销（系统查重）；费用是否超标准（如差旅费交通、住宿标准）；辅助凭证与主凭证逻辑是否一致（如采购合同与发票、验收单匹配）。2.复核：财务经理/授权人复核大额支出、特殊事项合理性，确认无误后签字。（二）支付安排1.支付方式：优先银行转账（员工/供应商账户），小额费用（≤XX元）可申请现金报销（需提前说明）。2.支付周期：每周二、四为固定支付日（节假日顺延），紧急报销可提交“加急申请”，经财务负责人审批后优先处理。（三）归档管理1.纸质档案：报销单及附件按“年-月-部门-类型”编号存档，移交档案管理部门前由财务保管，保存期限按《会计档案管理办法》执行。2.电子档案：系统上传报销单及凭证扫描件，建立电子台账，便于查询审计。五、注意事项与违规处理（一）报销时效日常费用：业务发生后1个月内提交，逾期需书面说明，经部门及财务负责人审批。差旅费：出差结束5个工作日内提交，逾期影响个人报销信用分（见《员工报销信用管理办法》）。（二）违规处理虚假报销（伪造发票、虚报金额等）：追回款项，处1-3倍罚款，情节严重移交司法，纳入失信名单。凭证不合规（发票无效、附件缺失）：财务退回单据，要求整改，逾期暂停后续报销。（三）沟通与支持报销疑问：咨询部门财务对接人或财务报销专员（联系方式见内网“财务服务指南”）。系统操作：联系IT运维或参考OA“报销流程操作指引”。六、常见问题解答（一）发票丢失如何处理？需取得开票方记账联复印件（盖发票专用章），附《发票丢失情况说明》（注明原因、代码、号码、金额），经部门负责人审批后报销。（二）审批流程超时怎么办？通过OA“催办”功能提醒，或联系审批人说明情况；特殊原因延误可提交上级协调，确保时效内完成。（三）差旅费标准有何区别？总监及以上：飞机经济舱、高铁一等座，住宿XX元/天；经理级：高铁二等座、