《办公室实务-2024》课件-会中服务

办公室实务

会中服务项目三会务办理会中服务—细节定成败目录项目三学习任务一接站与报到学习任务二落实会场接待学习任务三保障会议安全与后勤学习任务四完成会议记录与编写会议简报学习任务一接站与报到知识目标◆掌握会议接站工作原则。◆掌握会议报到工作原则与方法。能力目标◆能够做好会议接站准备工作。◆能够做好会议报到工作。项目三学习任务一接站与报到一、会议接站统一的指挥调度系统(一)项目三姓名性别单位职务民族联系方式车次/航班出发时间到达时间随行人数接站司机接站车号接站工作人员接站领导接站出发时间接站出发地点会议代表接站安排表学习任务一接站与报到一、会议接站安排足够的车辆和接站人员(二)项目三根据参会人员数量、到站时间、往返周期等因素合理安排迎接车辆和迎接人员。接站人员和车辆一般以小组为单位，每个小组配备接站人员1-2名，司机1名，车辆1部。根据《会议代表接站安排表》确定的到站人数和时间，合理安排接站小组数量，多个小组之间轮流接站，前后衔接，防止出现“空挡”。学习任务一接站与报到一、会议接站会前通知内容详细(三)项目三单位接站人数人联系人姓名联系人手机到达10月22日

航班时分抵达10月22日 车次

时分抵达返程10月日 车次—张10月日 航班—张会议接站回执学习任务一接站与报到一、会议接站接站物品准备充分(四)项目三

1.接站牌和接站条幅的制作要醒目，在车站、码头、机场设置接待站，并制作醒目的接站牌和条幅。

2.接待人员还应准备好以下物品：手提式扩音器、工作证、胸卡、急救电话号码表(应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码)。学习任务一接站与报到二、会议报到引导与会代表报到的注意事项(一)项目三1.如有必要，应当查验参会人员的有效证件。2.报到办理人员业务要熟练，节约报到办理时间。3.报到人员的分配要合理，工作流程应当明确。4.备好会议报到须知，做到接待人员人手一份。5.食宿安排要留有余地，充分考虑到参会人员可能会超出预期的情况。学习任务一接站与报到二、会议报到引导与会代表报到的程序(二)项目三

1.在报到处的周围设立醒目的引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。

2.接待人员将预先准备好的文件袋发给报到人员，必要时引导与会代表去所住宿的房间并简要介绍周围的情况和开会的要求。

3.向每位代表发放会议指南。

4.随时统计需订返程票的会议代表，会议期间，根据预定返程票回执和参会人员的需要安排专人负责飞机票、车票、船票的订票工作。

5.随时统计报到人数以备领导查询，答复会议代表咨询。

6.报到结束后，汇总有关情况报告会议秘书长，要特别注意代表变更情况和因故不能及时报到代表的情况。学习任务一接站与报到知识拓展：设计会议报到登记表项目三××会议报到登记表（20××年×月×日）序号姓名性别年龄工作单位职务通讯地址联系电话房间号码单位网址电子邮件返程订票学习任务一接站与报到实训练习项目三

会议接站和报到服务1．

实训目标。

通过实训，要求学生掌握会议接站和报到工作的方法。2．

实训背景。

近年来，中国家电业迅猛发展。这不只表现在家电品种的增加，更主要是表现在中国家电业在全球市场份额的扩大。比如，中国制造的彩电已占全球市场份额的29%，洗衣机占24%，电冰箱占16%，空调占30%，而照相机和电话机则超过50%，微波炉的数字更是惊人，单是广东格兰仕一个厂生产的微波炉就占全球市场份额的35%。最近，手机和电脑的生产量与销售量也直线上升。中国家电业在逐步发展壮大、走向成熟，中国家电业在基本上占据了国内市场的同时，迅速占领国际市场。

朝阳家电公司是一家资产雄厚的大型企业。最近，公司又在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品。为了引起客户和消费者的关注，公司将举办一次大型客户咨询洽谈会，准备邀请国内二百多家客户参加。会议定于2019年10月10日在北京国际会议中心召开，食宿也在北京国际会议中心。3．

实训内容。

请根据实训背景，模拟表演会议接站和报到的情景。学习任务二落实会场接待知识目标◆掌握会议签到的方法。◆掌握会议引导的方法。能力目标◆能够做好会议签到工作。◆能够做好会议引导工作。项目三学习任务二落实会场接待项目三一、会议签到会议签到的作用(一)简言之，会议签到的作用主要有以下几点：

1.便于统计实到人数，以确定法定性会议的有效性；

2.检查缺席情况，以便及时通知有关人员到会，或通知缺席对象另行补会；

3.庆典仪式、纪念性和追悼性会议活动的签到簿可以珍藏，留作永久的纪念；

4.与会者的亲笔签名是第一手签到记录，是其参加会议活动的书面证明，可为日后的查考提供历史凭据。在一些法定性会议上，签到还是一种法律行为。学习任务二落实会场接待项目三一、会议签到会议签到的方法(二)1簿式签到2证卡签到3电子签到4座次表签到5会议工作人员代为签到学习任务二落实会场接待项目三一、会议签到会议签到的要求(三)1认真准备2有序组织

3及时统计4准确无误学习任务二落实会场接待项目三二、会议引导引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。引导虽然看似小事，但却能给与会者提供许多方便，使他们感到亲切，也有利于会场内外正常秩序的建立。引导工作贯穿于整个会议期间，每一位会务工作人员都应当履行为与会者引导的义务。日常的小型会议，与会人员一般都有自己的习惯座位。但多数会议需要与会者按照会前安排好的座位或区域就座。学习任务二落实会场接待项目三知识拓展：一、设计会议签到表会议名称主办单位会议时间(年月日时分)会议地点出席单位签名××××××××××××会议签到表学习任务二落实会场接待项目三知识拓展：二、引导就座的常识有些小型会议也需要与会者有固定的座次，应在出席证或签到证上注明座号，并在每个会议桌上摆置名签，并同时印制“座次表”发给与会人员，与会人第一次入场的时候，会议人员应做必要的引导，以便与会人员找到座次。所以，引导人员要做好引导工作，以保证会议的顺利进行。召开大型会议，为了方便与会者尽快就座和保持会场程序，都需要会议工作人员采取某种方式引导座位。比如，在会议厅召开的大中型会议，一般都采用对号入座的方式或是将会场划分为若干区域，以地区或部门行业为单位集中就座，根据不同情况，有的也可采取随便入座的方式。无论采取对号入座，还是随便入座，或是划分区域入座，都可以设立指示座位的标志或由会议秘书工作人员引座。学习任务二落实会场接待项目三知识拓展：三、会议接待礼仪对会议接待人员的要求(一)1礼仪小姐应有的风采2会议工作人员应有的风度学习任务二落实会场接待项目三知识拓展：三、会议接待礼仪会议进行中的服务(二)1倒茶2其他服务

3做好会后服务的准备工作学习任务二落实会场接待项目三实训练习金地公司在全国设有300多个代理商，为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，金地公司总经理办公会决定11月8日-10日在上海市召开一次全国代理商会议，会议定在上海希尔顿酒店举行。由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景；研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果；生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况；销售部总监介绍公司产品的销售情况；公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。同时，选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验，最后表彰50家优秀代理商。请按照实际情景，分组模拟演练签到和引导的情景。学习任务三保障会议安全与后勤项目三知识目标◆掌握会议安全保卫工作的内容和方法。◆掌握会议后勤服务的内容和方法。能力目标◆能够做好会议安全保卫工作。◆能够做好会议后勤服务工作。学习任务三保障会议安全与后勤项目三一、会议的安全保障如果公司内部的会议，会场安全保卫基本不用作特别安排。如果是对外的会议，尤其是一些大中型会议需要确保参会人员的人身与财产安全，就应做好安全保卫工作。在一些大中型会议，会场要专门配有服务人员，秘书应当督导和协助服务人员做好工作：

(1)与会人员入场时的验证与收票工作。

(2)保持会场内的秩序，维护场内设备。

(3)关注会场内各种设备的使用情况。

(4)做好会场内安全保卫工作。学习任务三保障会议安全与后勤项目三二、会议的后勤服务安排会议值班(一)1会议值班工作的内容和意义2会议值班工作的的任务学习任务三保障会议安全与后勤项目三二、会议的后勤服务会议交通服务(二)1．筹齐会议用车2．拟定会议用车制度和纪律3．合理调度会议用车，确保会议进程按计划实施4．对驾驶人员的管理学习任务三保障会议安全与后勤项目三二、会议的后勤服务生活服务工作(三)1及时订购回程票2打印并分发会议代表通讯录3组织拍摄会议集体照及活动照学习任务三保障会议安全与后勤项目三二、会议的后勤服务餐饮服务(四)1会议餐饮服务的种类2会议的宴会服务学习任务三保障会议安全与后勤项目三知识拓展：一、宴席座次的安排学习任务三保障会议安全与后勤项目三知识拓展：一、宴席座次的安排学习任务三保障会议安全与后勤项目三知识拓展：二、会议嘉宾的安全和保卫1会议嘉宾的安全保卫工作的内容2会议嘉宾安全保卫划分为4个关键阶段3会议安全保卫人员的职责4会议保卫工作的检查学习任务三保障会议安全与后勤项目三实训练习金地公司在全国设有300多个代理商，为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，金地公司总经理办公会决定11月8日-10日在上海市召开一次全国代理商会议，会议定在上海希尔顿酒店举行。由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景；研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果；生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况；销售部总监介绍公司产品的销售情况；公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。同时，选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验，最后表彰50家优秀代理商。请按照实际情景，分组模拟演练会议安全保卫和后勤服务工作的情景。学习任务四完成会议记录与编写会议简报项目三知识目标◆掌握会议记录的格式。◆掌握会议记录的技巧。◆掌握会议简报的格式。◆掌握会议简报的编写方法。能力目标◆能够完成一场会议记录的准备、整理等工作。◆能够编写会议简报。学习任务四完成会议记录与编写会议简报项目三一、做好会议记录会议记录是一种实用文体，是由负责记录的人员对会议进行情况及会上发言和决定事项所作的记载，是会议情况的真实反映。在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。“记”与“录”略有区别。“记”有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以之保证记录内容最大限度地再现会议情境。学习任务四完成会议记录与编写会议简报项目三一、做好会议记录会场记录的格式(一)××××××会议记录会议名称：××××××××× 会议时间：××年××月×日×时会议地点：××× 记录人：×××出席与列席会议人（数）：×××、×××、×××、×××、×××缺席人（数）：×××、×××、×××、×××会议主持人：×××

审阅：×××签字：×××主要议题:×××××××××发言记录：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××。学习任务四完成会议记录与编写会议简报项目三一、做好会议记录会场记录的格式(一)××公司会议记录会议时间：××年×月×日×时会议地点：×××出席人（数）：×××（主持人）、×××、×××、×××、×××、……、×××（记录人）。缺席（数）人：×××××××××……会议主持人：×××（职务）记录人：×××（职务）会议内容记录：×××：××××××××××××××××××××××××××××××。×××：×××××××××××。………………散会（会议于××时××分结束）。

主持人：×××(签名)

记录人：×××(签名)(本会议记录共×页)学习任务四完成会议记录与编写会议简报项目三一、做好会议记录会议记录的基本要求(二)记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。基本要求如下：

1.准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。

2.详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。

3.忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。

4.记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。学习任务四完成会议记录与编写会议简报项目三一、做好会议记录会议记录的重点(三)会议记录应该突出的重点有以下几点。1.会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。2.会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。3.权威人士或代表人物的言论。4.会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。5.会议已议决的或议而未决的事项。6.对会议产生较大影响的其他言论或活动。学习任务四完成会议记录与编写会议简报项目三一、做好会议记录会议记录的整理(四)会议记录的整理要真实、完整、全面、清晰。

1.忠实于讲话人、发言人的原意。

2.保持讲话人、发言人的风格。

3.要整理得完整、全面，不仅会议内容、讲话人主要精神、关键句子不要遗漏，而且重要的插话、会场动态如表决等都要整理上去。

4.整理时要做到层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号、字迹清晰，避免错别字。

5.会议记录整理出来后，如果是一个人的讲话记录，应送讲话者本人、会议主持人或召集人审阅。

6.录音记录稿的整理，要注意辨别讲话人的声音，不可张冠李戴。学习任务四完成会议记录与编写会议简报项目三二、会议简报会议简报的特点(一)“简”是最重要的特点，指内容集中、篇幅短小、提纲挈领、不枝不蔓，无关的东西不说，一般性的东西少说，专业性的东西多说。“快”是报道迅速及时。简报写作要快，尽量让读者在第一时间里了解到最新的现实情况。“新”是指内容的新鲜感。简报如果只报道一些司空见惯的事情，就没有多大价值和意义了，而是要报道新事物与新情况、反映新动向与新趋势、宣传新思想与新典型。“实”是简报的本质特性，指内容真实准确，用事实说话。简报所反映的内容、涉及的情况，必须严格遵循真实性原则，时间、地点、人物、事件、原因、结果，所有要素都要真实，所有的数据都要确凿。虚构编造不行，移花接木、添枝加叶也不行。学习任务四完成会议记录与编写会议简报项目三二、会议简报会议简报的写法(二)1报头2报核3报尾学习任务四完成会议记录与编写会议简报项目三知识拓展1性质不同2功能不同3内容不同4表现形式不同5表达方式不同6利用方式不同学习任务四完成会议记录与编写会议简报项目三实训练习 1．撰写会议记录(1) 实训目标。

通过实训，要求学生掌握做会议记录的一般方法和要求。(2) 实训背景。

2019年10月21日，宏远公司在公司综合会议室举行了三季度经营形势总结及四季度经营形势分