行政公文写作格式规范公文写作指导流程工具

行政公文写作格式规范与流程指导工具一、适用工作场景本工具适用于各级政机关、企事业单位、社会团体等组织开展行政公文写作的全流程指导，具体场景包括但不限于：常规行政发文：如年度工作计划、总结、通知、通报等；专项事项请示/报告：如经费申请、项目立项、重要工作进展汇报等；跨部门协调沟通：如联合发文、会签文件、会议纪要等；对外正式函件：如商洽工作、询问答复、征求意见等；制度规范类文件：如管理办法、实施细则、规定等。二、标准化操作流程（一）准备阶段：明确发文需求与基础要素确定发文目的与依据明确文件需解决的核心问题（如部署工作、请求指示、告知事项等）；确认发文依据（如上级文件、会议精神、领导批示等），需注明具体文号或标题（如“根据《省人民办公厅关于的通知》（X政办发〔2023〕X号）精神”）。选定文种根据行文关系和内容性质选择合适文种，常见文种及适用范围通知：发布规章、批转/转发文件、部署工作、告知事项等；请示：向上级机关请求指示、批准；报告：向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问；函：不相隶属机关之间商洽工作、询问/答复问题、请求批准/答复审批事项；纪要：记载会议主要情况和议定事项。确定主送/抄送机关主送机关：文件的主要受理机关，顶格标注，后加冒号；抄送机关：需要知晓文件内容的机关，标注于文末分隔线下，后加冒号。（二）拟稿阶段：规范内容结构与格式要素标题拟定格式：“发文机关+事由+文种”（如“公司关于开展2024年度安全生产大检查的通知”）；要求：准确概括文件内容，简洁明了，一般不超过20字；文种不可，事由需明确具体。结构开头：说明发文依据、目的或背景（如“为贯彻落实会议精神，现就事项通知如下”）；主体：阐述具体事项、措施、要求等，逻辑清晰，分条列项（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序号）；结尾：根据文种确定（如请示用“妥否，请批示”，通知用“特此通知”，报告用“以上报告，请审阅”）。格式要素标注发文字号：由“发文机关代字〔年份〕序号号”组成（如“X政发〔2024〕5号”），年份用六角括号，序号不编虚位；签发人：上行文需标注，在发文字号右侧标注“签发人：X”（后加签发人姓名及职务，如“签发人：*（总经理）”）；附件说明：如有附件，在下空一行左空二字标注“附件：”，后标附件名称（如“附件：1.名单”）；发文机关署名：应使用机关全称或规范化简称；成文日期：用阿拉伯数字标注（如“2024年3月15日”），会议通过的决定、决议等日期需标注会议通过日期（如“2024年3月15日通过”）。（三）审核阶段：保证内容准确性与合规性自查重点内容是否符合法律法规、上级政策；文种使用是否准确，行文关系是否妥当（如请示是否一文一事）；格式要素是否齐全（标题、发文字号、主送机关、附件、发文机关、成文日期等）；文字表述是否规范（无错别字、语病，标点符号正确）。部门审核涉及多部门职责的文件，需经相关部门负责人会签，确认内容无争议、措施可落实；业务部门重点审核专业内容（如数据、政策依据、操作流程等）的准确性。办公室/综合部门审核审核格式规范性（字体、字号、行距、页码等）；审核行文逻辑、文字表述及程序合规性（如是否需前置征求意见、是否需经会议审议等）。（四）签发阶段：履行审批程序明确签发权限一般文件：由分管领导签发；重要文件（如涉及重大事项、人事任免、大额资金等）：由单位主要领导签发；联合行文：所有联署机关负责人均需签发。签发规范签发人需在指定位置签署姓名及完整日期（不得只签姓或名），如“*2024年3月16日”；修改意见需用铅笔标注于纸质文件或通过办公系统批注，拟稿人根据意见修改后重新提交审核。（五）印发阶段：规范排版与分发格式排版字体：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312，三级标题用三号仿宋GB2312加粗；行距：行距28磅，段前段后间距0行；页码：页码位于页脚居中，用阿拉伯数字“-1-”“-2-”格式；页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。用印与分发用印位置：成文日期上方，骑年盖月（印章顶端上距2mm-4mm）；分送范围：根据主送、抄送机关清单准确分发，涉密文件需按保密规定登记、传递；归档：正式印发后3个工作日内，将电子版及纸质版（含签发页、审核意见页）交档案管理部门归档。三、常用公文模板示例（一）通知模板要素内容示例标题市人民办公室关于开展2024年度全市安全生产大检查的通知发文字号X市政办发〔2024〕28号主送机关各县（市、区）人民，市人民各部门、各直属机构：开头为深刻吸取近期安全生产教训，切实保障人民群众生命财产安全，根据市委、市统一部署，现就开展2024年度全市安全生产大检查有关事项通知主体（分条列项）一、检查范围全市所有生产经营单位，重点包括：危险化学品、矿山、建筑施工、交通运输、人员密集场所等行业领域。二、检查时间2024年4月1日至6月30日。三、主要内容（一）安全生产责任制落实情况；（二）安全隐患排查治理情况；（三）应急准备情况。结尾请各单位高度重视，加强组织领导，保证检查取得实效。工作进展情况请于每月25日前报市安全生产委员会办公室。发文机关署名市人民办公室成文日期2024年3月20日附件附件：1.全市安全生产大检查实施方案

2.安全生产大检查表（二）请示模板要素内容示例标题公司关于申请购置办公设备的请示发文字号X司发〔2024〕12号签发人*（总经理）主送机关集团总经理办公室：开头因我部门现有办公设备使用年限较长（平均超过5年），故障频发，严重影响工作效率。为保障日常办公有序开展，现申请购置一批办公设备，具体事项请示主体（分条列项）一、购置原因现有电脑12台，其中6台运行卡顿，打印机2台均存在卡纸、打印不清等问题，维修成本高且效果不佳。二、购置清单及预算（一）笔记本电脑10台，单价6000元，合计60000元；（二）激光打印机2台，单价3500元，合计7000元。三、资金来源拟从2024年度部门办公经费中列支。结尾妥否，请批示。发文机关署名公司综合管理部成文日期2024年3月18日四、关键注意事项与常见问题规避（一）格式规范类字体与字号：必须使用仿宋GB2312，标题层级字体不可混淆（如一级标题不能用楷体）；发文字号：年份需用六角括号“〔〕”，不得使用“[]”或“（）”，序号不编虚位（如“1号”而非“01号”）；页码：页码需连续，不得遗漏或重复，涉密文件页码需标注密级（如“秘密★1年”）。（二）内容逻辑类文种使用：“请示”需一文一事，不得夹带报告内容；“报告”不得请示事项；行文关系：向上级机关行文，主送机关应单一，不得直接送领导个人（除领导交办事项外）；数据表述：涉及具体数据需准确，并注明统计口径（如“同比增长15%（较2023年同期）”）。（三）程序合规类签发顺序：需按“拟稿人→部门负责人→办公室→分管领导→主要领导”顺序流转，不得越级签发；联合行文：主办机关在前，其他机关按、政、军、群顺序排列；涉密文件：需标注密级、保密期限和知悉范围，严格按照保密规定管理，严禁通过互联网传输。（四）文字表述类称谓规范：使用机关全称或规范化简称（如“国务院”不得简写为“国院”