做账实操-财务部与销售部账务及催收款的工作职责 SOP

会计实操文库10/10做账实操-财务部与销售部账务及催收款的工作职责SOP一、总则适用范围：本SOP适用于企业财务部在账务核算、账务对账、款项催收及风险评估方面的工作职责界定，以及销售部协助开展催收与客户协调工作的流程规范，确保财务与销售部门协作高效，保障企业资金安全与账务准确。核心原则：权责分明原则：明确财务部与销售部的核心职责边界，财务部主导账务管理与风险把控，销售部聚焦客户沟通与欠款催收协助。协同协作原则：建立部门间信息共享机制，确保账务数据、客户反馈、催收进展等信息实时同步，形成工作合力。风险导向原则：以风险评估为基础，制定差异化催收策略，优先处理高风险欠款客户，降低坏账损失风险。二、财务部工作职责（一）账务核算管理收入核算：根据销售部提供的销售合同、发货单及客户签收单，结合开票信息确认收入，确保收入确认符合会计准则（如权责发生制）。会计分录规范：借“应收账款——XX客户”，贷“主营业务收入”“应交税费——应交增值税（销项税额）”，摘要注明“销售XX产品收入”。审核要点：销售合同金额与开票金额一致，发货单与签收单日期匹配，避免提前或延迟确认收入。应收账款核算：建立客户应收账款明细账，逐笔登记销售回款、欠款金额及账龄，每月更新应收账款台账（含客户名称、欠款金额、欠款起始日期、账龄区间）。收到销售回款时，及时核销对应客户应收账款，会计分录：借“银行存款”，贷“应收账款——XX客户”，备注“收XX合同货款”。月末与总账核对应收账款余额，确保明细账与总账一致，差异率控制在0以内。异常账务处理：发现销售返利、折扣、退货等特殊业务时，协同销售部核实业务真实性，按规定进行账务调整（如冲减收入或应收账款）。例：客户退货时，凭《退货验收单》及红字发票，分录：借“主营业务收入（红字）”“应交税费——应交增值税（销项税额）（红字）”，贷“应收账款——XX客户（红字）”。（二）账务对账管理内部对账：每月5日前完成与销售部的内部对账，核对销售台账与财务应收账款明细账的差异，重点检查未开票收入、已开票未回款、返利未核销等事项，形成《内部对账差异表》并协同整改。对账资料：销售部提供的《月度销售汇总表》《未回款明细表》，财务部提供的《应收账款明细账》《开票汇总表》。客户对账：对欠款金额超5万元或账龄超30天的客户，每月10日前向客户发送《应收账款对账函》（附欠款明细），函件需加盖公司公章，明确对账截止日期及反馈要求。收到客户回函后，及时核对差异：若客户确认无异议，存档备查；若存在争议，3个工作日内联合销售部核实（如合同条款误解、发货数量差异），并出具《对账差异调节表》。（三）款项催收管理催收启动：根据应收账款台账，对逾期未回款客户（账龄超信用期）启动催收流程：账龄30天内由财务部发送《温馨催款函》，账龄60天以上联合销售部开展专项催收。催款函内容：客户欠款明细（合同号、金额、逾期天数）、付款期限、逾期后果（如暂停发货、收取违约金），附银行账户信息。催收跟踪：建立《催收台账》，记录客户名称、催收日期、催收方式（邮件/电话/面谈）、客户反馈、承诺付款日期及跟进责任人（财务对接人+销售对接人）。每周更新催收进展，对承诺付款未兑现的客户，升级催收方式（如销售部上门沟通），并向财务负责人汇报。回款确认：收到客户回款后，2个工作日内确认款项对应的合同及金额，核销应收账款并通知销售部，避免回款与欠款错配。对超额回款或预付款项，标注“预收账款——XX客户”，并提醒销售部与客户确认款项用途（如后续订单抵扣）。（四）风险评估管理客户信用评级：联合销售部建立客户信用评级体系，从客户经营状况（年销售额、利润率）、历史付款记录（逾期次数、平均回款周期）、行业风险等维度，将客户分为A（优质）、B（稳定）、C（高风险）三级。评级周期：每季度更新一次，特殊情况（如客户出现重大经营问题）即时调整，评级结果作为授信额度及催收优先级依据。应收账款风险评估：每月末开展应收账款风险分析，计算账龄分析表（账龄1年以内占比≥90%，1-2年占比≤8%，2年以上占比≤2%），识别高风险欠款（如C级客户欠款超50万元）。对风险客户出具《风险评估报告》，提出应对建议（如缩减授信、要求预付款、启动法律程序），报管理层审批后执行。坏账风险防控：根据风险评估结果计提坏账准备，采用账龄分析法：账龄1年以内计提5%，1-2年计提30%，2-3年计提50%，3年以上计提100%，会计分录：借“信用减值损失”，贷“坏账准备——XX客户”。对确认无法收回的欠款（如客户破产），经管理层审批后核销坏账，会计分录：借“坏账准备”，贷“应收账款——XX客户”，同时保留催收记录及法律文书备查。三、销售部协助工作职责（一）催收协助客户沟通对接：接收财务部《催收协同通知》后，1个工作日内联系对应客户，了解欠款原因（如资金周转困难、发票问题、产品异议），记录《客户欠款原因说明表》并反馈财务部。针对产品质量、发货延迟等引发的欠款争议，3个工作日内协调内部部门（如生产部、物流部）解决，形成《争议解决方案》并与客户确认。催收策略执行：配合财务部向客户传递催款信息，向客户解释逾期付款的违约责任（如按合同约定收取逾期利息，利率不低于LPR的1.5倍）。对重点客户（如年销售额超100万元）的逾期欠款，销售负责人需亲自参与面谈催收，形成《面谈纪要》明确付款计划。回款承诺跟踪：督促客户履行付款承诺，在承诺付款日期前1个工作日提醒客户付款，付款后2个工作日内将回款凭证（如银行回单截图）反馈财务部。（二）客户协调管理客户信用信息提供：新客户合作前，向财务部提供《客户信用调查表》，内容包括客户注册资本、行业地位、过往合作记录（如有）、建议授信额度及信用期（如最长60天）。老客户经营状况发生重大变化（如股权变更、诉讼纠纷）时，48小时内书面通知财务部，作为信用评级调整依据。合同条款协同审核：与客户签订销售合同时，就付款方式、付款期限、违约责任等条款与财务部提前沟通，确保条款符合企业资金管理要求（如预付款比例不低于30%）。合同签订后3个工作日内将原件提交财务部存档，复印件留存销售部，确保财务与销售部门合同信息一致。对账争议处理：收到财务部反馈的客户对账差异后，优先与客户核实差异原因（如客户漏记回款、发票未收到），5个工作日内完成差异核实并反馈财务部。对长期未回函的客户（超过15天），通过电话、微信等方式督促客户回函，必要时上门对账，确保对账覆盖率达100%。四、部门协作机制信息共享机制：建立“财务-销售”月度沟通会制度（每月第一个周五召开），议程包括：应收账款整体情况、高风险客户分析、催收进展、客户反馈问题及解决方案。共享平台：通过企业OA系统或共享文件夹实时更新应收账款台账、催收台账、客户信用评级表，设置权限确保信息安全。争议处理流程：对账或催收中出现的跨部门争议，由财务负责人与销售负责人共同牵头成立临时工作组，3个工作日内明确责任部门及解决时限，避免推诿延误。重大争议（如涉及金额超10万元）需上报分管副总协调，形成《争议处理决议》并跟踪执行。考核联动机制：销售部绩效考核与回款率挂钩，计算公式：回款率=实际回款金额/应收货款金额×100%，回款率未达90%的扣减对应销售提成。财务部对账准确率、风险评估及时性纳入部门考核，对账差异率超0.5%或高风险客户未及时预警的，扣减相关责任人绩效分。五、风险防控与监督财务部风险监督：每月编制《应收账款风险报告》，向管理层披露账龄结构、高风险客户名单（C级客户）、潜在坏账金额及防控措施。每季度开展应收账款专项审计，检查账务核算准确性、催收流程合规性、客户信用评级合理性，形成《审计报告》并整改问题。销售部风险防控：对连续3个月回款率低于80%的客户，暂停新增订单审批，直至回款率提升至90%以上。禁止向信用评级为C级且未改善的客户授予信用期，必须采用预付款或现款现货方式合作。六、凭证管理与归档财务部归档资料：账务核算类：销售合同原件、销售发票记账联、应收账款明细账、回款银行回单、坏账核销审批文件，保存期限30年。对账催收类：客户对账函及回函、催款函存根、催收台账、风险评估报告，保存期限10年。销售部归档资料：客户信用资料：《客户信用调查表》、客户经营状况报告、信用评级调整申请，保存期限与合作期限一致，合作终止后再保存5年。催收协调资料：《客户欠款原因说明表》《争议解决方案》《面谈纪要》《回款承诺函》，保存期限10年。归档要求：纸质资料按客户分类装订，电子资料加密备份（至少两份），归档后编制《档案目录》便于检索，借阅需经部门负责人审批并登记。七、易错点提示财务部常见问题：应收账款明细