做账实操-仓库保管账记账 SOP

会计实操文库11/11做账实操-仓库保管账记账SOP一、总则适用范围：本SOP适用于企业各类仓库（包括原材料仓、成品仓、备品备件仓等）的保管账记账工作，涵盖货物入库、出库、库存调整、对账盘点等全流程的账务记录与管理，确保仓库实物与账务记录相符，为库存管理提供准确数据支持。核心原则：账实一致原则：仓库保管账必须真实反映货物的实际收发存情况，做到数量、规格、批次等信息与实物完全匹配，严禁虚记、漏记或错记。及时性原则：货物收发业务发生后，需在1个工作日内完成保管账登记，确保账务记录与实物变动同步，避免因记账延迟导致库存信息失真。规范性原则：统一保管账的格式、记账符号、摘要表述及数据填写要求，确保不同仓库、不同保管人员的记账风格一致，便于数据统计与核对。二、保管账基础设置（一）账簿类型与格式账簿选择：根据仓库管理需求选择合适的账簿类型，可采用纸质活页式账簿（便于增减账页）或电子台账（如Excel表格、仓库管理系统模块）。电子台账需设置权限控制，确保数据安全与可追溯性。账簿格式：保管账应包含以下核心栏目：基础信息栏：日期、凭证编号（对应入库单/出库单编号）、摘要、货物编号、货物名称、规格型号、计量单位。收发存栏：入库数量、出库数量、结存数量。辅助信息栏：批次号（针对有保质期或批次管理的货物）、供应商/领用部门、备注（如质量状态、特殊存放要求）。示例格式：日期凭证编号摘要货物编号名称规格单位入库数量出库数量结存数量批次号供应商/领用部门备注2025-07-01RK001采购入库HW001轴承6205个100-100202506A供应商合格2025-07-05CK001生产领用HW001轴承6205个-3070202506一车间-（二）货物编码规则编码原则：对仓库所有货物进行唯一编码，编码规则应包含货物类别、属性等信息，便于快速识别与分类统计。例如：原材料编码：“YL-金属-001”（YL代表原材料，金属为类别，001为顺序号）。成品编码：“CP-家电-洗衣机-002”（CP代表成品，家电为大类，洗衣机为子类）。编码维护：建立《货物编码对照表》，新增货物时及时编制编码并更新对照表，确保编码唯一且不重复，废弃货物编码需标注“停用”并保留历史记录。三、记账依据与凭证管理（一）记账凭证类型入库凭证：包括《采购入库单》《生产入库单》《退货入库单》《调拨入库单》等，凭证需注明货物名称、规格、数量、供应商/来源部门、验收人签字、入库日期，其中采购入库单还需附质检合格证明（如有）。出库凭证：包括《生产领料单》《销售出库单》《调拨出库单》《报废出库单》《样品领用单》等，凭证需注明领用部门、用途、货物信息、领用数量、审批人签字、出库日期，报废出库单还需附报废审批文件。调整凭证：包括《库存盘点差异调整单》《批次调整单》等，用于因盘点差异、批次更正等原因进行的账务调整，凭证需注明调整原因、原记录信息、调整后信息及审批人签字。（二）凭证审核要求完整性审核：保管人员在接收凭证时，需检查凭证要素是否齐全，包括货物信息是否清晰、数量是否明确、签字手续是否完整（如入库单需采购员、验收员、仓库主管签字），不完整的凭证需退回相关部门补全。真实性审核：核对凭证与实物是否一致，如入库单标注的数量需与实际验收数量相符，出库单的领用部门需与实际提货部门一致，发现凭证与实物不符时暂停记账，及时与相关部门核实。四、具体记账流程（一）入库记账流程接收凭证：货物验收无误后，仓库保管人员从验收员或采购员处获取《入库单》，确认凭证信息完整且与实物一致。登记账簿：在保管账中找到对应货物的账页（或在电子台账中定位对应记录），按日期顺序填写记账日期、入库单编号。摘要栏注明入库类型，如“采购入库”“生产退库”“调拨入库”。在“入库数量”栏填写实际入库数量，“出库数量”栏填“0”或划“/”。计算结存数量：结存数量=上一笔结存数量+本次入库数量。填写辅助信息：批次号、供应商等，备注栏可标注货物质量状态（如“合格”“待检”“返工品”）。示例：2025年7月10日收到A供应商送来的“Φ10mm圆钢”500公斤，入库单编号RK005，上笔结存数量为300公斤。记账如下：日期凭证编号摘要货物编号名称规格单位入库数量出库数量结存数量批次号供应商备注2025-07-10RK005采购入库YL-金属-003圆钢Φ10mm公斤500-80020250710A供应商合格（二）出库记账流程接收凭证：领用部门凭《出库单》提货，仓库保管人员核对凭证审批手续及领用信息，按凭证标注数量发放货物。登记账簿：在保管账中找到对应货物的账页，填写记账日期、出库单编号。摘要栏注明出库类型，如“生产领料”“销售发货”“调拨至二车间”。在“出库数量”栏填写实际出库数量，“入库数量”栏填“0”或划“/”。计算结存数量：结存数量=上一笔结存数量-本次出库数量，确保结存数量不为负数（特殊情况如应急出库需在备注栏注明并后续补入）。示例：2025年7月15日，一车间凭《领料单》（编号CK012）领用Φ10mm圆钢200公斤。日期凭证编号摘要货物编号名称规格单位入库数量出库数量结存数量批次号领用部门备注2025-07-15CK012生产领料YL-金属-003圆钢Φ10mm公斤-20060020250710一车间-（三）库存调整记账流程差异确认：因盘点、批次错误等原因产生库存差异时，保管人员获取《库存调整单》，确认调整原因及审批手续齐全。账务调整：若为盘盈调整（实际库存大于账面库存），在“入库数量”栏填写盘盈数量，摘要注明“盘点盘盈调整”，并在备注栏注明原结存数量及调整依据。若为盘亏调整（实际库存小于账面库存），在“出库数量”栏填写盘亏数量，摘要注明“盘点盘亏调整”，备注栏注明原结存数量、盘亏原因及审批单号。示例：2025年7月31日盘点发现Φ10mm圆钢实际库存590公斤，账面库存600公斤，差异10公斤，经审批后进行盘亏调整。日期凭证编号摘要货物编号名称规格单位入库数量出库数量结存数量批次号备注2025-07-31PD001盘点盘亏调整YL-金属-003圆钢Φ10mm公斤-1059020250710原结存600kg，审批号SP20250731（四）批次管理货物记账特殊要求批次分开记录：对有保质期或批次管理要求的货物（如食品、化工原料），需按批次单独记录收发存情况，在账簿中单独设置批次列，确保不同批次的货物不混记。先进先出优先：出库时优先记录最早批次的货物，在摘要栏注明“先进先出出库”，并核对批次号对应的入库日期，避免过期货物出库。例如：仓库有202506批次饼干100箱、202507批次饼干150箱，出库120箱时，优先出库202506批次100箱，再出库202507批次20箱，分别在账簿中记录两批次的出库数量。五、对账与盘点要求（一）日常对账账证核对：每日下班前，保管人员需将当天的记账记录与对应的入库单、出库单进行核对，确保账簿记录的凭证编号、数量与原始凭证一致，发现错记、漏记时及时更正。账账核对：每周与财务部门进行库存数据核对，保管账的结存数量需与财务库存商品明细账的数量一致（不涉及金额核对），核对差异需在2个工作日内查明原因，如因入库单传递延迟导致的差异，需记录差异调节表。（二）定期盘点盘点频率：日常盘点：对易损耗、高价值货物（如电子产品、精密零件）每月至少盘点1次。全面盘点：每月末对所有仓库货物进行一次全面盘点，每年年末进行年度大盘点。盘点流程：盘点准备：盘点前整理货物，确保货物摆放有序、标识清晰，打印《盘点表》（包含账面数量）。实地盘点：由盘点人员（非保管人员）与保管人员共同进行实物点数，记录实际数量，对差异货物做标记。差异处理：盘点结束后编制《盘点差异表》，分析差异原因（如收发错误、货物损耗、记录错误），经审批后按《库存调整单》进行账务调整。六、账簿管理与归档（一）日常保管要求纸质账簿：需存放于干燥、防潮的柜中，账页需连续编号，不得随意撕毁或涂改，记账错误时需用红线划掉错误内容并在上方填写正确信息，加盖记账人印章。电子账簿：每日进行数据备份（至少两份，分别存储于本地和云端），定期（每月）打印纸质版存档，电子台账需设置修改日志，记录每次修改的时间、修改人及修改内容。（二）归档与保管期限归档周期：每月末将当月的保管账记录（纸质版或打印版）、对应的原始凭证按“月份+仓库名称”分类装订，电子数据按年度打包归档。保管期限：仓库保管账及相关凭证的保管期限为10年，其中涉及贵重物品、危险品的保管账需延长至15年，年度盘点报告及重大差异调整资料需永久保管。查阅权限：内部人员查阅需经仓库主管批准，外部单位（如审计、税务）查阅需出具正式函件并登记《资料查阅登记簿》，严禁私自复制或带出仓库。七、常见易错点与整改措施记账不及时：货物已收发但未及时登记账簿，导致账面库存与实际库存不符。整改措施：建立“收发即记账”机制，将记账完成情况纳入保管人员绩效考核，设置每日记账提醒。摘要表述模糊：摘要仅写“入库”“出库”，未注明具体来源或用途，难以追溯业务背景。整改措施：制定《摘