2026年金属制品公司公章证照分级审批管理制度

2026年金属制品公司公章证照分级审批管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公章证照管理，明确分级审批权限，防范使用风险，保障公司经营活动合法有序开展，依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国印章管理办法》《企业法人登记管理条例》及公司行政管理制度、财务管理制度，结合金属制品行业涉及生产资质、产品认证、合同签订等高频使用公章证照的业务特点，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有公章与证照的申请、审批、使用、保管、归还全流程管理。其中，公章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、人事专用章、部门专用章（如生产部章、销售部章）；证照包括营业执照（正副本）、生产许可证、产品质量认证证书（如ISO9001）、特种设备使用登记证、税务登记证、银行开户许可证等。参与公章证照申请、审批、保管、使用的各部门及全体员工，均适用本制度。第三条基本原则遵循分级管控原则，根据公章证照重要程度、使用场景风险等级，划分不同审批层级，重要公章证照（如公司公章、营业执照）审批层级高于一般类（如部门专用章、普通资质证书）；遵循权责对应原则，审批人对审批事项的合法性、必要性负责，使用人对使用过程的合规性负责，保管人对资产安全负责；遵循全程留痕原则，公章证照申请、审批、使用、归还均需记录，形成可追溯的管理台账；遵循风险防控原则，严禁无审批用印、无证照使用，严禁擅自复印、转借证照，防范伪造、滥用风险。第四条管理目标实现审批规范目标，公章证照使用审批合规率100%，无超权限、无审批使用情况；实现保管安全目标，公章证照保管完好率100%，无丢失、损坏、被盗情况；实现记录完整目标，使用台账记录准确率100%，关键信息（使用人、用途、时间）无遗漏；实现风险可控目标，年度因公章证照使用引发的法律纠纷、经营损失发生率为0。第二章组织架构与职责分工第五条组织架构设置成立公章证照管理领导小组，由公司总经理任组长，分管行政、财务的副总经理任副组长，成员包括行政部门负责人、财务部门负责人、法务部门负责人（或外聘法务）、人事部门负责人。领导小组每季度召开公章证照管理会议，审批公章新增/注销、证照变更/补办方案，处理使用过程中的重大风险事项。设立公章证照管理执行小组，由行政部门负责人任组长，行政部门公章证照管理员任副组长，成员包括财务部门印章保管人、各部门行政联络员，负责日常审批流程管理、台账维护、使用监督，每月提交管理工作报告。第六条部门职责行政部门是公章证照管理的牵头部门，负责制定公章证照管理细则，明确分类标准与审批权限；统一保管公司公章、营业执照、生产许可证等核心公章证照；审核使用申请的必要性、合规性；建立管理台账，记录使用全流程；定期检查公章证照保管情况，每季度开展盘点。财务部门负责保管财务专用章、法定代表人章（银行预留印鉴）、银行开户许可证、税务登记证；按财务制度审核财务类用印申请（如支票、汇款单）；配合行政部门开展财务类证照的年检、变更工作。法务部门负责审核公章使用涉及的合同、协议等法律文件，判断内容合法性；协助处理公章证照使用引发的法律纠纷；参与公章证照管理制度修订，提供法律意见。各业务部门（生产、销售、采购等）负责本部门专用章（如销售部章）的申请与使用，按业务需求提交公章证照使用申请；对申请事项的真实性、必要性负责；使用后按规定及时归还，配合执行小组检查。人事部门负责保管人事专用章、员工资质证书（如焊工证、安全员证）；审核人事类用印申请（如劳动合同、离职证明）；配合行政部门开展人事相关证照的管理。第七条岗位工作职责管理领导小组组长审批公章新增/注销、证照变更/补办申请，决策重大使用争议；副组长组织制定管理细则，监督执行小组工作，审核管理工作报告。执行小组组长审核核心公章证照使用申请，协调跨部门使用需求；组织公章证照盘点，处理日常管理问题；编写月度管理工作报告。行政公章证照管理员负责核心公章证照的日常保管（存放于带锁保险柜），每日检查保险柜安全性；审核使用申请材料完整性，按审批权限提交审批；记录使用台账，及时更新台账信息；办理证照年检、变更、补办手续，确保证照有效期内使用。财务印章保管人负责财务专用章、法定代表人章的保管，与财务负责人分别保管银行预留印鉴；审核财务类用印申请，确认符合财务流程；使用后立即归位，每日核对印章数量；配合行政部门盘点财务类印章。部门行政联络员负责本部门专用章的保管与使用登记；收集本部门公章证照使用需求，协助填写申请单；使用后督促归还，每月向执行小组提交本部门使用情况；配合执行小组开展检查。法务审核专员审核合同、协议等用印文件，重点核查条款合法性、权利义务对等性；对存在法律风险的文件提出修改建议，未修改合格的不予通过审核；记录法律审核意见，纳入使用台账。第三章公章证照分类与分级审批标准第八条公章分类与审批权限公章按重要程度分为三级。一级公章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章，使用需经最高层级审批：使用公司公章签订重大合同（金额≥500万元）、对外出具法律文件（如授权委托书、承诺函），需经部门负责人→行政部门负责人→法务审核→分管副总经理→总经理审批；签订一般合同（金额100-500万元）、出具常规证明文件，需经部门负责人→行政部门负责人→法务审核→分管副总经理审批；金额＜100万元的合同、内部文件用印，需经部门负责人→行政部门负责人→法务审核审批。使用法定代表人章（非财务用途），需经部门负责人→财务部门负责人→行政部门负责人→分管副总经理审批；财务用途（如银行汇款、支票）需经部门负责人→财务部门负责人审批。使用合同专用章，审批流程与公司公章一致，按合同金额划分层级。二级公章包括财务专用章、人事专用章，使用审批层级次之：财务专用章用于银行结算、税务申报，需经部门负责人→财务部门负责人审批；用于财务报表、审计报告，需经部门负责人→财务部门负责人→分管副总经理审批。人事专用章用于劳动合同、员工证明、薪酬确认单，需经部门负责人→人事部门负责人审批；用于员工晋升、调岗文件，需经部门负责人→人事部门负责人→分管副总经理审批。三级公章包括各部门专用章（生产部章、销售部章），使用审批层级最低：用于部门内部通知、工作联络单，需经部门负责人审批；用于对外传递非法律性资料（如产品报价单、生产进度函），需经部门负责人→行政部门联络员备案审批。第九条证照分类与审批权限证照按使用风险分为三级。一级证照包括营业执照（正副本）、生产许可证、特种设备使用登记证，使用需经严格审批：借出营业执照原件办理政府审批（如资质申请、项目备案），需经部门负责人→行政部门负责人→分管副总经理→总经理审批；借出原件用于银行、合作方验证，需经部门负责人→行政部门负责人→分管副总经理审批；复印营业执照（加盖“仅供XX用途，再次复印无效”章），需经部门负责人→行政部门负责人审批。借出生产许可证、特种设备使用登记证原件，审批流程与营业执照一致；复印需经部门负责人→行政部门负责人审批。二级证照包括产品质量认证证书、税务登记证、银行开户许可证，使用审批层级次之：借出原件用于客户验厂、供应商审核，需经部门负责人→行政部门负责人审批；复印用于投标、合作资料提交，需经部门负责人→行政部门联络员审批。三级证照包括员工集体资质证书（如ISO9001内审员证）、普通产品检测报告，使用审批层级最低：借出或复印用于内部培训、客户咨询，需经部门负责人审批；用于对外展示（如展会宣传），需经部门负责人→行政部门联络员备案。第十条特殊场景审批规定紧急使用场景（如抢险救灾、紧急合同签订，无法按常规流程审批），可启动应急审批：使用一级公章证照，需先通过电话、微信向对应审批人申请，获得口头同意后使用，24小时内补填书面申请单，完善审批流程；使用二级、三级公章证照，需向部门负责人、行政部门负责人口头申请，48小时内补填申请单。异地使用场景（如出差在外需使用证照复印件），需提前提交申请，审批通过后由行政部门邮寄复印件（加盖用途章），严禁携带原件异地使用；确需携带原件（如异地投标），需经总经理审批，指定专人携带，使用后24小时内归还。多人共用场景（如同一合同需多部门用印），由牵头部门统一申请，按最高层级审批流程办理，使用台账需记录所有参与部门及使用人。第四章使用流程与保管要求第十一条使用申请与审批流程使用人需提前填写《公章证照使用申请单》，明确使用类型（公章/证照）、名称、用途、使用时间、归还时间、使用地点，附相关支撑材料（如合同草案、申请文件、客户需求函）；部门行政联络员协助核对材料完整性，提交部门负责人审批。审批按分级标准流转，各级审批人在1个工作日内完成审核，对不符合要求的（如材料缺失、用途不明），注明原因后退回，使用人补充完善后重新申请；涉及法务审核的，法务专员需在1个工作日内出具审核意见，无异议后方可进入下一审批环节。审批通过后，使用人持申请单到保管人处领取公章证照：使用公章时，保管人需现场监督用印，确认与申请用途一致，严禁在空白文件上用印；使用证照时，保管人核对申请单与证照信息，登记借出时间、使用人，原件需在申请的使用时间内归还，复印件需加盖用途限制章。使用完成后，公章立即归位，保管人核对印章完好性；证照原件需在24小时内归还（特殊情况经审批可延长至3个工作日），保管人检查证照无损坏后，在台账中记录归还时间；使用过程中产生的文件（如盖章后的合同、证照复印件），需提交1份给行政部门存档。第十二条保管要求公章保管需符合安全标准：一级公章存放于行政部门双锁保险柜，钥匙由行政部门负责人与公章证照管理员分别保管，开启需两人同时在场；二级公章中，财务专用章存放于财务部门保险柜，人事专用章存放于人事部门带锁文件柜；三级公章存放于各部门带锁文件柜，由部门行政联络员保管。每日下班前，保管人需检查公章是否归位、保险柜是否锁闭，填写《每日保管检查记录》；每周对公章进行清洁、检查，确保无损坏、无污渍；每月配合执行小组盘点，核对公章数量与台账一致性。证照保管需注重完整性与时效性：一级、二级证照原件存放于行政部门保险柜，按类型分类存放，张贴标签注明名称、有效期；复印件按用途整理归档，标注使用记录；三级证照原件由对应部门保管，复印件统一交行政部门备案。保管人需跟踪证照有效期，在到期前3个月提醒行政部门办理年检、续期；发现证照损坏、遗失，需立即上报执行小组，24小时内启动补办流程，同时采取风险防控措施（如登报声明作废）。严禁保管人擅自将公章证照交他人代管，确需临时交接（如请假），需经部门负责人审批，办理交接手续，记录交接人、时间、物品状态，交接后由接收人承担保管责任。第五章监督检查与责任追究第十三条监督检查机制日常监督由执行小组负责，每月检查公章证照使用台账，核查审批流程完整性、记录准确性，重点抽查一级公章证照使用情况；检查保管环境安全性，查看保险柜锁闭、文件柜完好情况；对发现的问题（如审批遗漏、记录不全），下达《整改通知书》，限期3个工作日内整改，跟踪整改结果。专项监督由管理领导小组负责，每季度开展公章证照专项检查，随机抽取使用文件（如合同、证明），核对与台账记录的一致性；检查证照有效期与年检情况，确保无过期使用；评估审批权限执行情况，是否存在超权限审批；检查结果纳入部门绩效考核。外部监督响应由行政部门负责，配合政府部门（如市场监管局、公安局）对公章证照的检查，提供管理台账、审批记录；对检查提出的问题，制定整改方案，10个工作日内完成整改并提交报告；将外部检查结果反馈至领导小组，作为制度修订依据。第十四条考核管理考核对象包括部门与个人，部门考核指标包括公章证照使用合规率（无审批、超权限使用次数为0）、保管完好率（无丢失、损坏）、台账记录完整率（100%记录关键信息）；个人考核指标包括审批及时性（1个工作日内完成审核）、使用后归还及时性（24小时内归还）、保管检查记录完整性。考核周期为季度考核与年度考核，季度考核由执行小组开展，根据日常监督、专项检查结果评分；年度考核结合季度考核平均分与外部检查结果评分。考核结果应用于部门绩效与个人绩效：部门季度考核优秀（90分及以上）的，给予绩效加分，优先获得行政资源支持；不合格（低于70分）的，扣减部门绩效，部门负责人接受约谈。个人季度考核优秀的，绩效工资按110%发放；合格（70-89分）的按100%发放；不合格的按80%发放，且需参加公章证照管理培训；年度考核优秀的个人，评为“公章证照管理先进个人”，给予奖金与荣誉证书，优先晋升。第十五条责任追究对违反本制度规定，有下列情形之一的，视情节轻重追究责任：无审批、超权限使用公章证照，导致公司产生法律纠纷或经济损失（如合同无效、罚款）的，追究使用人、审批人责任，使用人承担损失金额的20%-50%，审批人承担10%-30%；情节严重的，下调岗位等级，年度不得评优；构成犯罪的，移交司法机关处理。保管人因保管不当导致公章证照丢失、损坏，需立即上报并配合补办，承担补办费用；丢失