2026年金属制品公司智能会议室预约调度管理制度

2026年金属制品公司智能会议室预约调度管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范智能会议室预约调度管理，提高会议室使用效率，保障会议顺利开展，合理分配资源，依据《中华人民共和国节约能源法》及公司行政管理制度、信息化管理制度，结合金属制品行业涉及生产会议、客户洽谈、技术研讨等高频会议需求的业务特点，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有智能会议室的预约、使用、调度、运维全流程管理，包括配备智能设备（如高清投影仪、视频会议系统、智能门禁、环境控制系统）的各类会议室。参与会议室预约、使用、管理的各部门及全体员工，均适用本制度；外部合作单位使用公司智能会议室，需按本制度规定办理申请手续。第三条基本原则遵循先来先得原则，预约申请按提交时间顺序处理，同等条件下优先保障重要会议（如客户洽谈、战略研讨）需求；遵循资源高效原则，合理控制会议时长，避免会议室长时间闲置或过度占用，单次会议时长一般不超过4小时，特殊情况需审批；遵循规范使用原则，使用人需按操作规范使用智能设备，爱护设施，保持环境整洁；遵循应急调度原则，遇紧急会议需求，可按规定启动调度流程，调整已预约会议室使用安排。第四条管理目标实现预约规范目标，会议室预约申请合规率100%，无未经预约占用情况；实现使用高效目标，会议室日均使用率控制在60%-80%，闲置率不超过20%，会议设备故障影响率低于5%；实现运维及时目标，设备故障报修响应时间≤1小时，一般故障修复时间≤4小时，重大故障修复时间≤24小时；实现安全有序目标，年度因会议室使用引发的设备损坏、安全事故发生率为0，会议信息泄露投诉率为0。第二章组织架构与职责分工第五条组织架构设置成立智能会议室管理领导小组，由公司分管行政的副总经理任组长，行政部门负责人任副组长，成员包括信息技术部门负责人、各部门行政联络员。领导小组每季度召开管理会议，审批会议室新增/改造计划、年度运维预算，解决预约调度重大问题。设立会议室管理执行小组，由行政部门会议管理员任组长，信息技术部门设备运维专员任副组长，负责日常预约审核、调度协调、设备运维，每月提交管理工作报告。第六条部门职责行政部门是会议室管理的牵头部门，负责制定会议室使用细则，明确分类标准、预约流程；搭建智能预约系统（如线上预约平台、移动端小程序），维护预约信息；审核预约申请，协调会议室调度；检查会议室使用情况，督促使用人规范操作、保持整洁；统计会议室使用数据，每月分析使用率与闲置情况。信息技术部门负责智能设备运维，定期检查投影仪、视频会议系统、智能门禁等设备运行状态；处理设备故障报修，提供技术支持；培训员工使用智能设备，编写《设备操作手册》；更新设备固件，保障系统兼容性与安全性。各业务部门（生产、销售、技术等）负责本部门会议需求梳理，按流程提交预约申请；对申请事项的真实性、必要性负责；督促本部门员工规范使用会议室及设备，会议结束后清理现场；配合执行小组检查，反馈使用问题与改进建议。第七条岗位工作职责管理领导小组组长审批会议室新增/改造计划、运维预算，决策重大调度事项；副组长组织制定管理细则，监督执行小组工作，审核管理工作报告。执行小组组长审核重要会议预约申请，协调紧急会议调度；组织设备定期检查，跟踪故障修复进度；每月汇总使用数据，编写管理工作报告。行政会议管理员负责日常预约审核，在1个工作日内处理预约申请，符合要求的确认预约，不符合的说明原因退回；维护预约系统信息，及时更新会议室使用状态（如占用、空闲、故障）；每日检查会议室卫生、设备状态，记录《每日使用检查记录》；统计使用数据，分析使用率、闲置率，提出优化建议。信息技术设备运维专员负责设备定期巡检，每周检查1次所有会议室设备，记录运行情况；接收故障报修，1小时内响应，及时排查故障原因；维修或更换故障设备，无法修复的联系外部服务商；编写《设备操作手册》，每季度开展1次设备使用培训。部门行政联络员负责收集本部门会议需求，协助员工提交预约申请；提醒参会人员规范使用会议室，会议结束后整理现场；每月向执行小组反馈本部门使用情况，提出改进建议；配合执行小组开展检查与培训。第三章会议室分类与预约流程第八条会议室分类与使用范围会议室按功能与规模分为三类。一类会议室（大型智能会议室）：面积≥50平方米，可容纳30人以上，配备高清视频会议系统、多屏显示设备、同声传译设备，主要用于客户洽谈、大型会议（如年度总结会、战略研讨会）、外部合作会议；使用需提前2个工作日申请，单次使用时长一般不超过6小时。二类会议室（中型智能会议室）：面积20-50平方米，可容纳10-30人，配备投影仪、单屏显示设备、基础视频会议功能，主要用于部门例会、技术研讨、内部培训；使用需提前1个工作日申请，单次使用时长一般不超过4小时。三类会议室（小型智能会议室）：面积＜20平方米，可容纳10人以下，配备投影仪、简易显示设备，主要用于小组讨论、临时沟通、线上会议；使用需提前4小时申请，单次使用时长一般不超过2小时。第九条常规预约流程预约申请环节，使用人需通过公司智能预约系统提交申请，填写会议主题、参会人数、使用日期、开始时间、结束时间、会议室类型、所需设备（如是否启用视频会议）、联系人及电话；部门行政联络员协助核对申请信息，确保准确完整；申请提交后，系统自动发送通知至行政会议管理员。审核确认环节，行政会议管理员在1个工作日内审核申请：核对参会人数与会议室容量匹配度，检查使用时间是否冲突，确认所需设备是否可用；审核通过的，系统自动生成预约订单，发送确认信息至使用人及参会人员；审核不通过的（如容量不匹配、时间冲突），需在系统中注明原因，退回申请并建议调整方案。预约变更与取消环节，使用人需变更会议时间、地点的，需提前4小时在系统中提交变更申请，按原审核流程处理；需取消预约的，需提前2小时在系统中操作取消，避免资源浪费；未按时取消且未使用的，系统记录“爽约”1次，年度累计3次爽约的，暂停1个月预约权限。第十条特殊预约与调度流程紧急会议预约（如突发生产问题研讨、紧急客户沟通），可启动应急流程：使用人直接联系行政会议管理员，说明会议紧急性与需求；管理员优先协调空闲会议室，1小时内反馈结果；无法协调空闲会议室时，与已预约会议的使用人沟通，说明紧急情况，协商调整时间（需获得对方同意）；紧急会议结束后，使用人需在24小时内补填预约申请，完善流程。外部单位使用预约，需由对接部门提前1个工作日提交申请，额外提供外部单位名称、参会人数、会议目的；行政会议管理员审核后，报行政部门负责人审批；审批通过的，由对接部门安排专人接待，告知会议室使用规范与安全要求；会议期间，对接部门需全程陪同，负责外部人员管理与会议信息保密。跨部门调度流程，遇重大活动（如行业参观、大型培训）需占用多个会议室时，由活动牵头部门提前3个工作日提交调度申请，说明活动安排与需求；执行小组组织相关部门协调，制定调度方案，报领导小组审批；审批通过后，在系统中锁定所需会议室，通知相关部门调整原有预约；活动结束后，牵头部门需在1个工作日内反馈使用情况。第四章使用规范与运维管理第十一条会议室使用规范会前准备环节，使用人需提前15分钟到达会议室，检查设备状态（如投影仪是否正常、网络是否通畅），发现问题立即联系设备运维专员；通过智能门禁系统签到（如刷卡、人脸识别），系统自动开启设备与环境控制（如调节灯光、空调温度）；摆放会议资料，确保参会人员座位整洁，必要时准备饮用水、纸笔。会议期间规范，使用人需按《设备操作手册》操作智能设备，严禁违规操作（如强行插拔线路、随意更改系统设置）；保持会议环境安静，避免大声喧哗，不影响其他会议室；严禁携带易燃易爆、腐蚀性物品进入会议室；涉及公司机密的会议，需关闭无关设备（如录音、录像功能），安排专人负责信息保密，禁止无关人员进入。会后整理环节，会议结束后，使用人需关闭所有设备（投影仪、显示器、空调、灯光），断开外接设备，整理会议资料与垃圾，保持桌面、地面整洁；检查是否遗漏个人物品，关闭会议室门窗；通过智能门禁系统签退，系统自动记录使用结束时间；行政会议管理员会在1小时内检查会议室，确认符合要求后更新为“空闲”状态。第十二条智能设备运维管理定期巡检机制，设备运维专员每周开展1次全面巡检，检查投影仪亮度、视频会议系统通话质量、智能门禁识别准确率、网络稳定性；每季度开展1次深度维护，清洁设备灰尘、校准投影焦距、测试应急供电系统；巡检与维护情况需记录《设备运维台账》，发现潜在问题及时处理。故障报修与修复机制，使用人发现设备故障（如投影仪无法启动、视频会议卡顿），需立即通过预约系统或电话报修，说明故障设备、现象、会议室编号；运维专员1小时内响应，到场排查故障；一般故障（如网络连接问题、软件卡顿）需在4小时内修复；重大故障（如硬件损坏、系统崩溃）需在24小时内修复，无法修复的需联系外部服务商，并协调备用会议室；故障修复后，需测试设备功能，确认正常后通知使用人，更新《设备运维台账》。设备更新与升级机制，信息技术部门每年评估设备使用年限与性能，对使用超过5年、性能下降的设备，提出更新建议，报领导小组审批；对需要升级的系统（如视频会议软件、预约平台），制定升级方案，选择非工作时间（如周末、夜间）实施，避免影响会议；升级后组织培训，确保员工掌握新功能。第十三条安全与保密管理设备安全管理，信息技术部门需定期更新设备系统与杀毒软件，防范网络攻击；设置设备操作权限，普通员工仅开放基础操作权限，管理员开放高级设置权限；智能门禁系统需定期更新识别信息，员工离职后24小时内删除其门禁权限；定期检查会议室消防设施（如灭火器、烟雾报警器），确保完好有效。会议信息保密管理，涉及公司机密的会议，使用人需在预约时标注“保密会议”，执行小组会安排无监控或可关闭监控的会议室；会议期间禁止无关人员进入，参会人员需妥善保管会议资料，严禁拍照、录音、外传；会议结束后，使用人需销毁纸质机密资料，删除电子资料；行政部门每季度开展保密检查，核查保密会议管理情况，发现问题及时整改。第五章监督考核与责任追究第十四条监督检查机制日常监督由执行小组负责，每日检查会议室使用情况，核查是否按预约使用、设备是否规范操作、环境是否整洁；每周检查预约系统运行情况，确保信息准确、响应及时；每月统计使用数据（使用率、爽约率、故障率），编写《月度监督报告》，报领导小组。专项监督由管理领导小组负责，每季度开展使用规范专项检查，随机抽查会议记录、设备运维台账，核查是否存在违规使用、运维不及时情况；检查外部单位使用管理情况，确保符合安全与保密要求；检查结果纳入部门绩效考核。投诉处理机制，员工对会议室预约、调度、运维有异议的，可通过行政部门投诉渠道反馈；执行小组需在24小时内受理，3个工作日内调查处理并反馈结果；涉及重大问题的，需报领导小组决策；投诉处理情况需记录《投诉处理台账》，作为改进依据。第十五条考核管理考核对象包括部门与个人，部门考核指标包括预约合规率（无未经预约使用、无爽约）、设备完好率（无违规操作导致的设备损坏）、环境整洁率（会议后现场符合要求）；个人考核指标包括预约操作规范性、设备使用合规性、会后整理及时性。考核周期为季度考核与年度考核，季度考核由执行小组开展，根据日常监督、专项检查结果评分；年度考核结合季度考核平均分与投诉处理情况评分。考核结果应用于部门绩效与个人绩效：部门季度考核优秀（90分及以上）的，给予绩效加分，优先获得会议室使用调配支持；不合格（低于70分）的，扣减部门绩效，部门负责人接受约谈。个人季度考核优秀的，年度评优时优先考虑；不合格的，需参加使用规范培训，培训不合格的暂停1个月预约权限；年度累计2次考核不合格的，扣减年度绩效工资的5%。第十六条责任追究对违反本制度规定，有下列情形之一的，视情节轻重追究责任：未经预约占用会议室或擅自变更使用时间、地点，导致资源浪费或冲突的，给予通报批评，扣减当月绩效工资的5%；年度累计3次的，暂停2个月预约权限。违规操作智能设备（如强行插拔线路、更改系统设置）导致设备损坏的，责任人需承担维修或更换费用，扣减当月绩效工资的10%-20%；情节严重的（如导致设备报废），下调岗位等级，年度不得评优。会议后未按要求整理现场（如遗留垃圾、未关闭设备）的，使用人需在1小时内整改，未整改的扣减当月绩效工资的5%；年度累计5次的，暂停1个月预约权限。泄露会议机密信息（如拍照外传、私自透露内容）的，给予警告，扣减当月绩效工资的30%；造成公司损失的，承担赔偿责任；情节严重的，解除劳动合同；构成犯罪的，移交司法机关处理。设备运维专员未按要求巡检、报修响应不及时或故障修复超期的，给予通报批评，扣减当月绩效工资的10%；因运维不当导致会议无法正常开展的，加倍扣减绩效，年度不得评优。第六章附则第十七条制度修订与解释本制度由智能会议室管理领导小组负责解释，根据国家法律法规更新、公司业务拓展（如新增会议室、升级设备）、使用需求变化，每年度评