人力资源管理文件模板库

人力资源管理通用文件模板库一、员工入职管理类模板适用情境：适用于企业新员工入职前的信息收集、背景核实、岗位对接及入职引导等全流程管理，保证新员工快速融入企业并合规入职。操作流程指引入职准备阶段：人力资源部根据录用通知，提前向新员工发送《入职材料清单》，明确需提交的证件号码、学历证明、体检报告等材料；同步协调IT部门开通办公系统权限，行政部门准备工位及办公用品。信息登记阶段：新员工到岗当日，填写《员工入职登记表》，HR核对材料原件与复印件，保证信息真实完整；同步引导员工签订《劳动合同》《保密协议》等法定文件。入职引导阶段：HR或部门负责人组织入职培训，介绍企业文化、组织架构、规章制度及岗位职责；安排导师进行岗位实操指导，填写《岗位交接清单》明确工作对接内容。档案归档阶段：HR将入职材料、合同、培训记录等整理归档，录入人力资源信息系统，更新员工花名册，完成入职流程闭环。模板内容框架：《员工入职登记表》信息类别填写内容个人基本信息姓名*、性别、出生日期、民族、政治面貌、证件号码号、联系方式、现居住地址应聘信息应聘岗位、入职日期、期望薪资、工作经历（含前雇主名称、职位、任职时间）教育背景最高学历、毕业院校、专业、毕业时间、学历证书编号紧急联系人姓名*、关系、联系方式社保公积金信息原单位社保公积金账户状态（如有）、是否需转移附件清单证件号码复印件、学历学位证复印件、体检报告、离职证明（适用）使用关键提示材料需核对原件与复印件一致性，学历证书可通过学信网验证；劳动合同签订需在入职1个月内完成，一式两份，双方各执一份；入职培训需留存签到表及培训考核记录，作为员工转正参考依据。二、员工转正管理类模板适用情境：适用于试用期员工转正评估，通过部门与HR协同考核，确认员工是否符合岗位要求，完成转正定级流程。操作流程指引转正申请阶段：试用期员工提前5个工作日填写《员工转正申请表》，提交至部门负责人，附试用期工作总结。部门评估阶段：部门负责人根据员工试用期工作表现、任务完成情况、团队协作等维度填写《转正评估表》，给出“同意转正”“延长试用期”或“不同意转正”的明确意见。HR复核阶段：HR核对员工考勤、培训记录、奖惩情况，与部门负责人沟通评估结果，保证评估客观公正。结果反馈阶段：HR将转正结果通知员工，对同意转正的办理薪资调整、社保基数更新等手续；对未通过转正的，说明原因并办理离职或延长试用期手续。模板内容框架：《员工转正评估表》评估维度评估标准评分（1-5分）工作业绩岗位职责履行情况、任务完成质量、工作效率专业能力专业知识掌握程度、问题解决能力、技能提升速度团队协作沟通配合度、集体意识、对团队目标贡献度职业素养责任心、纪律性、学习态度、企业价值观认同度综合评价部门负责人意见（同意转正/延长试用期/不同意转正及理由）使用关键提示试用期考核需结合量化指标（如任务完成率）与定性指标（如团队评价），避免主观偏差；延长试用期不超过法定上限（原劳动合同期限1年以上不满3年的，试用期不超过2个月）；转正结果需书面告知员工并签字确认，留存评估表作为员工档案内容。三、员工考勤管理类模板适用情境：适用于企业日常员工出勤记录、异常考勤处理（如迟到、早退、请假、加班等），保证考勤数据准确，为薪资核算提供依据。操作流程指引考勤记录：员工通过指纹/人脸识别/打卡APP每日上下班打卡，系统自动考勤数据；HR每周核对异常记录（如未打卡、打卡异常）。异常处理：员工出现异常考勤时，需在3个工作日内提交《考勤异常补卡申请表》，附证明材料（如医院病历、出差通知），部门负责人审批后交HR备案。请假流程：员工填写《员工请假单》，注明请假类型（事假、病假、年假等）、时间、事由，按权限审批（如事假需部门负责人+HR双重审批）。月度汇总：HR每月5日前汇总上月考勤数据，《月度考勤统计表》，核对无误后提交财务部门核算薪资。模板内容框架：《月度考勤统计表》员工姓名*工号部门应出勤天数实际出勤天数迟到次数早退次数请假类型（天）加班时长（小时）事假/病假/年假使用关键提示考勤记录需保存2年以上，以备劳动监察部门核查；加班需提前申请，经审批后方可生效，禁止事后补批；病假需提供正规医疗机构证明，连续病假超过规定期限需提交劳动能力鉴定材料。四、员工培训管理类模板适用情境：适用于企业新员工入职培训、岗位技能提升培训、管理层培训等各类培训活动的策划、实施与效果评估。操作流程指引培训需求调研：HR通过问卷、访谈等方式收集各部门培训需求，结合企业战略目标制定《年度培训计划》，明确培训主题、时间、对象、预算。培训组织实施：根据培训计划发布《培训通知》，明确培训内容、讲师、地点；培训前签到，发放培训资料，记录考勤。培训效果评估：培训结束后通过笔试、实操考核、满意度问卷等方式评估效果，填写《培训效果评估表》，收集员工反馈。培训档案归档：整理培训通知、签到表、评估报告、考核记录等材料，录入员工培训档案，作为晋升、调岗参考依据。模板内容框架：《培训效果评估表》评估项目评估内容评分（1-5分）课程内容针对性、实用性、逻辑清晰度讲师水平专业程度、表达能力、互动性培训组织时间安排、场地设备、流程顺畅度个人收获知识/技能提升度、对工作帮助程度改进建议（员工可填写对课程、讲师、组织的具体建议）使用关键提示培训计划需结合员工职业发展路径，分层分类设计（如基层员工侧重技能，管理层侧重管理能力）；内部讲师需提前备课，HR审核课件内容；外部讲师需签订合作协议，明确知识产权归属；培训效果评估需区分短期（反应层、学习层）与长期（行为层、结果层）跟踪，关键岗位培训后3个月需进行行为转化评估。五、员工离职管理类模板适用情境：适用于员工主动辞职、企业解除劳动合同等离职场景，规范离职流程，保证工作交接、薪资结算、社保转移等环节合规，降低离职风险。操作流程指引离职申请：员工提前30天（试用期提前3天）提交《员工离职申请表》，说明离职原因，部门负责人确认工作安排。离职审批：HR审核离职申请，按权限审批（如部门负责人离职需总经理审批）；对涉及核心岗位的，需进行离职面谈，知晓离职真实原因。工作交接：员工与接收人填写《工作交接清单》，列明工作内容、数据资料、资产物品等，双方签字确认，部门负责人监督。离职手续办理：HR核算薪资、开具离职证明（注明劳动合同期限、离职原因等法定内容），办理社保公积金停缴手续；员工归还公司资产（如电脑、门禁卡），签署《保密承诺书》。模板内容框架：《工作交接清单》交接项目具体内容数量接收人签字监交人签字工作文件资料项目文档、客户资料、合同文本等系统账号权限办公系统、邮箱、业务系统账号及密码公司资产电脑、手机、办公设备、钥匙等待办事项未完成工作及后续跟进建议使用关键提示离职证明需在离职15日内开具，不得扣发或附加不合理条件；工作交接需保证完整性和连续性，涉及客户资源的需同步对接信息；对竞业限制岗位，需在离职前协商签订《竞业限制协议》，明确补偿标准及期限。六、员工绩效管理类模板适用情境：适用于企业季度/年度绩效考核，通过目标设定、过程跟踪、结果评估与反馈，提升员工绩效，支撑企业战略目标实现。操作流程指引目标设定：年初/季度初，上级与员工共同制定《绩效目标责任书》，明确关键绩效指标（KPI）、目标值、权重及完成时限，符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性）。过程跟踪：上级每月通过1对1沟通、例会等方式跟踪目标进展，记录《绩效沟通记录表》，及时解决员工工作中遇到的问题。绩效评估：考核期末，员工自评填写《绩效考核表》，上级结合自评、数据指标、日常表现进行评分，确定绩效等级（如优秀、良好、合格、待改进）。结果应用：HR将绩效结果与薪资调整、晋升、培训等挂钩，向员工反馈评估结果，制定《绩效改进计划》（针对待改进员工），留存考核记录归档。模板内容框架：《绩效目标责任书》考核周期考核岗位关键绩效指标（KPI）目标值权重考核人签字被考核人签字HR部门备案使用关键提示绩效指标需与岗位职责强相关，避免设置无关或难以量化的指标；过程跟踪需有书面记录，避免“重结果、轻过程”导致评估偏差；绩效反馈需具体、客观，指出优点与不足，共同制定改进措施，避免形式化。七、员工档案管理类模板适用情境：适用于员工入职至离职全生命周期档案的建立、更新、保管与查阅，保证档案信息完整、安全，符合《劳动合同法》及档案管理规定。操作流程指引档案建立：员工入职后，HR收集入职材料（如登记表、合同、体检报告等），按人名分类建立电子与纸质档案，档案袋标注员工姓名、工号、入职日期。档案更新：员工在职期间，涉及岗位调整、培训记录、奖惩变动等信息时，HR及时补充归档材料，更新档案目录。档案保管：纸质档案存放于专用档案柜，由HR专人负责管理，防潮、防火、防虫；电子档案加密存储，定期备份，设置查阅权限。档案查阅：因工作需要查阅档案时，需经部门负责人及HR负