采购申请及审批标准化表单模板

采购申请及审批标准化表单模板一、适用业务场景本表单适用于公司各类采购需求的全流程管理，具体包括但不限于以下场景：日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备配件等常规性、低值易耗品的采购申请。生产原材料采购：为保障生产连续性所需的各类原材料、辅助材料的采购需求。固定资产采购：单价超过2000元或使用期限超过1年的设备、仪器、办公家具等资产购置。项目专项采购：针对特定项目（如研发项目、基建项目）所需的专用设备、服务或材料的采购。紧急零星采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）需立即采购的少量物资，可启动简化审批流程。二、标准化操作流程步骤1：采购需求发起与表单填写申请人根据实际需求（如部门办公、项目执行、设备维护等），登录公司采购管理系统或《采购申请表》，逐项填写完整信息，包括但不限于：申请部门、申请人、联系方式、申请日期、采购类别、物品名称、规格型号、数量、预算单价、预算总价、用途说明、紧急程度（普通/紧急）、附件清单（如技术参数、比价单、需求说明等）。填写要求：信息真实准确，用途说明需具体（如“用于项目研发实验”），规格型号应明确（避免“类似产品”等模糊表述），预算金额需符合公司财务制度规定的预算标准。步骤2：部门负责人初审申请人将填写完整的表单及附件提交至本部门负责人（如部门经理/主管）。部门负责人重点审核：采购需求的必要性（是否为部门工作必需）、合理性（数量、规格是否与实际匹配）、预算是否符合部门年度预算计划。审核通过后，部门负责人在“部门负责人审核”栏签字并注明日期；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。步骤3：财务部门复核部门审核通过后，表单流转至财务部门。财务人员重点审核：预算金额是否准确（单价×数量）、资金来源是否明确（如部门预算、专项经费）、是否符合公司采购预算管理规定（超预算采购需提前提交预算调整申请）。复核通过后，在“财务审核”栏签字并注明日期；若预算不足或资金来源不明，需退回申请人补充预算说明或调整采购方案。步骤4：分管领导审批财务复核通过后，根据采购金额及类别提交至分管领导审批（如采购金额≤5000元由部门总监审批，5000元＜金额≤20000元由分管副总审批，金额＞20000元需提交总经理审批）。分管领导重点审核：采购事项是否符合公司战略或年度工作计划、是否与现有资产重复（如固定资产采购需核查闲置设备台账）、紧急采购是否确属必要。审批通过后，在“分管领导审批”栏签字并注明日期；若需进一步论证，可要求申请人补充材料或组织相关部门会审。步骤5：总经理审批（大额/重要采购）对于单次采购金额超过20000元、或涉及重要设备/关键原材料的采购，需提交总经理最终审批。总经理重点审核：采购事项对公司整体运营的影响、是否符合成本控制原则、是否履行了必要的内部决策程序。审批通过后，在“总经理审批”栏签字并注明日期；审批通过后，表单流转至采购部门执行。步骤6：采购部门执行与反馈采购部门收到审批通过的表单后，根据采购类别启动采购流程：日常办公物资、低值易耗品：可从合格供应商库中比价采购，优先选择长期合作供应商；固定资产、生产原材料：需组织至少3家供应商比价或公开招标，形成《比价记录表》存档；紧急采购：可先电话请示分管领导同意后执行，但需在2个工作日内补办审批手续。采购完成后，采购部门及时将采购结果（供应商名称、实际成交价、到货日期等）反馈给申请部门，并在表单“采购执行结果”栏登记。步骤7：表单归档采购执行完毕后，原件由采购部门统一归档保存（保存期限不少于3年），电子版同步录入公司管理系统，保证采购全流程可追溯。三、采购申请表模板公司采购申请表基本信息申请部门申请人内部联系方式申请日期年月日采购类别□办公物资□生产原材料□固定资产□项目专项□紧急零星□其他：______采购明细物品名称规格型号/技术参数计量单位采购数量预算单价（元）预算总价（元）资金来源□部门预算□专项经费□其他：______用途说明（请详细说明采购原因及具体用途，如“用于部门日常办公打印”）紧急程度□普通□紧急（紧急采购需注明原因：________________________）附件清单□技术参数说明书□比价单□需求审批单□其他：______（请注明附件名称及份数）审批流程部门负责人审核签字：__________日期：年月日（审核意见：____________________）财务审核签字：__________日期：年月日（审核意见：____________________）分管领导审批签字：__________日期：年月日（审批意见：____________________）总经理审批（如需）签字：__________日期：年月日（审批意见：____________________）采购执行结果采购部门供应商名称实际成交价（元）到货日期年月日验收情况□合格□不合格（不合格原因：____________________）采购执行人签字：__________日期：年月日备注（其他需说明事项，如：本次采购为项目备用物资等）四、使用注意事项填写规范：表单中所有信息需用中文填写（规格型号可含英文/数字），数字一律使用阿拉伯数字，不得涂改；若需修改，应在修改处由申请人签字确认。附件要求：技术参数、比价记录、项目需求说明等附件需加盖部门公章或申请人签字，保证附件内容与表单填写信息一致。审批时限：普通采购审批流程需在3个工作日内完成；紧急采购需在1个工作日内完成审批（紧急采购需在申请表“紧急程度”栏标注原因，并经分管领导签字确认）。预算控制：严禁超预算采购，确因特殊情况需超预算的，需提前提交《预算调整申请表》，经财务部门及分管领导审批后方可发起采购。特殊情况处理：对于临时急需的少量低值物资（如单价≤200元的办公用品），可由部门负责人口头请示分管领导同意后先行采购，但需在采购后2个工作日内补填《采购申请表》并履行审批手续；采购过程中如遇供应商变更、价格调整等特殊情况，