员工入职与离职手续清单模板

员工入职与离职手续清单通用模板一、模板概述与适用场景二、员工入职手续分步操作指南（一）入职前准备（HR/行政部门主导）入职通知：HR向员工发送《入职通知书》，明确入职时间、报到地点、所需携带材料（证件号码原件及复印件、学历证明原件及复印件、体检报告、一寸照片等）及注意事项。工位与设备准备：行政部门提前配置工位、办公电脑、工牌、门禁卡、办公用品（笔、笔记本等），并保证网络、办公软件正常运行。系统权限开通：IT部门根据岗位需求，提前开通企业邮箱、内部通讯工具（如企业/钉钉）、OA系统、业务系统等权限，并测试账号可用性。合同与资料准备：HR准备劳动合同、员工手册、岗位职责说明书、保密协议等文件，保证合同条款符合劳动法规，并加盖企业公章。（二）入职当天办理（员工配合，HR/行政部门协助）资料提交与审核：员工向HR提交《入职登记表》及携带的材料原件，HR核对信息无误后留存复印件，原件当场归还。劳动合同签订：HR与员工当面签订劳动合同（一式两份），双方签字盖章后，企业留存一份，员工自留一份；同时签订《保密协议》《竞业限制协议》（如需）。入职引导：HR带领员工熟悉办公环境（茶水间、卫生间、会议室等），介绍部门同事及直属领导*经理，告知考勤制度、请假流程等基础规则。工牌与物品领用：行政部门发放工牌、门禁卡、办公用品，员工签字确认《物品领用清单》。社保与公积金办理：HR收集员工社保、公积金增员材料，于入职当月/次月向当地社保局、公积金中心完成申报，保证次月正常缴纳。（三）入职后跟进（HR主导）入职培训：组织新员工参加企业培训，内容包括企业文化、组织架构、业务流程、安全规范等，培训后进行考核并记录存档。试用期跟进：HR在入职1周、1个月、3个月时分别与新员工及直属领导*经理沟通，知晓工作适应情况，及时解决遇到的问题。档案归档：将入职资料、劳动合同、培训记录等整理归档，建立员工个人档案，保证信息完整、更新及时。三、员工离职手续分步操作指南（一）离职申请（员工发起，直属领导/HR审核）提交申请：员工需提前30日（试用期提前3日）以书面形式提交《离职申请表》，说明离职原因、预计离职日期，经直属领导*经理签字确认后提交至HR部门。离职面谈：HR与员工进行离职面谈，知晓离职真实原因，记录反馈意见，并告知离职流程、交接要求及后续注意事项。（二）工作交接（员工主导，接收人协助）制定交接计划：员工与直属领导*经理共同制定《工作交接清单》，明确交接内容（工作文件、客户资料、项目进度、系统账号、钥匙等）、接收人及完成时限。逐项交接：员工按清单逐项交接，保证资料完整、信息准确；接收人核对无误后在《工作交接清单》上签字确认，部门负责人审核后交HR留存。权限回收：IT部门在交接完成后，及时回收员工的企业邮箱、系统账号、门禁卡等权限，保证信息安全。（三）离职手续办理（员工配合，HR/行政部门主导）财物归还：员工向行政部门归还公司财物（电脑、工牌、门禁卡、办公用品等），确认无损坏后签字确认《财物归还清单》。薪资与补偿结算：HR核算员工在职期间的薪资（含未休年假工资）、经济补偿金（如需），确认无误后提交财务部门，于离职当日次月发薪日一次性发放。离职证明开具：HR根据《离职申请表》《工作交接清单》等材料，为员工开具《离职证明》（注明劳动合同期限、离职原因、离职日期等），加盖企业公章后交予员工。社保与公积金减员：HR在员工离职当月办理社保、公积金减员手续，保证次月停止缴纳，避免产生不必要的费用。（四）离职后跟进（HR主导）档案处理：将离职员工的档案资料（劳动合同、离职证明等）单独存放，保存期限不少于法定要求。反馈优化：汇总离职面谈记录，分析离职原因，针对企业管理、流程等方面存在的问题提出优化建议，反馈至相关部门。四、员工入职手续清单模板序号办理项目提交部门/负责人所需材料/说明完成状态（√）备注1《入职登记表》HR部门本人填写并签字2证件号码复印件HR部门正反面复印，需注明“仅供本公司使用”原件当场归还3学历/学位证明复印件HR部门需加盖学校公章或验证机构章原件当场归还4体检报告HR部门三甲医院近1个月体检报告，无传染性疾病5劳动合同签订HR部门+员工一式两份，双方签字盖章自留一份6工牌与门禁卡领用行政部门签字确认《物品领用清单》离职时需归还7社保/公积金材料提交HR部门一寸照片、银行卡复印件（用于缴费账户）由HR统一办理五、员工离职手续清单模板序号办理项目提交部门/负责人所需材料/说明完成状态（√）备注1《离职申请表》直属领导+HR部门提前30日提交，需说明离职原因及日期员工本人签字2《工作交接清单》直属领导+接收人明确交接内容、接收人及完成时限双方签字确认3公司财物归还行政部门电脑、工牌、门禁卡、钥匙等核对无误后签字4系统账号权限回收IT部门企业邮箱、业务系统等账号由IT部门确认回收5《离职证明》签收HR部门+员工开具后交予员工，确认签收加盖企业公章6薪资与补偿确认财务部门+HR部门核算无误后签字确认发放时间按公司规定六、操作要点与温馨提示（一）入职环节注意事项资料真实性：员工需保证提交的身份、学历等信息真实有效，若存在虚假，企业有权解除劳动合同且不支付经济补偿。体检要求：体检项目需包含常规传染性疾病检查，保证员工身体状况符合岗位需求（如食品行业需额外办理健康证）。合同条款：员工需仔细阅读劳动合同内容，明确工作内容、地点、时间、薪资、社保等条款，如有疑问需当场向HR咨询。入职培训：新员工需按时参加培训，考核通过后方可正式上岗，特殊岗位（如技术、财务）需额外进行专业培训。（二）离职环节注意事项交接完整性：工作交接需全面、细致，避免因交接不清导致工作延误或企业损失；接收人需认真核对，发觉问题及时反馈。保密义务：离职员工需遵守《保密协议》，在职期间接触的商业秘密、客户信息等不得泄露或用于其他用