行业供应商信息管理模板

一、适用范围与典型应用场景二、供应商信息管理全流程操作指南（一）前期准备：明确管理目标与责任分工确定管理范围：根据企业业务需求，明确需纳入管理的供应商类型（如原材料供应商、服务外包商、设备供应商等）及信息维度（如基础信息、资质文件、合作记录等）。成立管理小组：由采购部牵头，联合法务部、财务部、使用部门（如生产部、市场部）指定专人负责，保证信息收集的全面性与准确性。准备资料清单：梳理供应商需提供的必备资料（如营业执照、相关行业许可证、法定代表人证件号码明等），并制定统一的信息填报标准。（二）信息收集：全面获取供应商基础资料供应商自主申报：向潜在或现有供应商发放《供应商信息登记表》，要求其完整填写企业名称、统一社会信用代码、注册地址、经营范围、联系人及职务等基础信息，并附上资质文件扫描件（加盖公章）。部门交叉验证：采购部对接供应商获取信息后，交由法务部核查营业执照、许可证等文件的有效性与合规性；财务部核实供应商的银行账户信息、纳税信用等级等财务相关数据。现场补充调研：对关键或高风险供应商（如长期合作、大宗采购供应商），可安排实地考察，核实其生产规模、技术能力、仓储条件等实际情况，补充信息记录。（三）系统录入：规范填写与信息核对选择管理工具：根据企业规模选择管理方式（如Excel表格、ERP系统、专业供应商管理软件），保证信息可存储、可查询、可更新。填写模板表格：按照本模板“核心表格”要求，逐项录入收集到的信息，保证字段完整、格式统一（如日期格式统一为“YYYY-MM-DD”，金额单位统一为“元”）。三级审核机制：录入完成后，由采购专员初审、采购经理复核、部门负责人终审，重点核对信息一致性（如名称与营业执照是否一致、联系方式是否有效）及资质文件有效期。（四）动态维护：定期更新与状态跟踪设置更新周期：根据供应商合作风险等级，制定差异化更新频率——高风险供应商每季度更新一次，中低风险供应商每半年更新一次，内容包括资质续期、联系人变更、经营异常等。状态分类管理：在系统中标注供应商合作状态（如“正常合作”“暂停合作”“终止合作”“考察中”），对“暂停”或“终止”合作的供应商，记录原因及截止日期，并归档相关合同与沟通记录。异常预警机制：对即将到期的资质文件（如营业执照、ISO认证等），系统提前30天提醒相关负责人跟进续期；对出现严重违约或负面新闻的供应商，及时触发风险评估流程。（五）归档管理：分类存储与合规留存电子与纸质归档：审核通过的供应商信息（含资质文件、合作合同、更新记录等）需同步存储至企业服务器（加密）及指定档案柜，电子档案命名规则为“供应商名称-信息类型-日期”（如“科技有限公司-资质文件-2023-10-01”）。归档期限要求：合作期间的信息长期保存；合作终止后，基础信息与资质文件至少保存3年，涉及法律纠纷的档案保存至纠纷解决后5年。调阅权限控制：建立信息调阅审批流程，仅采购管理小组、法务部、财务部等相关部门人员因工作需要可申请调阅，严禁私自复制或外传供应商敏感信息。三、供应商信息管理核心表格模板（一）供应商基本信息表字段名称填写说明示例供应商全称与营业执照一致的法定名称科技有限公司统一社会信用代码18位信用代码91110108注册地址工商注册的详细地址北京市海淀区路号大厦经营地址实际经营场所地址（如与注册地址不同）上海市浦东新区路号法定代表人姓名*经理联系人日常对接人姓名*主管联系人职务如“销售经理”“采购专员”采购总监联系方式企业固定电话或联系人手机（内部脱敏）010-X开户银行合作银行全称中国工商银行支行银行账号用于结算的银行账户（内部脱敏）6222X纳税人识别号税务登记号91110108主营业务核心产品或服务描述电子元器件研发与生产合作状态正常/暂停/终止/考察中正常最后更新日期信息最近一次更新的日期2023-10-01（二）供应商资质文件清单文件名称证书编号发证机关有效期附件名称（扫描件）更新日期营业执照91110108北京市工商行政管理局2025-12-31公司营业执照.pdf2023-09-15ISO9001质量管理体系认证0012023中国质量认证中心2026-05-20ISO9001证书.pdf2023-05-20行业生产许可证XK01-2023-国家食品药品监督管理局2024-03-01生产许可证.pdf2023-03-10环评分析环评[2023]号市生态环境局2025-08-31环评报告.pdf2023-08-20（三）供应商合作情况跟踪表合作产品/服务名称合同编号合作起始日期合作截止日期付款方式合作状态最近合作日期备注（如履约情况）LCD显示屏HT-2023-0012023-01-012024-12-31月结60天正常2023-09-30交付及时，质量合格技术支持服务JS-2023-0052023-06-012024-05-31按季度结算正常2023-09-15响应速度需提升包装材料BZ-2022-1182022-03-012023-02-28预付款30%终止2023-02-20合同到期未续签四、管理过程中的关键要点提示（一）信息准确性是管理基础所有录入信息需以供应商提供的官方文件（如营业执照、合同）为依据，禁止凭经验或口头信息填写。对模糊信息（如“地址不详”“联系人待定”），必须及时与供应商确认，保证字段完整率为100%。（二）动态维护避免信息滞后供应商资质过期、地址变更、股权结构变动等情况会影响合作合规性，需严格执行定期更新机制。更新后需重新审核，避免“只更新不审核”，保证信息始终与实际情况一致。（三）权限管理保障数据安全供应商信息可能涉及企业商业秘密，需通过系统权限设置（如角色分级、操作日志记录）限制信息查看与修改范围。离职员工需及时注销账号，防止信息泄露。（四）保密要求维护合作关系未经供应商书面许可，不得将其信息用于非合作目的（如营销、其他项目询价）。对外