销售合同审核及管理流程清单

销售合同审核及管理流程清单一、适用场景与业务背景本流程清单适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及相关协作人员，对销售合同从发起、审核、签订到履行、变更、归档的全生命周期管理。具体场景包括：新客户合作前的合同拟定与审核；老客户续签、订单变更的合同修订；涉及金额较大、条款复杂的销售项目合同管理；需跨部门协作（如技术、采购、法务、财务）的联合审核流程。通过标准化流程，保证合同条款合法合规、权责清晰，降低履约风险，保障企业权益。二、全流程操作步骤详解步骤1：合同发起与资料准备责任部门：销售部门操作内容：销售人员根据客户需求与谈判结果，拟定《销售合同（草案）》，明确合同主体、标的物/服务内容、数量、价格、付款方式、交付时间、违约责任等核心条款；收集并整理客户资质材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书等），保证客户主体资格合法有效；准备与合同相关的附件（如技术规格书、验收标准、保密协议等），与合同草案一并提交审核。输出成果：《销售合同（草案）》、客户资质材料、相关附件清单。步骤2：部门内部初审责任部门：销售部门负责人操作内容：审核合同草案的业务逻辑一致性：检查标的物/服务内容与客户需求是否匹配，数量、价格、交付时间等是否与订单或谈判记录一致；核实客户资质有效性：确认营业执照是否在有效期内，授权委托书是否有明确授权范围及期限；评估合同可执行性：判断企业是否有能力履行合同义务（如产能、技术、资金等），对潜在执行风险（如交付周期紧张、特殊定制需求）提前标注；初审通过后，在《合同审核意见表》中签署“同意初审”意见，标注需重点关注条款，提交至法务部门；若初审不通过，退回销售部门修改。输出成果：《合同审核意见表》（销售部门意见）。步骤3：法务专项审核责任部门：法务部门操作内容：合法性审核：检查合同条款是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，是否存在无效或可撤销风险（如格式条款是否公平、违约责任是否明确等）；权责清晰度审核：确认合同双方主体信息（名称、地址、法定代表人）是否准确完整，权利义务条款是否明确（如验收标准、争议解决方式、管辖法院等）；风险点排查：重点关注违约责任、知识产权归属、保密条款、不可抗力等高风险条款，提出修改建议（如“逾期付款违约金”建议明确计算方式）；法务审核通过后，在《合同审核意见表》中签署“法务审核通过”意见；若需修改，与销售部门沟通调整，直至条款无法律风险。输出成果：《合同审核意见表》（法务部门意见）、法务修订版合同（如有）。步骤4：财务合规审核责任部门：财务部门操作内容：价格与付款条款审核：检查合同金额是否与报价单一致，付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、节点是否合理，是否符合企业财务制度（如大额合同是否需分期付款）；税务条款审核：确认发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开具时间、税率是否符合税务规定，避免税务风险；履约能力评估：结合客户信用记录、付款历史，评估客户履约能力，对高风险客户建议调整付款条件或增加担保措施；财务审核通过后，在《合同审核意见表》中签署“财务审核通过”意见；若存在财务风险（如付款周期过长、资金压力），提出优化建议。输出成果：《合同审核意见表》（财务部门意见）。步骤5：最终审批与签订责任部门：公司管理层（根据合同金额分级审批）操作内容：分级审批标准（示例）：金额≤10万元：销售部门负责人+法务+财务联合审批即可；10万元＜金额≤50万元：需分管销售副总审批；金额＞50万元：需总经理/总经理办公会审批。审批人结合各部门审核意见，对合同整体风险及商业合理性进行最终判断，签署审批意见；审批通过后，由销售部门与客户对接，确认最终合同文本，双方加盖公章（或合同章）及法定代表人签字/盖章；签订后，销售部门收回正本合同，复印分送法务、财务、业务部门存档。输出成果：已签订的正式合同、合同签订登记表。步骤6：合同履行与跟踪责任部门：销售部门（牵头）、生产/技术/物流（配合）操作内容：销售部门根据合同约定，制定《合同履行计划表》，明确交付时间、验收节点、责任人；生产/技术部门按计划组织产品生产或服务提供，保证质量符合合同约定标准；物流部门负责交付跟踪，获取签收凭证；客户验收后，销售部门及时收集《验收报告》，确认验收结果；若客户提出异议，牵头协调技术/生产部门整改，直至验收通过；财务部门根据合同约定开具发票，销售部门跟进客户付款进度，保证款项按时到账。输出成果：《合同履行计划表》、交付签收凭证、《验收报告》、付款记录。步骤7：合同变更与解除责任部门：销售部门（发起）、法务/财务（审核）、管理层（审批）操作内容：变更流程：因客户需求变化、不可抗力等因素需变更合同时由销售部门填写《合同变更申请表》，说明变更原因、变更内容及影响，提交法务/财务审核（参照步骤3-4），经最终审批后与客户签订《补充协议》，变更原合同相关条款；解除流程：需解除合同时双方协商一致并签订《合同解除协议》，明确解除后的权利义务（如已付款项退还、违约责任承担等）；若单方解除，需依据合同约定及法律程序执行，避免法律纠纷。输出成果：《合同变更申请表》、《补充协议》、《合同解除协议》（如有）。步骤8：合同归档与管理责任部门：行政部门（或指定档案管理部门）操作内容：销售部门在合同签订后3个工作日内，将正本合同、审批文件、客户资质、附件、履行记录（如签收单、验收报告）等资料整理成册，移交行政部门；行政部门按“一合同一档”原则编号归档，建立《合同台账》，记录合同编号、名称、签订日期、金额、履行状态、归档位置等信息，便于查询；合同档案保管期限：一般合同不少于5年，重大/涉诉合同不少于15年，到期按规定销毁并记录。输出成果：合同档案、《合同台账》。三、核心工具模板清单模板1：合同信息登记表合同编号合同名称甲方（客户）信息乙方（我方）信息合同金额（元）签订日期履行期限产品/服务内容销售负责人法务审核人财务审核人审批人合同状态（待履行/履行中/已完成/已解除）模板2：合同审核意见表合同编号审核环节审核部门审核人审核日期审核意见（可勾选或填写）是否通过备注销售初审销售部*□业务逻辑一致□客户资质有效□可执行性评估通过□其他：___________________________法务审核法务部*□合法合规□权责清晰□无法律风险□其他：____________________________________财务审核财务部*□价格付款合理□税务条款合规□履约风险可控□其他：________________________________最终审批管理层*□同意签订□需修改后重审□暂缓签订模板3：合同变更申请表变更编号原合同编号变更原因（可多选）变更内容概述（如：交付时间延期、数量调整、价格修改等）对原合同影响申请部门申请人申请日期审批意见生效日期□客户需求变更□不可抗力□履约问题□其他：________模板4：合同履行进度跟踪表合同编号履行阶段当前进度（如：生产中/已发货/待验收）负责人预计完成时间实际完成时间备注（如：延迟原因、客户反馈）生产准备*产品交付*客户验收*四、关键控制点与风险提示客户资质审核：严禁与无营业执照、超经营范围或信用记录不良的客户签约，必要时可通过第三方机构核实客户信用状况。条款严谨性：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金额、日期、数量等需明确具体数字；违约责任应与权利义务对等，避免“霸王条款”。审核时效管理：各部门需在收到合同后2个工作日内完成审核，紧急合同可缩短至1个工作日，避免因拖延导致履约风险。信息保密：合同文本及客户信息仅限审核人员知悉