会议记录与行动项跟进表

适用场景：哪些会议需要它？无论是日常团队例会、项目推进会，还是跨部门协调会、客户需求沟通会，只要涉及任务分配、责任明确和时间节点，都需要通过会议记录与行动项跟进表来固化成果。它尤其适用于：需要多人协作、分工明确的复杂项目；议题较多、需跟踪落地效果的会议；参会人员分散、需同步信息异步推进工作的场景。操作指南：四步高效使用第一步：会前准备——明确目标，预留记录空间明确会议核心目标：提前与主持人确认会议主题（如“Q3产品迭代进度复盘”）和需达成的成果（如“明确各模块延期风险及责任人”），避免记录偏离重点。准备模板工具：提前打印或打开电子版模板（见后文），预留“议题讨论”“行动项”等关键栏位的填写空间；若会议较长，可准备多页模板或分议题记录。收集背景资料：如有会议材料（如项目计划书、数据报表），提前浏览并标注需重点关注的问题，记录时可直接关联背景信息。第二步：会中记录——抓关键，留痕迹基础信息快速填全：会议开始后，第一时间填写“会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会/缺席人员”，保证可追溯。议题讨论“要点化”：按议程顺序记录每个议题的讨论过程，重点关注：分歧点：如“设计团队认为UI需优先适配iOS，研发团队建议同步适配Android”；共识结论：如“最终确定：优先完成iOS版本，Android版本延后2周启动”；待决策事项：如“预算审批需等待财务部反馈，下次会议同步结果”。注意：避免逐字逐句记录，用关键词、短句提炼核心内容，保证逻辑清晰。行动项“三要素”必填：对分配的任务，当场明确并记录：任务描述：具体要做什么（如“完成用户登录模块的bug修复”）；负责人：直接责任人（如“研发部*工”）；截止时间：精确到日期（如“2023-10-15”），避免模糊表述（如“下周”）。第三步：会后整理——核对信息，及时分发24小时内完善记录：会议结束后，立即整理记录，补充会中遗漏的细节（如讨论中的数据、具体结论），核对行动项的“负责人、截止时间”是否准确，保证无歧义。标注“待确认”信息：若存在未明确的待决策事项（如“需客户确认需求优先级”），在记录中标注【待确认】，并指定跟进人（如“产品经理*姐于10月10日前反馈”）。分发与归档：通过邮件、企业等渠道将记录分发给所有参会人，抄送相关领导，并注明“如有信息遗漏，请于24小时内反馈”；同步将记录归档至项目共享文件夹，方便后续查阅。第四步：持续跟进——盯进度，促闭环建立跟进机制：短期跟进：对3日内到期的行动项，提前1天通过即时通讯工具提醒负责人（如“*工，明天是登录模块bug修复截止日，请确认进度”）；例会跟进：在下次会议开始时，优先回顾上次会议行动项的完成情况，标注“已完成/进行中/延期”，并说明延期原因。更新状态与闭环：行动项完成后，负责人需在表格中更新状态为“已完成”，并附上交付物（如测试报告、上线说明）；若因客观原因，需及时说明原因并调整时间节点，保证“事事有跟进，件件有闭环”。模板示例：会议记录与行动项跟进表会议基本信息会议名称Q3产品迭代进度复盘会日期2023年10月8日时间14:00-16:00地点3楼会议室A主持人产品部*经理记录人运营部*助理参会人员产品部经理、研发部工、设计部师、测试部主管、运营部*助理缺席人员研发部*工（因出差，已同步会议纪要）议题讨论记录议题1：登录模块bug修复进度-工反馈：已完成80%，剩余2个兼容性问题需联调测试，预计10月10日完成；-主管建议：优先修复影响用户登录的核心bug，次要问题可延后至下个版本；-共识：10月10日前完成所有bug修复，交付测试。议题2：UI设计稿评审-师展示新版首页设计稿，经理提出“底部导航栏图标需更醒目”；-决议：设计部10月9日前修改设计稿，同步研发团队确认。议题3：客户需求优先级调整-助理反馈：客户提出“增加数据导出功能”，当前需求池已排满；-待决策：是否将“数据导出”纳入Q4计划，需产品部经理10月12日前确认。行动项列表编号任务描述A01完成登录模块剩余bug修复并交付测试A02根据反馈修改首页UI设计稿并同步研发A03确认“数据导出功能”是否纳入Q4计划A04跟进A01、A02项进度，更新至跟进表后续安排下次会议时间2023年10月13日14:00（地点：3楼会议室A）待办事项-确认A03项决策结果；-评审登录模块修复后的测试报告。使用提醒：避免这些常见问题记录≠流水账：聚焦“结论”和“行动项”，避免冗长的讨论过程描述，保证记录者能快速获取关键信息。行动项要“可落地”：任务描述避免模糊（如“优化用户体验”），应具体到“完成功能的交互流程优化”；负责人必须是直接执行人，而非部门（如“研发部”改为“研发部*工”）。跟进不“等靠要”：记录人需主动跟进进度，而非等待负责人反馈；对延期任务，及时协调资源或调整计划，避免问题堆积。