采购流程规范化及风险控制检查表

采购流程规范化及风险控制检查表工具说明一、适用场景与价值本工具适用于企业内部采购全流程的规范化管理，可用于以下场景：日常采购管控：支持采购部门按标准流程执行采购操作，保证各环节合规；内部审计监督：帮助审计或合规部门检查采购流程是否存在漏洞，识别潜在风险；新员工培训：作为采购岗位人员的操作指引，明确各环节职责与要求；供应商评估：结合供应商合作过程中的采购执行情况，辅助供应商绩效评价。通过系统化检查，可减少采购随意性，降低合规风险，提升采购效率与资金使用效益。二、采购流程规范化操作指引采购流程需按“需求提出—供应商选择—合同签订—执行验收—结算付款”五个核心步骤推进，每个步骤的检查要点步骤1：需求提出与审批操作目标：保证采购需求真实、必要，且预算匹配。1.1需求提报：需求部门（如生产部、行政部）提交《采购申请单》，注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、紧急程度及预算来源，由部门负责人*签字确认。1.2需求审核：采购部门核对需求的合理性（如是否属于企业采购目录、是否存在替代方案、是否符合库存管理要求），财务部门审核预算是否充足，审核通过后由分管领导*审批。1.3特殊需求处理：对于单次采购金额超过限额（如10万元）或涉及新品的采购，需组织技术部门*进行可行性评估，形成《采购需求评估报告》作为审批附件。步骤2：供应商选择与管理操作目标：保证供应商资质合规、价格合理，避免利益输送。2.1供应商资质审查：采购部门从《合格供应商名录》中筛选候选供应商，新供应商需提交营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证）、业绩证明等材料，由采购专员*审核资质有效性。对于涉及食品、医疗器械等特殊行业的采购，需核查供应商的生产许可证、经营许可证及产品检验报告。2.2询比价与招标：常规采购（金额低于5万元）：至少向3家合格供应商发出询价单，对比价格、质量、交期后选择最优方案，填写《询比价记录表》。大额采购（金额高于5万元）：需组织公开招标或竞争性谈判，成立由采购、财务、技术、审计等部门组成的招标小组，形成《招标评审报告》确定中标供应商。2.3供应商信息更新：每季度对《合格供应商名录》进行复核，淘汰资质过期、履约不佳的供应商，新增优质供应商需经采购经理*审批后纳入名录。步骤3：合同签订与法律风险防控操作目标：明确双方权利义务，规避合同纠纷。3.1合同起草：采购部门根据谈判结果，使用企业标准合同模板起草合同，条款需包含标的物信息、价格与支付方式、交货期与验收标准、违约责任、争议解决方式等核心内容，法务部门*审核合同条款的合规性。3.2合同审批：合同按金额分级审批（如5万元以下由采购经理审批，5-20万元由分管领导审批，20万元以上由总经理*审批），审批通过后加盖企业合同专用章，双方签字盖章生效。3.3合同交底：采购专员向需求部门、仓库部门*传达合同关键条款（如交货时间、验收标准），保证各方按合同约定执行。步骤4：采购执行与验收操作目标：保证采购物品/服务符合合同约定，数量质量达标。4.1订单下达：采购部门根据合同签订结果，向供应商下达《采购订单》，明确交货时间、地点、运输方式及联系人，同时抄送仓库部门*。4.2进度跟踪：采购专员定期跟踪订单执行情况，对于延迟交货的供应商，及时发出《催货函》并记录原因，必要时启动违约条款。4.3货物验收：数量验收：仓库部门*根据采购订单核对到货数量，填写《到货清单》，如短缺需当场出具《数量差异报告》并通知供应商补发。质量验收：需求部门联合质量部门*（如质检部）按合同约定的质量标准进行检验，出具《质量验收报告》；验收合格后办理入库手续，不合格品则按合同约定退货或换货。步骤5：结算付款与账务处理操作目标：保证付款依据充分，资金支付合规。5.1发票审核：供应商开具合规发票（发票抬头、税号等信息需与企业一致），采购部门核对发票信息与合同、订单、验收报告是否一致，财务部门*审核发票真伪及税额准确性。5.2付款申请：采购部门汇总合同、验收报告、发票等材料，填写《付款申请单》，按审批权限逐级报批（如10万元以下由财务经理审批，10万元以上由总经理审批）。5.3款项支付：财务部门*根据审批通过的《付款申请单》，通过银行转账方式向供应商付款，付款后及时登记应付账款台账，保证账实相符。三、采购风险控制检查表模板检查环节检查项目检查标准检查结果（符合/不符合）问题描述整改责任人整改期限整改结果需求提出与审批采购申请单完整性包含名称、规格、数量、预算、用途等信息，部门负责人签字确认预算匹配性采购金额在部门预算范围内，超预算部分有审批手续供应商选择供应商资质有效性营业执照、行业资质在有效期内，新供应商提交完整资质材料询比价/招标流程合规性常规采购至少3家比价，大额采购履行招标/谈判程序，有完整记录合同管理合同条款完整性包含标的、价格、交货、验收、违约责任等核心条款，法务审核通过合同审批权限按金额分级审批，审批人签字齐全执行验收到货验收规范性仓库核对数量，需求部门联合质检验收，出具验收报告验收不合格处理不合格品按合同约定退货/换货，有书面记录结算付款发票与单据一致性发票信息与合同、订单、验收报告匹配，财务审核无误付款审批流程《付款申请单》附件齐全，按权限审批，签字完整四、使用关键提示动态更新工具：企业可根据行业特性（如制造业、服务业）和采购类型（如原材料采购、服务外包），调整检查表中的“检查标准”和“检查项目”，保证贴合实际业务需求。明确责任分工：各环节检查需指定具体责任人（如需求部门、采购部门、财务部门），避免职责交叉或遗漏，检查结果需由责任人签字确认。记录留存管理：所有检查过程中的单据（如采购申请单、询比价记录、验收报告、付款申请单）需按年度归档保存，保存期限不少于3年，以备审计或追溯。定期复盘优化：每季度组织采购、财务、审计等部门召开复盘会，分析检查中发