合同审查与执行标准流程工具

合同审查与执行标准流程工具适用业务场景与对象本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，具体场景包括但不限于：对外合作类：如供应商合作协议、渠道经销合同、战略伙伴框架协议等；采购服务类：如技术服务外包、咨询服务、工程承包合同等；资产交易类：如设备采购、房产租赁、知识产权许可协议等；内部管理类：如劳动合同、岗位责任书、内部协作流程协议等。适用对象包括企业法务部门、业务部门负责人、项目负责人及合同管理人员，旨在通过标准化流程降低合同风险，保障合同顺利履行。合同全生命周期操作流程一、合同前期准备：需求梳理与资料收集操作内容：需求明确：业务部门根据合作目标，梳理合同核心要素（如合作范围、标的物、价款、履行期限、双方权利义务等），填写《合同立项申请表》（附件1），经部门负责人审批后启动合同流程。资料收集：对方主体资料：营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书（若非法定代表人签署）、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等）；合作背景资料：如项目立项文件、招投标文件、往来函电、技术参数要求等；内部审批文件：如预算批复单、风险评估报告（如需）。责任主体：业务部门负责人、合同经办人*输出成果：《合同立项申请表》、完整资料包二、合同起草：条款设计与文本初拟操作内容：模板选择：优先使用企业标准合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），无模板时参考行业示范文本。条款设计：根据合作需求，明确以下核心条款：主体信息：双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表；标的条款：标的物名称、规格、数量、质量标准（需引用国标/行标或约定具体参数）；权利义务：双方履约方式、时间节点、验收标准、保密义务、知识产权归属等；价款与支付：金额、币种、支付方式（如电汇/承兑）、支付条件（如验收合格后30日内）、发票类型；违约责任：明确违约情形（如逾期交货、质量不达标）、违约金计算方式、赔偿范围上限；争议解决：约定诉讼/仲裁管辖地（如“被告所在地有管辖权的人民法院”“中国国际经济贸易仲裁委员会”）；生效条件：如“双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章后生效”。文本初拟：使用Word或企业合同管理系统，按上述条款起草合同文本，保证表述清晰、无歧义，避免口语化用语。责任主体：合同经办人*、业务部门专员输出成果：合同初稿、《合同条款对照表》（模板与初稿差异说明）三、内部审查：多维度风险把控操作内容：业务部门审查：重点审查合作需求的匹配度、条款可行性（如履行期限是否合理、资源是否到位），填写《合同审查表-业务部门》（附件2）。法务部门审查：合法性：条款是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规，是否存在无效情形（如违反强制性规定、恶意串通）；风险性：主体资质是否有效、违约责任是否明确、争议解决方式是否可执行、知识产权/保密条款是否全面；严谨性：文字表述是否无歧义（如“约”“大概”“尽快”等模糊词汇需修正），金额、日期等关键信息是否准确。填写《合同审查表-法务部门》（附件3），提出修改意见并反馈至业务部门。财务部门审查：重点审查价款与支付条款的合理性（如是否符合预算、支付节奏是否影响现金流）、发票要求是否合规，填写《合同审查表-财务部门》（附件4）。会签确认：业务部门根据法务、财务意见修改合同，组织部门负责人、法务、财务会签，形成《合同会签审批单》（附件5）。责任主体：业务部门、法务部门、财务部门、分管领导输出成果：审查修改版合同、《合同审查表》《合同会签审批单》四、外部谈判与修订：条款协商与确认操作内容：谈判准备：由业务部门牵头，法务部门参与，制定谈判策略（如核心条款底线、可让步范围），准备《谈判要点清单》。条款协商：与对方就合同条款逐一沟通，重点聚焦争议点（如价格、违约金、履行期限），协商过程形成《会议纪要》（需双方参会人员签字确认）。文本修订：根据谈判结果，修改合同文本，保证双方权利义务对等，避免“霸王条款”。修订后需再次经法务部门审核，保证最终版本无法律风险。责任主体：业务部门*、法务部门、对方授权代表输出成果：合同终稿、《谈判会议纪要》五、合同签署：形式合规与原件管理操作内容：审批生效：合同终稿经企业法定代表人或授权代表审批后，按《合同用印管理办法》办理用印手续，填写《合同用印申请单》（附件6）。签署规范：加盖公章/合同章（需与合同主体名称一致，骑缝章必盖）；法定代表人/授权代表签字（需与证件号码明文件姓名一致，签字清晰可辨）；多页合同需加盖骑缝章，防止单页抽换。原件管理：签署后收取合同原件至少2份（双方各执1份），1份交法务部门归档，1份交业务部门执行，同时扫描电子版存入企业合同管理系统。责任主体：行政部（用印）、法务部（归档）、业务部门（执行）输出成果：签署版合同原件、电子档案、《合同用印申请单》六、履行跟踪：进度监控与问题处理操作内容：交底与分工：业务部门组织合同交底会，明确履约责任人（如项目经理*）、时间节点、验收标准，填写《合同履行交底表》（附件7）。进度记录：按履约节点（如供货、服务交付、阶段性付款），填写《合同履行跟踪表》（附件8），记录实际完成情况、存在问题（如延迟交付、质量瑕疵），附相关凭证（如验收单、沟通函件）。问题处理：履约异常时，业务部门需在3个工作日内发起《合同问题处理单》（附件9），分析原因（如对方违约、不可抗力），制定解决方案（如催告、协商变更、解除合同）；涉及违约时，法务部门协助收集证据（如邮件、书面通知），发送《律师函》或启动争议解决程序。责任主体：业务部门*、法务部门、履约责任人输出成果：《合同履行跟踪表》《合同问题处理单》、履约凭证七、变更与解除：合规修订与终止确认操作内容：变更流程：双方协商一致变更时，由业务部门起草《合同变更协议》（需明确变更内容、生效条件），按原审批流程审查、签署；单方变更需满足合同约定或法定条件（如不可抗力），书面通知对方并留存送达证据。解除流程：协商解除：双方签订《合同解除协议》，明确财产返还、赔偿等事项；法定/约定解除：主张方发送《解除合同通知书》，说明解除事由，自通知到达对方合同解除（需留存送达回执）。后续处理：变更或解除后，业务部门更新《合同履行跟踪表》，法务部门归档相关协议。责任主体：业务部门、法务部门、双方授权代表输出成果：《合同变更/解除协议》《解除合同通知书》、送达回执八、归档管理：分类存储与查阅追溯操作内容：分类归档：按合同类型（如采购、服务）、年份、客户名称分类，档案盒标注“合同编号-合同名称-签署日期”，电子档案按规则命名（如“2024采-001-供应商合同”）。保存期限：一般合同保存不少于10年（涉及知识产权、劳动关系等合同保存至权利义务消灭后5年）。查阅权限：内部人员需经部门负责人及法务部门审批方可查阅，外部查阅需提供授权委托书并加盖公章。责任主体：法务部门、档案管理员*输出成果：合同档案（原件+电子版）、《合同档案查阅登记表》核心工具表格模板附件1：合同立项申请表合同编号项目名称合作方需求部门经办人*合同主要内容□采购□服务□合作□租赁□其他：_________预计金额_________元履行期限立项理由（简述合作背景、目标、必要性）部门负责人意见签字：_________日期：_________分管领导意见签字：_________日期：_________附件2：合同审查表-业务部门合同名称合同编号审查人*审查日期审查要点审查意见修改建议合作需求匹配度□符合□部分符合□不符合履行可行性□可行□风险需提示□不可行其他业务条款结论□通过□需修改后重审□不通过（说明原因：_________）附件3：合同履行跟踪表合同编号合同名称对方单位履约责任人*履行阶段计划时间实际时间完成情况供货阶段2024-03-012024-03-03已交付，数量无误验收阶段2024-03-05待完成附件4：合同变更申请表原合同编号原合同名称变更原因□双方协商□政策调整□不可抗力□其他：_________变更内容明细原条款：_________________________变更为：_________________________双方确认甲方（盖章）：_________乙方（盖章）：_________生效条件□签署后生效□满足_________后生效关键风险控制与执行要点主体资质审查：签约前务必核实对方营业执照、授权委托书，避免与无签约主体资格的单位合作（如分公司未取得总公司授权）。条款严谨性：禁止使用“等”“其他”等模糊表述，需明确量化标准（如“质量标准需符合GB/T19001-2016”）；违约责任避免“承担一切损失”等无限责任表述，需设定合理上限。证据留存：沟通协商过程