行政公文撰写与审核流程指南

行政公文撰写与审核流程指南一、适用工作场景本指南适用于公司/单位内部各类行政公文的规范化撰写与审核管理，涵盖但不限于以下场景：跨部门事项沟通：如联合发文、协作事项通知、资源调配申请等；重要事项上报：如年度工作总结、专项工作请示、重大事项报告等；规章制度发布：如管理办法、实施细则、操作规范等；对外公务往来：如商洽函、询价函、复函等（需符合外部公文规范）；内部事务传达：如会议通知、人事任免、奖惩通报等。二、全流程操作步骤详解（一）公文起草阶段责任人：具体业务承办人核心任务：根据工作需求，以准确、简洁、规范的语言撰写公文初稿，保证内容完整、依据明确。操作步骤：明确发文目的与依据确定公文需解决的核心问题（如“明确项目职责分工”“通报会议结果”）；收集相关依据文件（如上级政策、会议决议、领导指示等），保证内容合规。确定公文类型与格式根据内容选择合适文种：请求指示/批准：用“请示”（如“关于申请经费的请示”）；下达要求/告知事项：用“通知”（如“关于举办培训的通知”）；反映情况/汇报工作：用“报告”（如“2024年上半年工作总结报告”）；商洽工作/询问问题：用“函”（如“关于商请协助事项的函”）。按标准格式撰写要素：标题、主送机关、附件（如有）、发文机关、成文日期、印章（正式印发时）。内容撰写准确概括事由，格式为“发文机关+事由+文种”（如“公司关于开展安全生产大检查的通知”）；主送机关：明确公文接收部门/单位，顶格书写（如“各部门、各子公司：”）；开头：说明发文背景、依据或目的（如“为贯彻落实会议精神，现就有关事项通知”）；主体：分条列项阐述具体内容，逻辑清晰、语言简练（如“一、检查范围；二、检查时间；三、工作要求”）；结尾：提出执行要求或说明生效时间（如“请各单位于月日前报送材料”“本通知自发布之日起执行”）；附件：如有支撑材料（如名单、方案、数据表格），在后注明附件名称及数量（如“附件：1.参会名单2.实施方案”）。初稿内部审核起草人自查：检查文字表述、格式规范、数据准确性；部门负责人初审：确认内容是否符合部门工作实际、是否需调整表述。（二）公文审核阶段审核层级：部门初审→会签（涉及多部门时）→复审（分管领导）→签发（主要领导/授权领导）1.部门初审责任人：部门负责人审核重点：内容是否符合部门职责范围；数据、事实是否准确无误；语言是否通顺，有无错别字、标点错误；是否需增加或删减内容。输出：在《公文审核流转单》（见模板表1）中签署“同意”“修改后重报”或“否决”意见，并说明理由。2.会签（涉及多部门协作时）责任人：相关部门负责人触发条件：公文内容涉及其他部门职责（如经费需财务部审核、流程需法务部合规审查）。操作步骤：起草部门将公文及《流转单》送至相关部门；会签部门在1个工作日内反馈意见，重点审核：职责划分是否清晰；资源需求（人力、经费、场地等）是否合理；与本部门现行制度是否存在冲突。输出：各部门在《流转单》签署意见，无异议后流转至下一环节；存在争议的，由起草部门协调或分管领导裁定。3.复审（分管领导审核）责任人：分管业务/行政领导审核重点：是否符合公司整体战略和年度工作目标；政策依据是否充分，是否符合上级单位要求；重大事项是否经过充分论证（如涉及大额资金、人事调整等）；风险评估（如法律风险、执行风险）。输出：签署“同意修改后报签发”“同意直接签发”或“退回重拟”意见，明确修改方向。4.签发（最终审批）责任人：单位主要领导或授权分管领导审核重点：公文内容是否具有全局性、必要性；是否符合“三重一大”（重大事项决策、重要干部任免、重要项目安排、大额资金使用）决策程序（如适用）；最终表述是否准确体现单位意图。输出：签署“同意印发”并注明签发日期，或提出进一步修改意见。（三）公文印发与归档阶段1.印发准备责任人：行政部/办公室文秘操作步骤：根据签发意见修改定稿，保证与审核版本一致；规范排版：字体（一般用仿宋GB2312，标题用二号小标宋简体）、字号、行距（一般28磅-30磅）、页码（页脚居中）；制作红头文件模板（正式公文需加盖单位公章）。2.印发登记责任人：行政部/办公室文秘操作步骤：填写《公文印发登记表》（见模板表2），记录公文标题、文号、印发范围、印发份数、印发日期、领取人等信息；按登记表内容打印、盖章，分送至主送机关及相关部门。3.归档管理责任人：行政部/办公室档案管理员操作步骤：公文印发后10个工作日内，将定稿、审核流转单、印发登记表等资料整理成册；按年度、文种分类归档，电子版备份至指定服务器，纸质版装入档案盒并标注“年度+文种+标题”；归档期限：永久或定期（根据单位档案管理规定执行），保证可追溯、可查询。三、公文要素模板与审核记录表模板表1：公文审核流转单公文标题发文部门文号主送机关审核环节审核人起草人自查部门初审会签部门（如财务部、法务部）分管领导复审主要领导签发备注模板表2：公文印发登记表印发日期文号公文标题印发范围印发份数领取部门领取人签字模板表3：公文要素模板（以“通知”为例）公司关于事项的通知各部门、各子公司：为[发文目的，如“规范流程，提高工作效率”]，根据[发文依据，如“公司会议决议（办发〔2024〕X号）”]，现将有关事项通知一、主要内容[具体事项一，如“明确职责分工”]：部门负责工作，部门配合工作，完成时限为月日。[具体事项二，如“材料报送要求”]：各单位需于月日前报送材料（纸质版加盖公章，电子版发送至邮箱）。二、工作要求加强组织领导，明确责任人，保证各项任务落实到位。严格遵守时间节点，逾期未报将纳入部门绩效考核。特此通知。公司（公章）2024年X月X日四、关键注意事项与常见问题规避（一）内容规范真实准确：数据、事实必须真实可靠，禁止虚构或夸大；引用政策文件需注明文号及条款。逻辑清晰：结构采用“总-分”或“背景-内容-要求”避免内容交叉重复。用语得体：使用书面语，避免口语化、网络用语（如“搞定”“差不多”）；称谓规范（如“尊敬的领导”“各部门”）。（二）格式标准标题居中：二号小标宋简体，不加书名号；主送机关顶格：后加冒号，如“各部门：”；首行缩进：每段开头空两格，标点符号占一格（除破折号、号外）；附件说明另起一行：在后空一行注明“附件：1.X2.X”，附件名称不加书名号。（三）审核时效各环节审核人需在1-2个工作日内完成审核，紧急公文（如会议通知、突发事件处置）可标注“特急”，缩短审核时限。会签环节需提前沟通，避免因部门间意见不一致导致流程延误。（四）保密管理涉密公文（如未公开的人事任免、战略规划）需标注“秘密”“机密”及保密期限，按保密规定流转、印发、归档。普通公文严禁通过QQ等非加密渠道传输，统一通过OA系统或内部邮箱流转。（五）常见问题规避问题1：文种使用错误（如用“报告”代替“请示”）；规避：明确“请示”需上级批准，“报告”仅汇报工作，不要求批复。问题2：附件缺失：中提及