人力资源管理常用表单及操作指南人事管理简化版

人力资源管理常用表单及操作指南（人事管理简化版）前言为规范企业人事管理流程，保证基础人事操作的标准化与高效性，本指南梳理了入职、转正、离职、请假及信息变更等高频场景的表单使用方法与操作要点，帮助HR及各部门人员快速掌握核心流程，提升人事工作效率。一、新员工入职登记：信息建档与档案管理适用情境新员工通过试用期录用，需正式建立企业人事档案时；员工基本信息（如联系方式、紧急联系人等）首次录入系统，作为后续考勤、薪酬、社保等业务的基础依据。操作流程指引第一步：新员工填写入职信息新员工收到《员工入职登记表》后，需如实填写个人基本信息（含姓名*、性别、出生日期、证件号码号、现居住地址、联系方式、紧急联系人及关系等）、教育背景（起止时间、学校、专业、学历）、工作经历（起止时间、单位名称、职位、离职原因）及职业资格等信息。注意：证件号码号、联系方式等关键信息需与证件号码原件核对一致，保证准确无误。第二步：部门负责人确认信息部门负责人需核对新员工填写的“工作经历”“教育背景”等与岗位相关的信息，确认无误后签字，保证员工资质符合岗位要求。第三步：人力资源部审核归档HR部门收表后，重点检查信息完整性、证件号码号格式（18位）、入职日期与劳动合同签订日期一致性等，确认无误后将纸质版存入员工档案，电子版录入人事管理系统。表单模板参考：员工入职登记表（节选）项目填写内容备注姓名**明与证件号码一致性别男/女证件号码号*1101011990010118位，需核对原件联系方式*5678保证畅通现居住地址北京市朝阳区路号详细至门牌号紧急联系人**华（父亲）关系：父子紧急联系人电育背景（最高）2015.09-2019.06大学人力资源管理本科需提供毕业证复印件最近工作经历2022.03-2024.01公司人事专员离职原因：个人发展使用要点提示信息填写需真实、完整，不得漏填关键项（如证件号码号、紧急联系人）；员工入职后3个工作日内，HR需完成信息录入与档案归档，避免后续考勤、社保业务延误；涉及保密信息（如证件号码复印件）需单独存放，仅限HR部门按规定查阅。二、员工转正申请：试用期考核与身份转换适用情境试用期员工（合同期限约定试用期）即将期满，需通过考核转为正式员工时；企业需确认员工在试用期内的工作表现、能力适配性，并完成劳动合同期限变更。操作流程指引第一步：员工提交转正申请试用期员工于试用期结束前3个工作日，填写《员工转正申请表》，注明试用期工作总结（含岗位职责完成情况、工作成果、自我评价等）、转正意愿及对岗位的理解。第二步：部门负责人进行考核评价部门负责人结合员工试用期工作表现（如任务完成质量、团队协作、学习成长等），填写《试用期考核评价表》，给出“同意转正”“延长试用期”或“不予转正”的明确意见，并签字确认。第三步：人力资源部审核与结果通知HR部门审核转正申请及考核评价，确认试用期时长是否符合《劳动合同法》规定（劳动合同期限1年以上不满3年的，试用期不超过2个月；3年以上固定期限/无固定期限，试用期不超过6个月）；审核通过后，更新员工状态为“正式员工”，同步签订《劳动合同变更协议》（明确转正后薪资、岗位等），并书面通知员工结果；若需延长试用期或不予转正，需提前3日书面告知员工原因。表单模板参考：员工转正申请表（节选）项目填写内容备注姓名**敏与入职登记表一致部门*人力资源部入职日期*2024.03.01试用期时长2个月合同约定试用期工作总结负责招聘信息发布、简历初筛，累计完成5个岗位招聘，到岗率80%；协助组织2场培训，参与度100%…需具体、量化自我评价已熟悉岗位流程，具备较强沟通协调能力，后续需提升招聘数据分析能力客观评价，避免空泛转正意愿同意转正部门负责人意见同意转正，建议转正后薪资调整为8000元/月需明确考核结果及薪资调整意见使用要点提示试用期考核需基于岗位职责，避免主观评价；延长试用期不得超过法定上限，且需与员工协商一致；转正后，HR应及时更新员工档案信息，保证劳动合同状态与实际一致。三、员工离职申请：离职流程与工作交接适用情境员工因个人原因（如职业规划、家庭搬迁）或公司原因（如岗位调整、业务调整）需解除劳动合同时；企业需规范离职流程，保证工作平稳过渡，避免因离职导致业务中断。操作流程指引第一步：员工提交离职申请员工需提前3日（试用期）或30日（正式员工）向部门负责人提交书面《离职申请表》，注明离职原因、最后工作日及工作交接初步计划。第二步：部门负责人审批与交接安排部门负责人审批离职申请，确认离职时间合理性（如项目关键阶段可协商延后）；与员工共同制定《工作交接清单》，明确交接事项（如工作资料、客户信息、系统权限、资产归还等）、接收人及完成时限，双方签字确认。第三步：人力资源部办理离职手续HR部门收齐《离职申请表》《工作交接清单》后，核查员工考勤、社保、公积金缴纳情况，办理社保减员、公积金封存手续；员工归还公司资产（如电脑、工牌、门禁卡等），确认无误后，HR开具《离职证明》（注明劳动合同期限、离职日期、岗位等信息），无需加盖公章。表单模板参考：离职申请表（节选）项目填写内容备注姓名**强部门*市场部入职日期2023.06.15最后工作日*2024.09.14需提前30日通知离职原因个人职业发展，寻求新机会客观填写，避免负面描述工作交接计划负责的项目资料整理存档，客户对接信息同步至*华，9月10日前完成交接需具体、可执行部门负责人意见同意离职，交接人：*华（市场部主管）需明确交接人使用要点提示离职原因需客观，避免涉及公司负面信息或个人情绪化表述；工作交接清单需详细，涉及客户资源、系统权限等需书面确认，避免后续纠纷；《离职证明》仅注明法定必备信息，不得添加“不胜任工作”“违纪”等不当表述。四、员工请假管理：假期申请与审批规范适用情境员工因需处理个人事务（如就医、家事）、身体不适或依法享受带薪年假时，申请各类假期（事假、病假、年假等）；企业需规范请假流程，保证考勤准确性及工作安排连续性。操作流程指引第一步：员工提交请假申请员工根据假期类型，提前填写《请假申请表》，注明请假类型、起止时间、天数、请假事由及工作安排（如临时负责人或交接事项）。特殊情况（如突发疾病）需在请假后1个工作日内补填申请，并提供相关证明（如医院诊断书）。第二步：部门负责人审批部门负责人根据工作安排审批假期，保证关键岗位人员请假期间工作有人接替；事假需明确“同意”或“不同意”，年假需结合公司考勤制度确认剩余假期天数。第三步：人力资源部备案与考勤统计HR部门收齐请假申请后，在人事系统中更新员工考勤状态，保证请假记录与实际考勤一致；月底汇总请假数据，作为薪资核算依据（如事假扣薪、病假工资发放标准按公司规定执行）。表单模板参考：请假申请表（节选）项目填写内容备注姓名**琳部门*财务部请假类型*年假事假/病假/婚假等需明确请假起止时间*2024.10.01-2024.10.07需精确到小时（如09:00-17:00）请假天数5天含法定节假日需注明请假事由已婚，计划外出蜜月旅行年假事由可简化工作安排手头报表已提前完成，紧急事项对接*磊（财务主管）需明确临时负责人部门负责人意见同意年假，工作安排妥当使用要点提示请假需提前申请，紧急情况可后补但需及时说明；病假超过3个工作日需提供医院出具的加盖公章的诊断证明；年假申请需符合公司“当年年假未休完可结转次年”或“未休年假支付3倍工资”等规定。五、员工信息变更：档案信息更新与同步适用情境员工个人信息发生变更（如联系方式、现居住地址、银行卡号、紧急联系人等），需更新企业人事档案时；保证员工信息与实际一致，避免因信息错误导致社保缴费、工资发放、紧急联系等异常。操作流程指引第一步：员工提交变更申请员工填写《员工信息变更表》，注明需变更的信息项（如“原手机号：5678”变更为）、变更原因及变更日期，并提供相关证明材料（如新证件号码复印件、新银行卡复印件）。第二步：人力资源部审核与更新HR部门核对变更信息与证明材料一致性，确认无误后在人事系统中更新信息，同步更新员工档案中的纸质材料，并告知员工变更结果。第三步：关键信息同步通知相关部门若涉及社保参保地、公积金账户号等关键信息变更，HR需及时通知社保、公积金经办机构；若涉及工资卡变更，需同步财务部门，保证下月工资准确发放。表单模板参考：员工信息变更表（节选）项目填写内容备注姓名**阳与原档案一致原信息项*联系方式需明确变更字段原信息内容5678变更后信息内容与证明材料一致变更原因原号码停用，更换新手机号简要说明证明材料新证件号码复印件（注明“仅供变更信息使用”）需员工签字使用要点提示信