采购审批流程与预算申请对照清单

一、适用范围与背景本工具适用于企业、事业单位等组织的采购活动与预算管理场景，旨在通过对照清单形式，规范采购审批流程与预算申请的衔接，保证采购行为符合预算管控要求，避免超预算采购、审批流程遗漏等问题，提升采购管理效率与资金使用规范性。二、操作流程详解（一）需求提出与预算申请同步启动采购需求发起：业务部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、技术参数等基本信息，经部门负责人*审批后提交至采购部。预算申请同步提交：业务部门在提交采购需求的同时需填写《预算申请表》，详细说明预算金额（需与采购需求预估金额一致）、资金来源（如年度预算指标、专项经费等）、预算周期等信息，同步提交至预算管理部*，保证采购需求与预算申请一一对应。（二）部门内部审核与预算匹配性核查采购部需求初审：采购部收到《采购需求申请表》后，重点核查采购必要性、规格参数合理性、是否属于集中采购目录等，对符合要求的采购需求，出具《采购需求初审意见》。预算管理部预算复核：预算管理部收到《预算申请表》后，核查预算科目是否正确、预算余额是否充足、是否符合年度预算安排等，对预算不足或科目不符的，反馈业务部门调整需求或申请预算调整；对预算匹配的，出具《预算复核意见》。（三）财务与采购联合审核财务部合规性审核：采购部将初审通过的《采购需求申请表》及预算管理部的《预算复核意见》提交至财务部*，财务部重点核查采购内容是否符合财务制度、预算指标是否锁定、付款方式是否合理等，审核通过后签署《财务合规意见书》。采购方式确认：采购部根据采购金额、物品/服务性质等，结合财务部意见，确定采购方式（如公开招标、询比价、单一来源采购等），并制定《采购实施方案》，明确采购流程、时间节点及责任分工。（四）分级审批与预算锁定按权限逐级审批：采购金额在[具体金额区间，如5万元以下]：由采购部负责人、财务部负责人联合审批；采购金额在[具体金额区间，如5万-20万元]：由分管采购副总、分管财务副总联合审批；采购金额在[具体金额区间，如20万元以上]：提交总经理办公会或决策委员会集体审议。审批过程中需同步附《采购需求申请表》《预算申请表》《财务合规意见书》《采购实施方案》等材料。预算锁定：最终审批通过后，预算管理部在预算管理系统中锁定对应预算指标，《预算锁定通知书》，同步抄送采购部、财务部及业务部门，保证该笔预算仅用于本次采购。（五）采购执行与预算调整（如需）采购实施：采购部按审批通过的《采购实施方案》开展采购活动，签订采购合同前，需将合同文本提交财务部审核，保证合同金额与锁定预算一致、付款条款符合财务规定。预算调整（特殊情况）：若采购过程中因市场价格上涨、需求变更等原因导致预算不足，需由业务部门提交《预算调整申请表》，详细说明调整原因、新增金额及依据，按原审批流程报批，审批通过后由预算管理部更新预算指标并锁定。（六）合同签订、验收与付款结算合同签订：采购部与供应商签订正式采购合同，合同中需明确采购物品/服务规格、数量、金额、交付时间、验收标准、付款方式等条款，合同签订后3个工作日内将复印件提交财务部备案。验收与付款：物品/服务交付后，业务部门牵头组织验收，填写《采购验收单》，验收合格后连同采购发票、合同复印件等提交财务部；财务部核对无误后，按合同约定办理付款手续，并在预算管理系统中核减已支付预算金额。三、采购审批与预算申请对照清单流程阶段采购审批环节预算申请环节对应说明责任部门/人输出文档需求提出阶段提交《采购需求申请表》提交《预算申请表》明确采购物品/服务详情及预估金额，保证需求与预算信息一致业务部门*《采购需求申请表》《预算申请表》部门审核阶段采购部出具《采购需求初审意见》预算管理部出具《预算复核意见》核查采购必要性及预算匹配性，反馈问题并督促调整采购部、预算管理部《采购需求初审意见》《预算复核意见》财务联合审核阶段财务部签署《财务合规意见书》预算管理部确认预算科目与余额核查财务合规性及预算可行性，锁定可用预算财务部、预算管理部《财务合规意见书》分级审批阶段按权限提交《采购实施方案》审批预算管理部同步提交《预算锁定申请》审批采购方案及预算使用权限，最终通过后锁定预算指标各级审批人、预算管理部审批意见表、《预算锁定通知书》采购执行阶段签订采购合同并提交财务部备案预算管理部更新预算系统（如需调整）保证合同金额与锁定预算一致，超预算需按流程申请调整采购部、预算管理部采购合同、《预算调整申请表》（如需）验收付款阶段业务部门填写《采购验收单》财务部核减已支付预算金额核验物品/服务质量，完成付款后同步更新预算执行情况业务部门、财务部《采购验收单》、付款凭证、预算系统核减记录四、使用要点提示预算与需求匹配性：业务部门需保证采购需求预估金额与预算申请金额严格一致，避免“先采购后补预算”或“预算与实际采购金额差异过大”的情况，差异超过10%时需重新提交预算说明。审批时效与权限：各环节审批人需在3个工作日内完成审核，紧急采购（如生产急需物料）可启动“绿色通道”，但需在审批后24小时内补齐书面材料，保证审批流程可追溯。文档完整性：采购全流程需留存完整文档（需求申请、预算表、审批意见、合同、验收单、付款凭证等），文档保存期限不少于5年，以备审计或追溯。预算调整机制：年度预算执行中，原则上不允许追加预算，确因政策变化、市场波动等特殊情况需调整的，需在每季度末前提交调整申请，避免影响年度预算平衡。动态跟踪与反馈：预算管理部需每月向各部门反馈预算执行情况，对临近预算