办公设备管理规范与制度汇编

办公设备管理规范与制度汇编一、总则（一）制定目的为规范办公设备全生命周期管理，提升设备使用效率、保障资产安全，结合单位实际运营需求，制定本管理规范与制度。（二）适用范围本制度适用于单位各部门办公设备（含计算机、打印机、复印机、投影仪、办公家具等）的采购、使用、维护、资产管理及报废处置等全流程管理。（三）管理职责行政部：统筹设备采购计划、台账管理、维护调度及报废鉴定，定期汇报管理情况。部门设备管理员：负责本部门设备日常使用监督、故障报修及信息反馈，配合行政部完成盘点、调拨。财务部门：负责采购资金审核、资产入账核算及报废财务核销，确保账实一致。二、设备采购管理（一）需求申报各部门新增/更新设备时，填写《办公设备采购申请表》（明确名称、型号、预算及需求原因），经部门评估后提交行政部。行政部结合存量、效率及预算初审，大额采购需提交管理层审议。（二）采购实施集中采购：单价/批量达集中采购标准的设备，由行政部联合采购小组通过招标、谈判等方式选定供应商。分散采购：小额、应急设备从单位认可的供应商名录中选择，优先考虑性价比与售后。协议采购：常用设备（如耗材、办公家具）可签订年度协议，约定价格、供货周期。（三）验收与入账设备到货后，行政部联合申请部门、技术人员验收（核对型号、配置、功能），填写《设备验收单》。验收合格的设备，行政部3个工作日内完成台账登记，财务同步入账；不合格则协调退换货。三、设备使用与维护管理（一）使用规范设备使用人需熟悉操作手册，禁止超负载、违规操作（如私装软件、改装硬件）。做好使用记录（如耗材用量、设备时长），部门管理员每周汇总反馈行政部。设备仅限办公用途，确需外借的按“调拨与借用”流程办理。（二）维护责任日常维护：使用人每日清洁、检查设备（如关闭电源、清理卡纸），每月配合行政部完成除尘、系统更新。定期检修：行政部联合服务商每季度检测高价值设备，每年组织全单位巡检，形成《设备维护报告》。耗材管理：耗材由行政部统一采购配发，禁止私换非指定耗材（如劣质硒鼓）。（三）安全操作与保密涉密设备（如涉密计算机）需单独管理，禁止接入互联网或共用存储介质，使用人需定期备份加密数据。设备故障时立即联系技术人员，不得擅自拆机或删除系统文件。四、资产管理（一）台账管理行政部建立《办公设备资产台账》，记录设备名称、型号、购置时间、使用人、资产编号等信息，每月更新确保账实一致。台账需支持多维度查询（如部门、类型、时间）。（二）盘点与清查行政部每半年组织全单位盘点，部门管理员配合清点实物，核对台账。账实不符需3个工作日内查明原因并调整。年度终了，行政部联合财务开展资产清查，分析闲置、待报废设备，为采购计划提供依据。（三）调拨与借用部门间调拨：跨部门调拨需填写《设备调拨单》，经双方部门及行政部审批后，完成移交与台账更新。外部借用：外借设备需提交申请，经行政部、分管领导审批后签订《设备借用协议》，明确期限、责任及归还要求。五、故障与报废处理（一）故障报修设备故障时，使用人联系部门管理员填写《设备故障报修单》。管理员初步排查，无法处理的24小时内提交行政部，由行政部联系服务商维修。维修后需使用人签字确认。（二）报废鉴定设备符合以下条件可申请报废：达使用年限且维修成本超残值50%；故障无法修复或无维修价值；严重损坏无修复可能。申请时需附故障报告、维修记录，行政部组织技术、财务人员鉴定。（三）报废处置报废申请经审批后，行政部拆除存储介质并销毁数据，移至指定存放区。处置方式：可回收设备联系合规回收商，收入上缴财务；涉密设备需专业机构无害化处理，留存处置证明。财务部门核销资产账务，确保账实一致。六、监督与考核（一）检查机制行政部每月抽查设备使用、维护情况，形成《设备管理检查报告》通报结果。每季度召开管理会议，总结经验、分析问题、提出改进措施。（二）奖惩措施奖励：年度评选“设备管理先进部门/个人”，给予荣誉或物质奖励。惩戒：违规操作导致损坏、虚报需求、拒不配合盘点的，视情节批评教育、扣减