工程项目采购管理办法

工程项目采购管理办法一、目的与适用范围（一）制定目的为规范工程项目采购活动，优化资源配置，保障采购质量与效率，控制项目成本，防范合规风险，结合项目管理实际需求，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司（或单位）所有新建、改建、扩建类工程项目的物资采购（含设备、材料等）、服务采购（含咨询、运维、技术服务等）及工程分包采购活动。临时工程、应急抢修项目的采购可参照本办法简化流程执行。二、采购管理原则1.合规性原则：采购活动严格遵循国家法律法规、行业规范及公司内部制度，确保程序合法、资料可追溯。2.效能优先原则：在合规前提下，以“质量可靠、成本合理、效率最优”为目标，综合评估供应商资质、履约能力及性价比。3.权责对等原则：明确需求部门、采购部门、监督部门的权责边界，实行“谁经办、谁负责，谁审批、谁担责”。4.阳光采购原则：采购过程坚持公开、公平、公正，鼓励引入市场竞争机制，杜绝利益输送。三、组织架构与职责分工（一）采购决策小组由项目分管领导、需求部门负责人、采购部门负责人、财务总监、法务专员组成，负责：审批重大采购事项（如超预算采购、单一来源采购等）；审议采购策略、供应商库更新方案；裁决采购争议或特殊情况的处理方案。（二）需求部门提交采购需求书（含技术参数、数量、交付时间、质量标准等，需经技术负责人签字确认）；参与供应商考察、技术谈判及履约验收；对需求的真实性、合理性负责。（三）采购部门编制采购计划，选择采购方式并组织实施；建立并维护供应商库，开展供应商资格预审；起草采购合同，跟踪合同履约进度；归档采购全过程资料。（四）监督部门（审计/纪检）监督采购流程合规性，抽查采购文件及合同执行情况；受理采购投诉，查处违规行为；提出采购管理优化建议。四、采购流程管理（一）需求申报与计划编制1.需求申报：需求部门应结合项目进度计划，提前15个工作日提交《采购需求申报表》，明确：采购标的：物资/服务/工程的名称、规格、技术要求（附图纸、技术规范等支撑文件）；预算金额：参照历史价格或市场调研结果编制，误差率不超过±10%；交付节点：需与项目关键里程碑（如基础施工完成、主体封顶等）匹配。2.采购计划审批：采购部门汇总需求后，编制《采购计划》（含采购方式、时间节点、预算分配），经需求部门、财务部门会签后，报采购决策小组审批。（二）采购方式选择与实施根据采购金额、技术复杂度、市场竞争情况，选择以下方式（特殊情况需决策小组审批）：采购方式适用情形实施要点--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------公开招标金额≥**[X]**万元、技术标准统一、潜在供应商≥3家的物资/工程采购。发布招标公告（不少于20日），组建评标委员会（含技术、经济专家），严格评审投标文件。邀请招标金额≥**[X]**万元、供应商资源有限（如行业垄断、特定技术要求）的采购。向≥3家符合条件的供应商发邀请书，评审流程同公开招标。竞争性谈判金额＜**[X]**万元、技术复杂或规格特殊、无法提前确定详细技术标准的采购。成立谈判小组（≥3人），依次与供应商谈判，最后报价后确定成交方。询价采购金额＜**[X]**万元、规格标准统一、市场价格透明的物资采购（如建材、小设备）。向≥3家供应商发询价单，对比价格、交货期、售后服务，选择最优者。单一来源采购只能从唯一供应商处采购（如专利技术、配套服务），或紧急抢险救灾项目。需提供“唯一性”证明材料，经决策小组2/3以上成员同意后实施。（三）合同管理与履约1.合同起草与审核：采购部门根据采购结果起草合同，明确：标的条款：技术参数、数量、质量标准（引用国标/行标或合同附件）；履约条款：交货/完工时间、验收标准、进度款支付节点；违约条款：逾期交付、质量缺陷的赔偿方式（如违约金比例、返工责任）；争议解决：优先协商，协商不成则提交仲裁或诉讼。合同需经法务部门（合法性审核）、财务部门（付款条款审核）会签，最终由法定代表人或授权代表签署。2.履约跟踪：采购部门指定专人跟踪合同执行，定期向需求部门反馈进度。若出现供应商逾期、质量不达标等问题，应：发出《整改通知书》，要求限期整改；整改无效时，启动违约追责程序（如扣减货款、终止合同并索赔）。（四）验收与结算1.验收组织：需求部门牵头组建验收小组（含技术、质检、采购人员），按合同约定的标准验收：物资验收：核对数量、规格，抽样送检（如建材的强度、设备的性能测试）；服务/工程验收：核查成果文件（如咨询报告、施工图纸）、现场实测（如工程实体的尺寸、强度）。2.验收报告：验收合格后，出具《验收报告》（附影像资料、检测报告等），需求部门、供应商双方签字确认。不合格的，要求供应商返工至合格，重新验收。3.付款结算：财务部门凭《验收报告》、合规发票、合同等资料，按以下节点付款：预付款：≤合同金额的30%，需供应商提供履约保函或等额保证金；进度款：按合同约定的节点（如到货、施工完成50%）支付，需附进度确认单；尾款：验收合格且质保期满后支付，质保金比例≥5%。（五）档案管理采购部门应将以下资料归档，保存期限≥[X]年：需求申报、采购计划、审批文件；招标文件、投标文件、谈判记录、询价单；合同文本、变更协议、验收报告；供应商资质文件、售后服务记录。五、监督与责任追究（一）监督机制1.审计部门每半年开展采购专项审计，重点检查：采购流程合规性（如招标程序、合同条款）；供应商选择合理性（如报价偏离度、资质真实性）；资金使用效率（如预付款比例、尾款支付及时性）。2.设立采购投诉邮箱/电话，受理供应商或内部员工的举报，5个工作日内反馈调查进展。（二）责任追究对以下行为，视情节轻重给予警告、扣罚绩效、调岗、解除劳动合同等处分；涉嫌违法的，移交司法机关：需求部门：虚报需求、提供虚假技术参数、验收走过场；采购部门：违规选择采购方式、泄露招标信息、与供应商串标；监督部门：包庇违规行为