2026年塑料制品公司通讯费用核算管理制度

2026年塑料制品公司通讯费用核算管理制度第一章总则第一条为规范本公司通讯费用（含固定电话费、移动电话费、网络使用费、视频会议服务费等）的核算与管理，控制企业运营成本，确保通讯费用支出合理、合规、可追溯，保障公司日常办公与业务沟通顺畅，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》及本公司财务管理制度，结合公司实际经营情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司内部所有部门及员工，涉及通讯费用的预算编制、费用申请、报销核算、监督检查等全流程管理。第三条通讯费用管理遵循“按需分配、预算控制、据实报销、厉行节约”的原则，既要满足公司业务发展对通讯服务的需求，又要避免费用浪费，实现通讯资源高效利用。第四条公司各部门及员工须严格遵守本制度，按规定申请、使用和报销通讯费用，对违反制度规定虚报、冒领、挪用通讯费用的，将依法依规追究相关责任人责任。第二章管理职责分工第五条公司财务部是通讯费用核算管理的归口部门，主要职责包括：（一）制定公司年度通讯费用预算，报总经理审批后下达至各部门；（二）建立通讯费用核算台账，记录各部门、各员工通讯费用支出情况，确保费用核算准确；（三）审核通讯费用报销凭证，按规定办理费用支付，规范账务处理；（四）定期分析通讯费用支出情况，对比预算执行进度，识别费用异常并提出管控建议；（五）配合行政部开展通讯服务商评估与合作管理，确保服务质量与费用合理性。第六条公司行政部是通讯服务管理的协助部门，主要职责包括：（一）筛选与评估通讯服务商（如电信运营商、网络服务提供商），对比服务内容、资费标准、售后保障等，选择性价比最优的合作方；（二）统一办理公司固定电话、办公网络的开户、续费、变更及注销手续，管理公司统一采购的通讯设备；（三）登记公司员工公务用移动电话信息，建立《员工公务通讯设备台账》，记录号码、归属人、套餐类型等信息；（四）协助财务部核实通讯费用明细，对费用异常情况（如高额话费、不明增值服务）联系服务商核查；（五）制定通讯设备使用规范，引导员工合理使用通讯服务，避免不必要的费用支出。第七条各部门负责人职责：（一）根据本部门业务需求，提出年度通讯费用预算申请，报财务部审核；（二）审批本部门员工的通讯费用报销申请，确认费用支出与公务相关，对不符合规定的申请予以驳回；（三）监督本部门员工规范使用通讯服务，控制部门通讯费用支出不超出预算；（四）配合财务部、行政部开展通讯费用核查工作，提供部门通讯费用使用说明。第八条员工职责：（一）按公司规定使用公务通讯设备及服务，区分公务与私人通讯费用，私人费用由个人承担；（二）及时提交通讯费用报销申请，确保报销凭证真实、完整、合规；（三）发现通讯费用异常（如话费突增、套餐不符）时，及时向行政部或财务部反馈；（四）离职时按规定办理公务通讯设备（如公司配备的手机）、号码的交接或注销手续。第三章通讯费用预算管理第九条预算编制每年12月中旬，各部门根据下一年度业务计划（如人员数量、业务拓展需求、通讯设备新增计划等），估算本部门通讯费用需求，填写《部门通讯费用预算申请表》，经部门负责人签字后报财务部。财务部汇总各部门预算，结合上一年度费用实际支出情况、通讯服务商资费调整情况及公司成本控制目标，编制公司年度通讯费用总预算，报总经理审批后，于次年1月上旬下达至各部门。第十条预算调整年度预算执行过程中，因部门人员增减、业务范围扩大或通讯资费调整等特殊情况需调整预算的，部门须填写《通讯费用预算调整申请表》，说明调整原因、调整金额及必要性，经部门负责人签字后报财务部。财务部审核后报总经理审批，审批通过后方可调整预算；未经审批，不得超预算支出通讯费用。第十一条预算监控财务部每月对比各部门通讯费用实际支出与预算进度，形成《通讯费用预算执行情况表》，对超出预算80%的部门发出预警通知，提醒控制费用支出；对季度末仍超预算的部门，要求提交费用管控整改方案，确保年度预算整体可控。第四章通讯费用报销与核算第十二条费用报销范围可报销的通讯费用包括：（一）公司固定电话的月租费、通话费、长途费及必要的增值服务费（如来电显示、语音信箱）；（二）公司办公网络的宽带费、网络维护费及必要的增值服务（如企业邮箱、云存储）；（三）员工公务用移动电话的套餐费、通话费、流量费（限公司核定的补贴标准内）；（四）公司业务所需的视频会议服务费、临时通讯设备租赁费等。私人通讯费用、超出公司补贴标准的费用、与公务无关的增值服务费（如娱乐套餐、私人会员）不予报销。第十三条报销标准（一）固定电话与办公网络：按公司与通讯服务商签订的合同资费标准报销，由行政部统一办理缴费，财务部凭服务商开具的发票报销；（二）员工公务移动电话：根据岗位工作需求实行分级补贴，具体标准为：中层及以上管理人员每月补贴不超过300元，业务部门员工（如销售、采购）每月补贴不超过200元，其他岗位员工每月补贴不超过100元；员工实际话费低于补贴标准的，按实际金额报销；高于补贴标准的，超出部分由个人承担；（三）特殊业务通讯费用：如临时项目所需的视频会议服务费、大额流量包费用，须提前填写《特殊通讯费用申请单》，经部门负责人审核、财务部审批后，按实际支出报销。第十四条报销流程（一）费用归集：每月5日前，通讯服务商向公司提供上月通讯费用明细账单（含固定电话、办公网络、员工公务手机号费用），行政部核对账单明细，确认无异常后提交财务部；（二）员工报销：员工每月10日前，凭通讯服务商开具的正规发票（发票抬头为公司全称，备注个人姓名及手机号）、费用明细单，填写《通讯费用报销单》，经部门负责人审批后报财务部；（三）财务审核：财务部在3个工作日内审核报销凭证，检查发票真伪、费用明细是否合规、金额是否在补贴标准内；审核通过的，纳入当月工资发放或单独转账支付；审核不通过的，退回员工补充完善；（四）账务处理：财务部按会计制度将通讯费用计入相应会计科目，其中固定电话、办公网络费用计入“管理费用-通讯费”，员工公务手机补贴计入“应付职工薪酬-福利费”，特殊业务通讯费用计入对应项目成本。第五章通讯服务与设备管理第十五条通讯服务商管理行政部每两年对通讯服务商进行一次评估，从资费标准、服务响应速度、故障处理效率、售后保障等方面打分，评估结果作为是否继续合作的依据；若服务商存在资费虚高、服务质量差、频繁出现故障等问题，行政部可提出更换服务商建议，经财务部审核、总经理审批后重新选择合作方。第十六条通讯设备管理（一）公司统一配备的通讯设备（如固定电话机、办公网络路由器、公务手机），由行政部建立台账管理，明确使用部门、使用人；设备损坏或故障时，由行政部联系维修或更换，维修费用按规定报销；（二）员工离职时，须将公务通讯设备、手机号（若为公司开户）交还行政部，行政部办理设备回收、号码注销或过户手续；未按规定交还的，从员工工资中扣除设备折旧费用（按设备原值的50%扣除）。第十七条通讯使用规范（一）员工不得利用公司通讯设备及服务从事与公务无关的活动，如长时间私人通话、下载非工作软件、浏览无关网站；（二）行政部定期检查办公网络使用情况，对异常流量、违规使用行为及时制止并通报；（三）员工须妥善保管公务通讯设备，避免丢失或损坏；丢失公务手机的，须立即向行政部报告，补办号码产生的费用由个人承担。第六章监督与追责第十八条日常监督财务部每季度对通讯费用支出情况进行核查，重点检查报销凭证真实性、费用是否在预算内、补贴标准是否执行到位，形成《通讯费用核查报告》报总经理；行政部每半年检查通讯设备使用与管理情况，确保设备完好、号码合规使用。第十九条专项检查公司每年开展一次通讯费用专项检查，由财务部牵头，联合行政部、审计人员（若有）对各部门通讯费用支出、预算执行、设备管理情况进行全面检查，对发现的问题提出整改要求，跟踪整改落实情况。第二十条责任追究出现下列情形之一的，公司将对相关责任人进行处理：（一）虚报、冒领通讯费用，或提供虚假发票、明细单报销的；（二）超出预算未经审批擅自支出通讯费用，或故意扩大费用支出的；（三）将私人通讯费用混入公务费用报销，或违规使用公司通讯设备从事私人活动的；（四）离职时未按规定交还公务通讯设备、号码，导致公司资产损失的；（五）通讯费用管理人员（如财务、行政人员）审核不严、账务处理错误，导致公司费用损失的。责任追究方式根据情节轻重分为：口头警告、书面通报批评、扣减当月绩效奖金（扣减比例5%-15%）、追回违规报销费用；情节严重的，调整岗位或解除劳动合同；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第七章附则